Rut planı nedir? Sahadaki ziyaret sırası nasıl kurulur

Örnek senaryo: Bursa'da yapı malzemesi satan bir firmanın temsilcisini düşünün. Portföyünde büyük bayiler, küçük hırdavatçılar ve yeni açılan bir yapı market var. Plan yoksa temsilci iyi anlaştığı bayiye sık gider, zor müşteriyi erteler. Aylar sonra küçük hırdavatçının başka bir tedarikçiden mal aldığı anlaşılır.

Rut planı bu tercihi kurala çevirir. Her müşterinin bir ziyaret sıklığı, her günün bir bölgesi vardır. Temsilci sabah neyi yapacağını bilir; yönetici de kimin ziyaret edilmediğini.

Plan müşteri tarafında da bir söz gibidir. Her salı gelen temsilciyi bekleyen hırdavatçı siparişini o güne biriktirir. Temsilci bir salı gelmezse sipariş başka yere gider. Düzenli ziyaret, müşterinin satın alma alışkanlığını da düzenler. Bu yüzden planın atlanan bir günü, yalnız temsilcinin değil müşterinin de takvimini bozar.

Rut planı haftalara ve aylara yayılır: şu bayi her hafta, şu market ayda bir, şu yeni müşteri teklif dönemi boyunca daha sık. Planın sorusu kimin ne kadar ilgi göreceğidir. Rota tek günlüktür. Pazartesi Nilüfer'deki ziyaretlerin hangi sırayla yapılacağını trafiğe ve müşterinin açık olduğu saate göre gösterir. Rut planı stratejidir, rota o günün uygulamasıdır. İkisi karıştırıldığında plan her sabah baştan yazılır.

Yol sırasını hesaplamak için harita ve rota araçları kullanılır; bu yazının konusu o hesaptan çok hesabın girdisi olan plandır. O gün listede hangi müşterilerin olacağına karar verilmeden en kısa yol da çizilemez.

Karışıklığın bedeli sahada ödenir. Temsilci her sabah rotayı yeniden kurmaya uğraşırken planın asıl sorusu kaybolur: bu hafta kim ziyaret edilmedi, kim ihmal edildi? Rota günü kurtarır; rut planı müşteriyi korur.

• Bölge: müşteriler yakınlığa göre gruplanır; bir gün bir bölgeye ayrılır.
• Sıklık: müşterinin potansiyeli ve açık işi ziyaret aralığını belirler.
• Saat: bazı müşteriler yalnız sabah, bazıları öğleden sonra kabul eder.
• Boşluk: günün bir kısmı acil talep ve yeni müşteri için açık bırakılır.
• Gözden geçirme: plan sezon ve portföy değiştikçe yenilenir.

Bursa'daki temsilci için bu, pazartesi Nilüfer, salı Osmangazi, çarşamba Yıldırım gibi bir hafta düzeni demektir. Büyük bayiler her hafta listededir; küçük hırdavatçılar dönüşümlü girer. Perşembe öğleden sonrası boş bırakılır; hafta içinde çıkan acil talepler oraya yazılır. Sırayı kuran saha sorumlusudur; sahayı tanıyan da odur. Yazılımın işi bu sırayı herkesin gördüğü tek listeye koymak ve ziyaretten sonra ne olduğunu kaydetmektir.

Çoğu rut planı bir Excel dosyasıdır. Pazartesi sabahı doğrudur, çarşamba öğleden sonra artık değildir: bir müşteri ertelenmiş, biri acil çağırmış, birinin kapısından dönülmüştür. Değişiklik dosyaya işlenmez, temsilcinin telefonunda bir mesaj olarak kalır.

Asıl kayıp ziyaretin sonucudur. Temsilci müşteriyle konuşur, yeni bir ürün sorusu alır, rakibin fiyatını duyar. Akşam hafızadan yazılan rapor bunların bir kısmını taşır. Plan ile gerçekleşen arasındaki fark kimsenin önüne çıkmaz. Bir de devir sorunu vardır. Temsilci ayrıldığında rut planı dosyada kalır; ama hangi müşterinin hangi gün beklediği, kapıda kimin aranacağı, kiminle nasıl konuşulacağı onunla gider. Yeni temsilci planı alır, hikâyeyi almaz.

Plan, ziyaret ve rapor aynı kayıtta birleşince rut planı dosyadan çıkar ve her sabah günün dilimi olarak sahaya iner. Corex360'ta o dilim, o gün gidilecek müşterilerin adresleri kartlarından gelmiş bir liste olarak telefonda durur; grupta kimse yol tarifi istemez. Bu düzenin bütününü sahadaki ekibin günü üzerinden anlattık.

Ziyaretin sonucu da aynı karta döner: temsilci notu ve fotoğrafı Corex360'ın iOS ya da Android uygulamasından girer, dosya Corex Drive'da kaydın içinde saklanır. Bir sonraki ziyaret o notun üstüne kurulur. Ziyaret listesinin satış tarafını mobil CRM ile saha satışı farkı yazısında anlattık.

Raporu girilmeyen ziyaret planda bir boşluk bırakır. Corex360'ta bu boşluk kuralla kapanır: rapor eksikse temsilciye hatırlatma gider ve görev açılır. Planın bir sonraki turu eksik bilgiyle başlamaz.

Kayıt biriktikçe plan kendini sınar. Bir müşteride ziyaret notları hep aynı cümleyi tekrarlıyorsa sıklık fazladır; bir müşteride her ziyarette yeni bir talep çıkıyorsa sıklık azdır. Karar yine saha sorumlusunundur, ama artık hafızaya değil kayda bakarak verilir.

Satış müdürü pazartesi sabahı temsilcileri tek tek aramaz. Kim yolda, hangi ziyaretin raporu düştü, hangisinin raporu eksik ve hangi teklif yanıt bekliyor, aynı listede durur. Plan ile gerçekleşeni haftalık olarak yan yana koymak da ayrıca iyi bir alışkanlıktır. Haftalık raporun Excel'de nerede tıkandığını yönetici raporunda Excel'in sınırı yazısında anlattık.

Bu görünürlük planı gerçeğe yaklaştırmak için vardır; temsilciyi köşeye sıkıştırmak için kullanılırsa kayıt da susar. Sürekli ertelenen bir müşteri belki yanlış günün bölgesindedir; sürekli acil çağıran bir müşteri belki daha sık ziyaret istiyordur. Plan, kayıt geldikçe düzelir.

Yeni bir temsilci işe başladığında da aynı liste işe yarar. Bölgesindeki müşterileri, her birinin son ziyaret notunu ve açık işini ilk gün görür; hikâyeyi öncekinin hafızasından değil karttan devralır.

Günün ziyaretleri Corex360'ın mobil uygulamasında tek listede durur ve adresler müşteri kartlarından gelir. Temsilci ziyaret notunu ve fotoğrafı iOS ya da Android uygulamasından girer; dosya Corex Drive'da kaydın içinde saklanır ve bir sonraki ziyaret o notun üstüne kurulur. Rapor eksik kalırsa temsilciye hatırlatma gider ve görev açılır.

İş Ortakları ekranı firmaları sektör etiketi, lokasyon ve proje sayısıyla listeler. Kurumsal Yönetim modülü araçları ve araçların canlı takibini tutar; araç takip sistemi Corex360 çekirdeğine bağlanır. Görev yönetimi açık, geciken ve tamamlanan görevleri sayar, risk altındaki görev için uyarı verir. CRM'de toplantılar, randevular ve ajanda ekranları da vardır.