Was ist ein Dokumentenmanagementsystem? Dateien am Kundendatensatz

Die Bausteine eines DMS sind bekannt: ein zentraler Speicher, Schlagworte und Suche, die ein Dokument nicht nur über seinen Namen finden, ein Verlauf, der frühere Versionen aufbewahrt, Berechtigungen, die festlegen, wer was sehen darf, ein Zugriffsprotokoll, das zeigt, wer was geöffnet hat, und Regeln, die bestimmen, wie lange ein Dokument aufbewahrt wird.

Denken Sie bei der Bewertung eines DMS in Dokumentarten. Ein Vertrag wird lange aufbewahrt und darf sich nicht ändern; eine Zeichnung wird oft überarbeitet; eine Rechnung wird nach steuerlichen Vorgaben aufbewahrt. Eine Regel passt nicht für alle, und das System sollte den Unterschied kennen. Der Bedarf, den ein DMS deckt, kommt aus dem Arbeitsalltag: die Zeit, die mit der Suche nach Dokumenten vergeht, und der Preis für Arbeit mit dem falschen Dokument. Auch eingescannte Papierdokumente gehören zu dieser Ordnung; der Scan eines unterschriebenen Vertrags kommt zusammen mit der Angabe, wo das Original liegt, in den Datensatz.

Beispielszenario: Stellen Sie sich ein Architekturbüro in İstanbul vor. Der Bauherr wünscht eine weitere Überarbeitung, der Bauunternehmer arbeitet mit der vorherigen Zeichnung, und im Büro ist niemand sicher, welche Datei die letzte ist. Ein DMS beantwortet diese Frage, weil es sie dem Datensatz überlässt und nicht dem Dateinamen.

Die Probleme eines gemeinsamen Ordners wachsen mit der Zeit. Jeder benennt Dateien nach eigener Regel. Kopien desselben Angebots vermehren sich in verschiedenen Ordnern. Ein Teil wichtiger Dokumente bleibt als E-Mail-Anhang in Postfächern. Die Dateien auf dem Desktop eines ausscheidenden Mitarbeiters gehen mit ihm.

In einem Buchhaltungsbüro liegt dasselbe Rechnungs-PDF im gemeinsamen Ordner, in der E-Mail und auf einem Desktop; welches verbucht wurde, zeigt sich erst beim Öffnen. Auch Regeln für die Ordnerstruktur halten meist nicht lange; geht die Person, die sie aufgestellt hat, oder zieht das Tempo an, speichert jeder die Datei wieder dort, wo es am einfachsten ist.

Auch die schwierigste Frage bleibt offen: Wer hat diesen Vertrag heruntergeladen? Ein gemeinsamer Ordner hält das meist nicht fest. Fehlt diese Information bei einem Streit oder einem Datenleck, bleiben nur Vermutungen.

Beispielszenario: Stellen Sie sich einen Showroom vor. Nach der Lieferung ruft der Kunde an und möchte Rechnung und Garantieschein. Bei einer Ordnerstruktur sucht der Vertriebsmitarbeiter zuerst nach dem Namen, dann nach dem Datum, dann nach der Rechnungsnummer. Sind die Dateien an den Datensatz gebunden, öffnet er die Kundenkarte: Angebot, Vertrag, Rechnung und Lieferschein liegen nebeneinander.

Eine Nebenwirkung der Ordnung am Datensatz ist, dass sich die Suche ändert. Man muss sich den Dateinamen nicht merken; es reicht, den Kunden, das Thema des Angebots oder den Projektnamen zu kennen.

Eine Ordnung am Datensatz verlangt auch eine neue Gewohnheit: die Datei auf der Kundenkarte statt auf dem Desktop zu speichern. Die Gewohnheit setzt sich durch, wenn die Karte der einfachste Ort zum Speichern ist; ist die Karte ohnehin offen, landet die Datei dort.

In Corex360 läuft dieses Prinzip über Corex Drive: Dateien liegen im Datensatz, zu dem sie gehören. Auf der Kundenkarte stehen die Reiter Dateien und Drive neben den Reitern Angebot, Vertrag und Projekt. Wie sich Zeichnungen und Freigabedateien in diesen Reitern sammeln, zeigt der Beitrag Projektverfolgung im Architekturbüro.

