ما تكامل التجارة الإلكترونية مع ERP: كيف يُخصم الطلب من المخزون

في منشأة بلا تكامل، يفتح أحدهم لوحة المتجر صباحًا، ويكتب طلبات الليلة في ERP واحدًا واحدًا، ثم ينظر إلى عدد المستودع ويصحّح مخزون الموقع يدويًا. وهذا ينجح ما دام العمل صغيرًا. ومع زيادة الطلبات تزداد أخطاء الكتابة والتأخير والطلبات المنسية. وتنقسم المعلومات التي ينقلها التكامل حسب الاتجاه:

• من المتجر إلى ERP: الطلب، وبيانات العميل، وحالة الدفع.
• من ERP إلى المتجر: كمية المخزون والسعر ومعلومات المنتج.
• في الاتجاهين: حالة الطلبية، وبيانات تتبع الشحنة، والمرتجعات، والإلغاءات.

التكامل اتفاق أكثر منه ميزة برمجية: يتفق نظامان على المعلومات التي يتبادلانها، وبأي ترتيب، ووفق أي قواعد. والتكاملات التي لا يُكتب فيها الاتفاق تتحول عند أول مشكلة إلى جدال حول من المحق.

يجب تحديد نطاق التكامل من البداية أيضًا: هل تُنقل الطلبات فقط، أم سجلات العملاء وقوائم الأسعار وأسعار الحملات كذلك؟ وكلما اتسع النطاق تكاثرت قواعد المطابقة.

كل شيء يبدأ بالمطابقة. يجب أن يكون رمز المنتج في المتجر مطابقًا لرمز بطاقة المخزون في ERP. منتج «فلفل أحمر مجروش، متوسط الحرارة، نصف كيلو» لدى منتج البهارات هو خيار (variant) في الموقع، لكنه بطاقة مخزون مستقلة في ERP. وإذا لم يتطابق الخيار مع بطاقة المخزون، يصل الطلب إلى ERP لكنه لا يمس المخزون. شرحنا أين تقصر بطاقة المخزون في برنامج منفصل في مقال علاقة بطاقة المخزون بـ ERP.

وهناك أيضًا فرق الوحدات: عبوة في الموقع، وكرتونة في المستودع، وكيلوغرام في ERP. إذا لم يُعرَّف تحويل الوحدات، يصل الطلب إلى المنتج الصحيح لكن تُخصم من المخزون كمية خاطئة. وعودة معلومات المخزون إلى المتجر هي الطرف الآخر من السلسلة؛ فعندما تبقى آخر عبوة في المستودع، يجب أن تظهر آخر عبوة في الموقع أيضًا.

إذا كانت المطابقة صحيحة فهناك نهجان. بعض المنشآت تحجز الكمية فور وصول الطلب وتخصمها عند الشحن؛ وبعضها يخصمها مباشرة. والحجز يمنع ظهور المخزون خاطئًا في الطلبات التي لم يُؤكَّد دفعها أو قد تُلغى. وأيّهما تختارون يتوقف على طريقة عمل المحاسبة والمستودع لديكم.

سيناريو مثال: تخيّلوا ليلة حملة قبل العيد. تُباع آخر علبة في المستودع عبر الموقع؛ فإذا وُعد بالعلبة نفسها بعد الظهر بقّالٌ اتصل هاتفيًا، اضطر أحدهم في الصباح إلى الاتصال بأحد العميلين والاعتذار. البيع تم كما ينبغي؛ والخلل في سجلَّي مخزون منفصلين.

وتنزلق المرتجعات بالطريقة نفسها. يعيد العميل المنتج، ويعالج المتجر الإرجاع، أما في ERP فيبقى المخزون والحساب الجاري على حالهما القديم. وفي نهاية الشهر تضع المحاسبة تقرير المتجر بجانب تقرير ERP وتبحث أيامًا عن مصدر الفرق.

للترتيب اليدوي كلفة خفية أيضًا: وقت الشخص الذي يكتب الطلبات بيده. ففي فترات الحملات يمتد هذا العمل إلى ساعات متأخرة من الليل، ويزداد خطر الخطأ مع التعب.

