Geschäftsvorlagen: Tourenplan, Urlaubsantrag und Serviceschein
Die Geschäftsvorlagen sind die drei kostenlosen Formulare, die ohne Registrierung genutzt werden: ein Tourenplan für Außendienstbesuche, ein Urlaubsantrag für Mitarbeitende und ein Serviceschein, der nach einem Serviceeinsatz ausgefüllt wird. Die Felder jeder Vorlage und was hineingehört, stehen in der Tabelle; Sie können das leere Formular drucken oder die Tabelle kopieren und in Ihre eigene Datei einfügen. Die Vorlagen enthalten keine vorgegebenen Zahlen.
Wofür ist welche Vorlage gedacht?
Der Tourenplan zeigt, wen das Vertriebs- und Außendienstteam an welchem Tag und in welcher Reihenfolge besucht. Der Urlaubsantrag bündelt den Urlaubswunsch des Mitarbeitenden, die Freigabe der Führungskraft und den Eintrag der Personalabteilung auf einem Blatt. Der Serviceschein hält die geleistete Arbeit, die verwendeten Teile und die Abnahme durch den Kunden fest. Die Angebotsvorlage steht auf einer eigenen Seite: Sie wird im Browser mit Posten, Menge und MwSt.-Satz ausgefüllt.
Welche Kunden Vertrieb und Außendienst an welchem Tag in welcher Reihenfolge besuchen.
UrlaubsantragUrlaubsantrag des Mitarbeiters, Freigabe der Führungskraft und Eintrag der Personalabteilung auf einem Blatt.
ServicescheinNachweis der erledigten Arbeit, der verwendeten Teile und der Freigabe durch den Kunden.
AngebotsvorlageEin Angebot, das Sie im Browser mit Positionen, Mengen und Mehrwertsteuersätzen ausfüllen.
Welche Felder hat eine Vorlage für einen Tourenplan?
Ein Tourenplan ist der Plan, der zeigt, welche Kunden ein Außendienst- oder Vertriebsmitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum in welcher Reihenfolge besucht. Die Vorlage eignet sich für eine Tages- oder Wochentour; im Wochenplan ist jeder Tag eine eigene Zeile. In die Zeilen kommen Mitarbeiter und Gebiet, Besuchsreihenfolge, Adresse und Ansprechpartner, Besuchszweck, geplante und tatsächliche Uhrzeit sowie der nächste Schritt. Die Felder sind:
| Bereich | Was eingetragen wird |
|---|---|
| Außendienstmitarbeiter und Gebiet | Name der Person, die die Tour fährt, und ihr Gebiet. |
| Tag und Datum | An welchem Tag die Tour stattfindet; im Wochenplan ist jeder Tag eine eigene Zeile. |
| Reihenfolge | Reihenfolge der Besuche; Stationen auf derselben Strecke werden nacheinander eingetragen. |
| Kunde oder Station | Die zu besuchende Firma, der Vertriebspartner oder die Baustelle. |
| Adresse und Ansprechpartner | Besuchsadresse und die Person, die dort getroffen wird. |
| Besuchszweck | Zahlungseinzug, Bestellung, Präsentation, Service oder Beziehungspflege; in einem Satz. |
| Geplante und tatsächliche Uhrzeit | Die geplante Ankunftszeit und die Uhrzeit, zu der der Besuch tatsächlich stattfand. |
| Ergebnis und nächster Schritt | Was beim Besuch besprochen und was mitgenommen wurde, und das Datum des nächsten Schritts. |
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Wie ein Tourenplan aufgebaut wird, beschreiben wir im Beitrag Was ist ein Tourenplan?. Corex360 CRM hat Masken für Aktivitätszentrale, Besprechungen, Termine, Notizen und Agenda; der Arbeitstag des Außendienstes steht auf der Seite Außendienst und Betrieb.
Was gehört in einen Urlaubsantrag?
Ein Urlaubsantrag bündelt den Wunsch des Mitarbeitenden, die Entscheidung der Führungskraft und den Eintrag der Personalabteilung an einem Ort. Das Formular enthält Urlaubsart, Beginn- und Enddatum, den Tag der Rückkehr, die Gesamtzahl der Tage, die Vertretung, die Unterschrift des Mitarbeitenden und die Freigabe der Führungskraft. Beim Jahresurlaub werden Ruhetage und gesetzliche Feiertage nicht auf die Urlaubsdauer angerechnet; bei anderen Urlaubsarten gilt die Regel Ihres Betriebs. Das Formular hat diese Felder:
| Bereich | Was eingetragen wird |
|---|---|
| Mitarbeiter | Name, Abteilung und Funktion. |
| Urlaubsart | Jahresurlaub, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub oder eine andere von Ihrem Betrieb festgelegte Art. |
| Beginn- und Enddatum | Erster und letzter Urlaubstag. |
| Tag der Rückkehr | Der Tag, an dem der Mitarbeiter die Arbeit wieder aufnimmt. |
| Tage gesamt | Anzahl der Urlaubstage; beim Jahresurlaub werden Ruhetage und gesetzliche Feiertage nicht auf die Urlaubsdauer angerechnet, bei anderen Urlaubsarten gelten die Regeln Ihres Betriebs. |
| Vertretung | Wer die Arbeit während des Urlaubs übernimmt. |
| Beschreibung | Bei Bedarf Grund für den Urlaub oder weitere Angaben. |
| Unterschrift des Mitarbeiters und Datum | Zeigt, dass der Antrag vom Mitarbeiter gestellt wurde. |
| Freigabe der Führungskraft | Name, Entscheidung, Unterschrift und Datum der Führungskraft, die genehmigt oder ablehnt. |
| Eintrag Personalabteilung | Das Datum, an dem der Urlaub in Personalakte und Urlaubsplan eingetragen wurde. |
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Ihren Jahresurlaub können Sie mit dem Rechner Jahresurlaub berechnen ermitteln. Im Modul Personalwesen von Corex360 wird ein Urlaubsantrag im Produkt gestellt, landet bei den offenen Freigaben, und die Freigabe wird mit Person und Zeitpunkt erfasst; der Urlaubskalender liegt im selben Modul. Urlaubsarten und -dauer richten sich nach dem türkischen Arbeitsgesetz und Ihrem Arbeitsvertrag; für eine verbindliche Antwort wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder Rechtsberater.
