İş şablonları: rut planı, izin talep formu ve servis fişi
İş şablonları, kayıt istemeden kullanılan üç ücretsiz formdur: saha ziyaretleri için rut planı, çalışanın izin talep formu ve servis sonrası doldurulan servis fişi. Her şablonun alanları ve alana ne yazılacağı tabloda duruyor; boş formu yazdırabilir ya da tabloyu kopyalayıp kendi dosyanıza yapıştırabilirsiniz. Şablonlarda hazır rakam yoktur.
Hangi şablon ne işe yarar?
Rut planı, satış ve saha ekibinin hangi gün, hangi sırayla kimi ziyaret edeceğini gösterir. İzin talep formu çalışanın izin isteğini, yöneticinin onayını ve İK kaydını tek kâğıtta toplar. Servis fişi yapılan işi, kullanılan parçayı ve müşterinin işi teslim aldığını kayda geçirir. Teklif şablonu ayrı sayfadadır: kalem, miktar ve KDV oranı girilerek tarayıcıda doldurulur.
Satış ve saha ekibinin hangi gün, hangi sırayla kimi ziyaret edeceği.
İzin talep formuÇalışanın izin isteği, yönetici onayı ve İK kaydı tek kâğıtta.
Servis fişiYapılan işin, kullanılan parçanın ve müşteri onayının kaydı.
Teklif şablonuKalem, miktar ve KDV oranını girip tarayıcıda doldurulan teklif.
Rut planı şablonunda hangi alanlar olur?
Rut planı, saha ya da satış temsilcisinin belirli bir dönemde hangi müşteriyi hangi sırayla ziyaret edeceğini gösteren plandır. Şablon bir günlük ya da haftalık rut için kullanılır; haftalık planda her gün ayrı satırdır. Temsilci ve bölge, ziyaret sırası, adres ve ilgili kişi, ziyaret amacı, planlanan ve gerçekleşen saat ile sonraki adım satırlarda yazılır. Alanlar şunlardır:
| Alan | Ne yazılır |
|---|---|
| Temsilci ve bölge | Rutu yürütecek kişinin adı ve sorumlu olduğu bölge. |
| Gün ve tarih | Rutun hangi gün yürüyeceği; haftalık planda her gün ayrı satırdır. |
| Sıra | Ziyaretlerin gidiş sırası; aynı güzergâhtaki noktalar art arda yazılır. |
| Müşteri ya da nokta | Ziyaret edilecek firma, bayi ya da şantiye. |
| Adres ve ilgili kişi | Ziyaret adresi ve orada görüşülecek kişi. |
| Ziyaret amacı | Tahsilat, sipariş, tanıtım, servis ya da ilişki ziyareti; tek cümleyle. |
| Planlanan ve gerçekleşen saat | Varış için planlanan saat ve ziyaretin gerçekten yapıldığı saat. |
| Sonuç ve sonraki adım | Ziyarette ne konuşulduğu, ne alındığı ve bir sonraki adımın tarihi. |
Yazdırma ve kopyalama yalnız tarayıcınızda yapılır; hiçbir şey gönderilmez.
Rut planının nasıl kurulduğunu rut planı nedir yazısında anlattık. Corex360 CRM'de aktivite merkezi, toplantılar, randevular, notlar ve ajanda ekranları vardır; saha ekibinin iş günü saha ve operasyon sayfasında.
İzin talep formuna neler yazılır?
İzin talep formu, çalışanın izin isteğini, yöneticinin kararını ve İK kaydını tek yerde toplar. Formda izin türü, başlangıç ve bitiş tarihi, işe dönüş günü, toplam gün, yerine bakacak kişi, çalışan imzası ve yönetici onayı yer alır. Yıllık izinde hafta tatili ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz; öteki izin türlerinde iş yerinizin kuralı uygulanır. Form şu alanlardan oluşur:
| Alan | Ne yazılır |
|---|---|
| Çalışan | Adı soyadı, departmanı ve görevi. |
| İzin türü | Yıllık izin, mazeret izni, ücretsiz izin ya da iş yerinizin tanımladığı başka bir tür. |
| Başlangıç ve bitiş tarihi | İznin ilk ve son günü. |
| İşe dönüş tarihi | Çalışanın işe döneceği gün. |
| Toplam gün | İzin günü sayısı; yıllık izinde hafta tatili ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz, öteki izin türlerinde iş yerinizin kuralı uygulanır. |
| Yerine bakacak kişi | İzin süresince işleri devralacak çalışan. |
| Açıklama | Gerekirse izin gerekçesi ya da ek bilgi. |
| Çalışan imzası ve tarih | Talebin çalışan tarafından yapıldığını gösterir. |
| Yönetici onayı | Onaylayan ya da reddeden yöneticinin adı, kararı, imzası ve tarihi. |
| İK kaydı | İznin özlük dosyasına ve izin çizelgesine işlendiği tarih. |
Yazdırma ve kopyalama yalnız tarayıcınızda yapılır; hiçbir şey gönderilmez.