بعد تشغيل التكامل، من العادات الجيدة مقارنة الجانبين في الأسابيع الأولى: عند نهاية اليوم، هل تطابق قائمة الطلبات في المتجر قائمة الطلبات في ERP؟

إذا كنتم تبيعون على منصات البيع الإلكترونية إلى جانب موقعكم، فالمخزون نفسه يُباع عبر أكثر من قناة. ويجب أن تصل طلبات كل قناة إلى ERP بقواعد المطابقة نفسها؛ وإلا فلن يحدّث البيع في قناة مخزون القناة الأخرى. لذلك تخصص بعض المنشآت جزءًا من مخزونها لكل قناة.

وفي المبيعات عبر المنصات الإلكترونية يختلف جانب المحاسبة أيضًا: المنصة هي التي تدفع لكم لا العميل، بعد خصم العمولة وتكلفة الشحن. وإذا لم تُسجَّل هذه الخصومات منفصلة في ERP، لم يتطابق الحساب الجاري مع حركة البنك.

لكل منصة بيع إلكترونية قواعدها الخاصة لحالة الطلب والشحن والإرجاع. وإذا لم يطابق التكامل هذه الحالات مع الحالات في ERP، ظهر الطلب في جانب «قيد الشحن» وفي الجانب الآخر «قيد التجهيز». كما أن مدفوعات منصة البيع لا تصل غالبًا في يوم الطلب، بل تُحوَّل مجمّعة على فترات؛ ومطابقة أي طلب أُغلق بأي دفعة عمل منفصل للمحاسبة.

• هل رموز المنتجات واحدة في المتجر وفي ERP؛ وكيف تُطابق المتغيرات؟
• ما المصدر المعتمد للمخزون: ERP أم المتجر؟
• هل تنتقل البيانات لحظيًا أم على فترات محددة؟
• أين يظهر الطلب الذي تعذّر نقله، ومن يُبلَّغ به؟
• في أي اتجاه، وبأي سجل، تسير المرتجعات والإلغاءات؟
• في أي جانب تُعدّ الفاتورة، وبأي نوع من المستندات تُصدر؟

السؤال الأخير يمس الأنظمة الضريبية؛ فتحققوا مع محاسبكم القانوني من المستند الذي ينبغي إصداره. أما سؤال الطلبات التي يتعذر نقلها فهو أكثر ما يُتجاوز: إذا توقف التكامل بصمت، لم يلاحظ أحد، حتى يسأل عميل عن شحنته. إذا كانت الجهة التي تبني التكامل غير الجهة التي تشغّله، فيجب أن يُكتب أيضًا بمن يُتصل حين يحدث عطل. والإجابة عن هذا السؤال هي: من يعلم أولًا صباحًا بأن النقل توقف ليلًا.

بعد أن يطلب عميل منتج التوابل، يسأل عن الشحنة على WhatsApp، وبعد أسبوع يطلب سعر الجملة. هذه المحادثات من شأن العلاقة مع العميل لا من شأن ERP. وقد شرحنا الفرق بين الجانبين بالتفصيل في مقال الفرق بين CRM وERP.

لهذا لا ينبغي أن يبقى جانب العلاقة مع العميل خارج التكامل. حين يكون سؤال الشحنة وطلب الإرجاع وطلب سعر الجملة في سجل العميل نفسه، يُقرأ من هذا السجل أيضًا ما يُعرض على مَن في الحملة التالية.

لا نقدّم Corex360 بوصفه أداة تكامل مع التجارة الإلكترونية أو الأسواق الإلكترونية. تحفظ نواة Corex360 العميل وعرض السعر والعقد والفاتورة والموظف والملف في السجل نفسه؛ وتصل مراسلات WhatsApp وInstagram والموقع إلى بطاقة العميل عبر صندوق وارد واحد. ويمكنكم رؤية هذا البناء في صفحة وحّدوا القنوات في صندوق وارد واحد.

لا يُقدَّم Corex360 كبرنامج للمخزون أو الطلبات أو التكامل مع الأسواق الإلكترونية؛ فخصم الطلب من المخزون مهمة منصة التجارة الإلكترونية ونظام ERP لديكم. تصل رسائل العميل عبر واتساب وإنستغرام والدردشة على الموقع إلى صندوق وارد واحد في نافذة الرسائل، ويُحفظ مصدر الفرصة في السجل. يفتح نموذج طلب عرض السعر على الموقع بطاقة فرصة بيع تلقائيًا. تُصدر فاتورة البيع في وحدة المحاسبة. ولدى Corex360 واجهة API لتبادل البيانات مع الأنظمة الخارجية.