CRM nasıl seçilir: bulut, kendi sunucu, tek çekirdek

Örnek senaryo: Ankara'da klima satıp montajını yapan bir firma düşünün. Keşif notları teknisyenin telefonunda, teklifler Word dosyasında, müşteri yazışmaları satıcının WhatsApp'ında. Firma CRM ararken karşısına uzun özellik tabloları çıkar; hepsinde benzer kelimeler vardır ve tablolar asıl derdi göstermez.

Seçime tablodan önce bir soruyla başlayın: son kaybettiğiniz müşteri nerede kayboldu? Cevaplanmayan bir mesajda mı, gönderilip unutulan bir teklifte mi, ayrılan bir satıcının telefonunda mı? Aradığınız CRM, tam o noktada kaydı tutabilen CRM'dir. Bu soruyu ekiple birlikte sorun. Yönetici çoğu zaman raporu düşünür, satıcı takibi, muhasebe tahsilatı, saha ekibi ziyaret notunu. Hepsinin cevabı bir yere yazıldığında elinizde satıcıya sorulacak bir liste olur ve seçim bir kişinin zevkine kalmaz.

Hazır demo verisi her yazılımı düzgün gösterir. Sınav, sizin dağınık gerçeğinizle yapılır: aynı müşterinin iki ayrı numarası, yarım kalmış bir revizyon, izindeki satıcının açık teklifi. Demoya bunları getirin ve ekranda ne olduğunu izleyin.

Demodan sonra bir deneme dönemi de isteyin. Ekipten bir satıcı gerçek müşterileriyle birkaç gün çalışsın ve her akşam neyi kolay, neyi zor bulduğunu yazsın. Satıcının notu, hazır sunumların hepsinden daha çok şey söyler. Satıcının notunu demodaki ekranla karşılaştırın: iki ayrı numarası olan müşteri, yarım kalmış revizyon ve izindeki satıcının açık teklifi deneme günlerinde de aynı biçimde açılıyor mu.

Bulutta sunucu, yedek ve güncelleme sağlayıcıdadır; siz tarayıcıyı açıp çalışırsınız. Kendi sunucuda veri şirketin altyapısından çıkmaz, ama altyapıyı hazır tutmak da şirkete düşer. Bazı şirketlerde bu tercih bir zevk meselesi değil, iç politika ya da müşteri sözleşmesinin gereğidir.

Şantiyeleri olan bir inşaat firması ile tek ofisli bir danışmanlık şirketi bu soruya farklı cevap verir. Birincisi sahadan erişimi ve kendi altyapısını öne alabilir; ikincisi kurulum yükünden kaçınmak ister. Doğru cevap, satıcının tercihinden değil sizin şirketinizin kısıtlarından çıkar.

Sorun, yazılımın bu seçimi sizin yerinize yapmasıdır. Corex360'ta seçim sizindir ve sözleşmede yazılır: Corex360 Bulut'ta şirkete özel bir alan ya da kendi altyapınız. İki durumda da aynı güvenlik katmanı çalışır. Bulut ile kendi sunucunun madde madde karşılaştırması on-premise CRM nedir yazısındaki tabloda.

Hangi seçeneği yaparsanız yapın, verinin dışa aktarılabildiğini sözleşmeden önce sorun. Veri sizindir; bir gün yazılımı değiştirmek isterseniz müşteri kaydınız da sizinle gelmelidir. Bu soru, bulutta da kendi sunucuda da aynı açıklıkla cevaplanmalıdır.

Ayrı yazılımlar birbirine aktarım betikleriyle bağlanır. Her güncellemede bir köprü kopabilir; koptuğunda satış bir şey, muhasebe başka bir şey görür ve iki taraf da diğerini suçlar. Seçim yaparken yalnız CRM'e değil, CRM'in yarın bağlanacağı işlere de bakın.

Corex360'ta CRM ayrı bir ürün değil, çekirdeğin bir modülüdür. İletişim, e-posta, santral, Corex Drive ve insan kaynakları aynı çekirdekte çalışır. Müşteri kartından proje ve finans sekmeleri açılır; teklif ve sözleşme aynı müşteri kartında durur, veri bir yazılımdan ötekine taşınmaz.

Showroom'u ve şantiyesi olan bir firmada bu fark her gün görünür. Satıcı teklifi kapatır, proje ekibi işi başlatır, muhasebe aynı kartın Finans sekmesine bakar. Hepsi aynı müşteriye aynı karttan bakıyorsa kimse 'o proje hangi teklife bağlıydı' diye sormaz.

Müşteri verisi şirketin en hassas kayıtlarındandır: telefonlar, fiyatlar, pazarlık notları. Seçim sırasında sağlayıcıya erişimin rol bazlı olup olmadığını, girişlerin ve indirmelerin kayıt altına alınıp alınmadığını, yedeğin nerede ve nasıl tutulduğunu sorun. Kişisel verinin KVKK kapsamında nasıl işlendiğini yazılı isteyin.

Ayrılan çalışan sorusu burada da belirleyicidir. Kişi ayrıldığı gün erişimi kapatılmalı, kartları devredilmeli, indirdiği dosyalar görülebilmelidir. Bunları bir yazılımda sorgulayamıyorsanız müşteri verinizin denetimi de tam olarak sizde değildir. Corex360'ta giriş, cihaz, indirme ve yetki değişikliği kayıt altındadır. Bu olguların tamamı Corex360 güvenlik sayfasında madde madde yazılıdır.

Seçilen CRM'in tuttuğu, kurulumdan sonraki haftalarda anlaşılır. Eski Excel dosyası da açık kalırsa ekip ikisini birden günceller; bir süre sonra ikisi de eksik kalır. Geçiş planına eski dosyanın hangi gün yalnız okunur hâle geleceği yazılmalıdır. Corex360 kurulumunda mevcut müşteri ve kontak kayıtlarınız birlikte taşınır. Listenin aktarımdan önce nasıl hazırlanacağını, sütun eşlemeden eski dosyanın kapanışına kadar CRM'e geçiş kontrol listesi yazısında sırayla topladık.

Bütün kontroller bu soruda birleşir. Konuşma kartta, teklif kartta, sözleşme kartta duruyorsa satıcı değişse de hikâye yerinde kalır. Konuşma telefonda, teklif masaüstünde duruyorsa en düzgün arayüz bile müşteriyi korumaz. Karar verildikten sonra seçimin gerekçesini de yazın: bu yazılım hangi sorun için seçildi, hangi davranış değişince başarılı sayılacak. Birkaç ay sonra aynı yazıya dönüp bakmak, seçimin işe yarayıp yaramadığını söyler.

Corex360 bu soruya kartla cevap verir: mesaj, çağrı ve e-posta aynı kişiye bağlanır; teklif ve sözleşme müşteri kartının sekmelerinde, yani şirkette durur. Kartın gerçek ekranını Corex360 CRM programı sayfasında inceleyebilir, demoda kendi müşterinizle deneyebilirsiniz.

Kendi WhatsApp numaranızdan bir mesaj yazın ve Mesajlar penceresinde hangi karta düştüğüne, yazışma fırsata dönüşünce fırsat numarası rozetini taşıyıp taşımadığına ve teklifin fırsat kartından şablonla nasıl hazırlandığına bakın. Barındırma için Corex360 Bulut'ta şirkete özel alan ya da kendi sunucunuz seçilir; iki seçenekte de aynı Corex360 Security katmanı çalışır. Corex360, grubun kendi şirketlerindeki dağınıklığı çözmek için kuruldu ve önce kendi operasyonlarımızda kullanıldı.