Yıllık izin süresini yıllık izin hesaplama aracıyla bulabilirsiniz. Corex360 İnsan Kaynakları modülünde izin talebi ürünün içinden açılır, onay bekleyenlere düşer ve onay kim ve ne zaman bilgisiyle kayda geçer; izin takvimi de aynı modüldedir. İzin türleri ve süreleri İş Kanunu'na ve iş sözleşmenize göre değişir; kesin cevap için mali müşavirinize ya da hukuk danışmanınıza danışın.
Servis fişine neler yazılır?
Servis fişi, sahada ya da atölyede yapılan işin kaydıdır: ne istendi, ne yapıldı, hangi parça kullanıldı ve müşteri işi teslim aldı mı. Her fişin kendi numarası vardır; ürünün marka, model ve seri numarası, garanti durumu, başlama ve bitiş saati, teknisyenin ve müşterinin imzası ile bir sonraki bakımın tarihi de fişe yazılır. Fişin alanları:
| Alan | Ne yazılır |
|---|---|
| Fiş numarası ve tarih | Her servis fişinin kendi numarası ve düzenlendiği gün. |
| Müşteri ve adres | Servisin verildiği firma ya da kişi, adres ve ilgili kişi. |
| Ürün ya da cihaz | Marka, model ve seri numarası. |
| Garanti durumu | Ürünün garanti kapsamında olup olmadığı. |
| Talep ya da arıza | Müşterinin bildirdiği sorun, kendi cümlesiyle. |
| Yapılan işlem | Teknisyenin yaptığı bakım, onarım ya da kurulum. |
| Kullanılan parça ve malzeme | Parçanın adı ve miktarı. |
| Başlama ve bitiş saati | İşin başladığı ve bittiği saat. |
| Teknisyen | Servisi yapan kişinin adı ve imzası. |
| Müşteri onayı | İşi teslim alan kişinin adı, imzası ve varsa notu. |
| Sonraki bakım | Bir sonraki bakımın planlanan tarihi. |
Yazdırma ve kopyalama yalnız tarayıcınızda yapılır; hiçbir şey gönderilmez.
Servis işinin baştan sona nasıl yönetildiğini saha servis yönetimi yazısında anlattık. Corex360 CRM'de müşteri destek talepleri ekranı vardır; ürünlerin garanti süreleri de Corex360'ta takip edilir. CRM ekranları Corex360 CRM sayfasında.
Şablonu kâğıttan kayda taşıyın.
Demo canlı ve online yapılır; izin talebinin, randevunun ve destek talebinin Corex360'ta nasıl kayda geçtiğini sizin örneğinizle gösteririz.
İlgili sorular
- İzin, avans ve harcırah talepleri nasıl işler?
- İzin, avans, harcırah ya da ödeme talebi ürün içinden açılır ve onay bekleyenler ekranına düşer; yönetici onaylar ya da reddeder. Onaylanan izin ve avans personel kartında durur. Her onay kim ve ne zaman bilgisiyle kayda geçer; sözlü onay ve kâğıt imza gerekmez, talep WhatsApp'ta kaybolmaz. Kâğıt formla farkını izin kâğıtta mı, dijitalde mi yazısında anlattık.
- Ziyaret sırası nasıl kurulur?
- Önce müşteriler bölgelere ayrılır, sonra her müşteriye bir ziyaret sıklığı verilir, en son günün sırası yol düzenine ve müşterinin saatine göre dizilir.
- Rut planı nedir?
- Rut planı, saha temsilcisinin müşterilerini hangi gün ve hangi sıklıkla ziyaret edeceğini belirleyen, düzenli tekrar eden ziyaret çizelgesidir. Dağıtım, toptan satış ve bayi ziyaretinde saha ekibinin haftalık düzenini kurar.
- İş emri nasıl açılır, içinde ne olur?
- İş emri, ne yapılacağını, nerede, kimin yapacağını ve ne zamana kadar yapılacağını tek kayıtta söyleyen görev kartıdır.
- İş emri ile servis formu arasındaki fark nedir?
- İş emri iş yapılmadan önce açılır: ne, nerede, kim, ne zaman. Servis formu iş bittikten sonra doldurulur: ne yapıldı, hangi parça kullanıldı, müşteri ne dedi. İkisi aynı kayda bağlıysa servis geçmişi kendiliğinden oluşur.
Kaynaklar
Bu sayfa işinize yaradı mı?
Son güncelleme