Was gehört auf einen Serviceschein?
Der Serviceschein ist der Nachweis der Arbeit, die vor Ort oder in der Werkstatt erledigt wurde: was angefragt wurde, was gemacht wurde, welche Teile verwendet wurden und ob der Kunde die Arbeit abgenommen hat. Jeder Schein hat seine eigene Nummer; auch Marke, Modell und Seriennummer des Produkts, der Garantiestatus, Beginn- und Endzeit, die Unterschriften von Techniker und Kunde sowie das Datum der nächsten Wartung werden eingetragen. Die Felder des Scheins:
| Bereich | Was eingetragen wird |
|---|---|
| Scheinnummer und Datum | Die eigene Nummer jedes Servicescheins und der Tag der Ausstellung. |
| Kunde und Adresse | Die Firma oder Person, die den Service erhält, Adresse und Ansprechpartner. |
| Produkt oder Gerät | Marke, Modell und Seriennummer. |
| Garantiestatus | Ob das Produkt unter Garantie steht. |
| Anfrage oder Störung | Das vom Kunden gemeldete Problem, in seinen eigenen Worten. |
| Ausgeführte Arbeit | Die Wartung, Reparatur oder Installation, die der Techniker ausgeführt hat. |
| Verwendete Teile und Material | Bezeichnung und Menge jedes Teils. |
| Start- und Endzeit | Uhrzeit von Beginn und Ende der Arbeit. |
| Techniker | Name und Unterschrift der Person, die den Service ausgeführt hat. |
| Freigabe durch den Kunden | Name, Unterschrift und gegebenenfalls Notiz der Person, die die Arbeit abgenommen hat. |
| Nächste Wartung | Das geplante Datum der nächsten Wartung. |
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Wie Servicearbeit von Anfang bis Ende gesteuert wird, beschreiben wir im Beitrag Außendienst-Servicemanagement. Corex360 CRM hat eine Maske für Supportanfragen von Kunden; auch die Garantiezeiten der Produkte werden in Corex360 verfolgt. Die Masken des CRM stehen auf der Seite Corex360 CRM.
Bringen Sie die Vorlage vom Papier in den Datensatz.
Die Demo findet live und online statt; wir zeigen an Ihrem eigenen Beispiel, wie ein Urlaubsantrag, ein Termin und eine Supportanfrage in Corex360 erfasst werden.
Verwandte Fragen
- Wie funktionieren Urlaubs-, Vorschuss- und Reisekostenanträge?
- Urlaubs-, Vorschuss-, Reisekosten- oder Zahlungsanträge werden im Produkt gestellt und landen im Bildschirm der offenen Freigaben; die Führungskraft genehmigt oder lehnt ab. Genehmigter Urlaub und Vorschuss stehen auf der Personalkarte. Jede Freigabe wird mit Wer und Wann protokolliert; mündliche Zusage und Papierunterschrift sind nicht nötig, der Antrag geht in WhatsApp nicht verloren. Den Unterschied zum Papierformular beschreibt der Beitrag Urlaub auf Papier oder digital.
- Wie wird die Besuchsreihenfolge festgelegt?
- Zuerst werden die Kunden Gebieten zugeordnet, dann erhält jeder Kunde eine Besuchshäufigkeit, zuletzt wird die Reihenfolge des Tages nach Straßenverlauf und den Zeiten des Kunden festgelegt.
- Was ist ein Tourenplan?
- Ein Tourenplan ist ein regelmäßig wiederkehrender Besuchsplan, der festlegt, an welchen Tagen und wie oft ein Außendienstmitarbeiter jeden Kunden besucht. In Distribution, Großhandel und bei Händlerbesuchen gibt er dem Außenteam seinen Wochenrhythmus.
- Wie wird ein Arbeitsauftrag eröffnet, und was gehört hinein?
- Ein Arbeitsauftrag ist eine Aufgabenkarte, die auf einem Datensatz sagt, was wo von wem bis wann zu tun ist.
- Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsauftrag und Serviceformular?
- Ein Arbeitsauftrag wird vor der Arbeit eröffnet: was, wo, wer, wann. Ein Serviceformular wird nach der Arbeit ausgefüllt: was getan wurde, welches Teil verwendet wurde, was der Kunde gesagt hat. Hängen beide am selben Datensatz, entsteht die Servicehistorie von selbst.
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