In einem System ohne Versionsverlauf wissen Sie selbst beim richtigen Dokument nicht, welche Änderung wann vorgenommen wurde. Sind keine Berechtigungen festgelegt, liegt die Lohnakte vor allen offen. Fehlt ein Zugriffsprotokoll, weiß niemand, wer sie geöffnet hat.

In einem Buchhaltungsteam wirken die drei zusammen: Die unterschriebene Endfassung des Vertrags liegt im Datensatz, nur wessen Rolle es erlaubt, kann sie öffnen, und jedes Öffnen und Herunterladen wird mit Wer und Wann festgehalten. Geht etwas schief, wird die Frage aus dem Protokoll beantwortet, nicht durch Raten.

Auch die Aufbewahrungsfrist gehört in dieses Bild. Manche Dokumente müssen für eine gesetzliche Frist aufbewahrt werden, manche personenbezogenen Daten sind zu löschen, sobald der Verarbeitungszweck entfällt. Ist ein Dokument mit dem Datensatz verknüpft, lässt sich dort auch ablesen, welche Regel für es gilt. Berechtigungen nach Rollen statt Datei für Datei festzulegen, erleichtert die Arbeit: Der Vertrieb sieht Angebote, die Buchhaltung Rechnungen, die Geschäftsführung alles.

Schickt das Architekturbüro die Zeichnung als E-Mail-Anhang an den Bauunternehmer, hat die Datei die Kontrolle des Büros verlassen. Auch nach Abschluss des Auftrags liegt sie im Postfach des Unternehmers, vielleicht auf dem Rechner eines anderen. Ein befristeter Link hat ein Ende; ist der Auftrag erledigt, wird der Link geschlossen.

E-Mail-Anhänge haben ein weiteres Problem: Große Zeichnungsdateien passen oft nicht hinein, und das Büro weicht auf private Filesharing-Konten aus. Das Firmendokument liegt dann in einem Konto, das die Firma nicht sieht. Beim befristeten Link weiß das Büro, welche Version der Empfänger geöffnet hat; im Streitfall hält der Satz „Diese Zeichnung habe ich nie gesehen“ dem Protokoll nicht stand. Auch an wen jeder geteilte Link ging, sollte im Datensatz stehen; zu sehen, welche Links bei Auftragsende noch offen sind, ist der erste Schritt, sie zu schließen.

In Corex Drive wird über einen zeitlich begrenzten, berechtigungsgebundenen Link geteilt; der Link lässt sich widerrufen, und jede Ansicht und jeder Download wird protokolliert. Kurze Antworten zu Freigaben, Zugriffsprotokoll und Hosting finden Sie auf der Seite Fragen zu Corex Drive und Sicherheit.

Unterschriebene Verträge und Rechtsunterlagen sind an den zugehörigen Datensatz gebunden; auch wenn ein Mitarbeitender geht, bleibt das Dokument im Unternehmen, auf der Kundenkarte. Rechte sind rollenbasiert, und Rechteänderungen werden protokolliert. Die Daten liegen in einem eigenen Bereich für Ihr Unternehmen in der Corex360 Cloud oder auf Ihrem eigenen Server. Umfang und Grenzen stehen auf der Seite Dokumentenmanagement mit Corex Drive. Einen Versionsverlauf in Corex Drive versprechen wir heute nicht.

Corex Drive arbeitet nicht wie ein separater Dateiserver, sondern wie ein Reiter der Kundenkarte. Der Verkäufer, der das Angebot vorbereitet, die Buchhaltung, die den Vertrag aufbewahrt, und das Projektteam, das die Zeichnung teilt, sehen dieselbe Datei im selben Datensatz.

Bringen Sie Ihre eigene Dokumentenablage zur Demo mit: Sehen wir uns nebeneinander an, an wie vielen Stellen Sie heute nach einem Vertrag suchen und wo dasselbe Dokument liegt, wenn es an den Datensatz gebunden ist.

Corex Drive hat diese Bereiche: Mein Drive, Gemeinsame Bereiche, Etiketten, Markiert, Zuletzt verwendet, Geteilt und Papierkorb. Gemeinsame Bereiche sind gemeinsame Ordner nach Abteilung oder Thema, und die Etiketten legt das Unternehmen selbst fest. Die Übersicht zeigt die persönliche und gemeinsame Speichernutzung und die Verteilung der Dateitypen. Jede Ansicht und jeder Download in Drive wird protokolliert; geteilt wird über befristete, rechtegebundene und widerrufbare Links.