Was ist ein KPI-Dashboard? Die erste Ansicht, die eine Führungskraft morgens öffnet

Beispielszenario: Stellen Sie sich eine Softwareberatung in Maslak vor. In der Geschäftsleitungssitzung zeigt der Bildschirm die Besucherkurve der Website, und sie ist gestiegen. Alle sind zufrieden, niemand tut etwas. In der Ecke desselben Bildschirms ist auch die Zahl der Angebote gestiegen, die auf Antwort warten, und niemand schaut hin. Das Erste ist eine interessante Information; das Zweite ist eine KPI, denn wenn sie steigt, sollte ein Vertriebsleiter zum Telefon greifen.

KPI steht für Key Performance Indicator, auf Deutsch wichtige Leistungskennzahl. Das Wort „Key“ steht dort nicht umsonst: In einem Unternehmen lässt sich vieles messen, die wichtigen Kennzahlen sind aber die, die den Weg zum Ziel zeigen.

Diese Unterscheidung entscheidet über das Schicksal des Dashboards. Jede Messung kann irgendwann jemandem nützen; auf das Dashboard kommen aber nur die, die eine Entscheidung auslösen. Der Rest gehört in einen Bericht.

Ob eine Kennzahl ein KPI ist, zeigt ein einfacher Test: Wenn diese Zahl morgen stark stiege, wer würde was tun? Ist die Antwort ein Name und eine Handlung, ist sie ein KPI. Ist die Antwort Schweigen, nimmt die Kennzahl nur Platz auf dem Dashboard ein, so interessant sie auch sein mag.

Eine Kennzahl ohne Verantwortlichen ist Sache aller und keines Einzelnen. Eine Kennzahl ohne Schwellenwert sagt nicht, wann man sich Sorgen machen sollte. Eine Kennzahl ohne Datensatz dahinter ist nur eine Zahl; steigt sie, kann sie nicht zeigen, welcher Kunde, welches Angebot oder welcher Mitarbeiter dahintersteht.

Einen Schwellenwert festzulegen ist oft schwieriger, als die Kennzahl zu wählen. Für Angebote, die auf Antwort warten, kann der Schwellenwert eine Zeitspanne sein: Ein Angebot, das länger als der von Ihnen festgelegte Tag unbeantwortet bleibt, wird rot. Bei Verträgen ist der Schwellenwert die verbleibende Zeit bis zum Enddatum. Wer den Schwellenwert gemeinsam mit der Person festlegt, die die Arbeit macht, vermeidet eine Alarmlinie ohne Bezug zur Wirklichkeit.

• Vertrieb: Angebote, die auf Antwort warten, in diesem Zeitraum abgeschlossene Verkaufschancen.
• Verträge: auslaufende Verträge ohne Entscheidung über die Verlängerung.
• Geld: überfällige Forderungen, fällig werdende Zahlungen.
• Betrieb: Aufträge mit verschobener Lieferung, fehlende Außendienstberichte.
• Team: verspätetes Einstempeln, pünktlich erledigte Aufgaben.

Nehmen Sie diese Liste als Ausgangspunkt. Das Dashboard jedes Unternehmens ergibt sich aus seinen eigenen Zielen; in einem Bauunternehmen steht die Baustellenübergabe vorne, in einem Showroom der Besucher, der zum Angebot übergeht. Wichtig ist, dass sich jede Zeile einem Ziel zuordnen lässt, das das Unternehmen heute verfolgt; eine Zeile ohne solches Ziel kommt nicht aufs Dashboard, so vertraut sie auch aussieht.

Der Umsatz zeigt das Ergebnis, und er kommt spät. Sie sehen ihn sinken, wenn der Monat schließt, und dann ist nichts mehr zu tun. Unbeantwortete Angebote, verschobene Kundenbesuche und Anfragen ohne Antwort dagegen bewegen sich, bevor der Umsatz fällt. Wer sie beobachtet, steuert die Ursache, nicht das Ergebnis. Im Showroom ist der Unterschied greifbar. Die Verkaufszahl zum Monatsende beschreibt die Vergangenheit. Steigt unter der Woche die Zahl der Besucher, die ohne Angebot gehen, beschreibt das die kommenden Wochen, und darüber spricht man heute mit dem Verkaufsberater.

Die Ansicht folgt der Priorität: Was eine Entscheidung braucht, steht oben, Information darunter. Farbe kommt nur zum Einsatz, wenn ein Schwellenwert überschritten ist; ist alles rot, ist nichts rot. Neben jeder Zeile steht ein Name, denn die Frage ist immer dieselbe: Wer kümmert sich darum.

Die Ansicht muss auch auf dem Telefon lesbar sein. Führungskräfte beginnen den Tag oft, bevor sie am Schreibtisch sind, unterwegs oder beim Kaffee. Ein Dashboard, das auf dem Telefon nicht funktioniert, wird erst im Büro geöffnet, und dann hat die erste Besprechung längst begonnen. Die Ansicht hat auch einen Rhythmus. Morgens zeigt sie die Entscheidungen des Tages, abends den Tagesabschluss. Dieselben Kennzahlen beantworten zu unterschiedlichen Zeiten unterschiedliche Fragen: morgens, was ich tun sollte; abends, was passiert ist.

Der häufigste Grund: Die Daten werden von Hand übertragen. Das Dashboard speist sich aus einer Tabelle, die Tabelle wird einmal pro Woche gefüllt, und wenn die Führungskraft am Dienstag hinschaut, sieht sie das Bild vom Freitag. Ein Dashboard, das ein- oder zweimal falschliegt, verliert das Vertrauen, und auf einen Bildschirm, dem man nicht traut, schaut niemand. Wo die wöchentliche Tabelle ins Stocken gerät, beschreiben wir im Beitrag vom Excel-Bericht zum Live-Datensatz.

Der zweite Grund: Die Kennzahlen vermehren sich. In jeder Besprechung kommt eine hinzu, keine fällt weg. Je voller der Bildschirm, desto eher geht die Zeile, die eine Entscheidung braucht, zwischen den Informationszeilen unter. Wer eine Kennzahl hinzufügt, sollte sich angewöhnen zu fragen, welche dafür wegfällt.

Der dritte Grund: Man kommt nicht hinter das Dashboard. Die Führungskraft sieht eine rote Zeile, will wissen, welcher Kunde oder welches Angebot gemeint ist, und ruft jemanden an. Das Dashboard wirft die Frage auf, beantwortet sie aber nicht; nach einer Weile überspringt die Führungskraft das Dashboard und greift direkt zum Telefon.

In Corex360 liegen Fahrzeuge, Nachrichten, Anrufe, Angebote, Verträge, Dateien, Rechnungen, Anwesenheit und Projekte auf demselben Kern, und der Business-Intelligence-Kern liest sie zusammen. X AI liest über Nacht den Kern und den Posteingang; morgens kommt ein einziger Bericht auf Ihr Telefon: was er erledigt hat, was wartet, was er Sie fragt. Um hinter eine Zeile zu blicken, öffnen Sie einfach die Karte; welcher Kunde oder welches Angebot hinter der roten Zeile steht, sehen Sie, ohne jemanden anzurufen.

Die Kennzahlen kommen aus Regeln, die Sie schreiben: Bleibt ein Angebot unbeantwortet, nähert sich ein Vertrag dem Ende oder fehlt ein Außendienstbericht, kommt die Zeile von selbst ins Briefing. Am Ende des Tages schließen Geplantes und Geschehenes auf demselben Bildschirm ab. Wie der Tag einer Führungskraft mit diesem Bildschirm verläuft, sehen Sie auf der Seite zum Morgenbriefing der Führungskraft.