Glossar · Vertrieb und Kunden
Was ist Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement ist die Arbeit, Beginn-, End-, Verlängerungs- und Kündigungsdaten sowie Pflichten eines unterschriebenen Vertrags zu verfolgen, indem man sie an eine verantwortliche Person bindet. Die Datei aufzubewahren ist nur ein Teil davon. Das eigentliche Ziel ist, dass jede fällige Klausel rechtzeitig behandelt wird.
Zuletzt aktualisiert: · Autor: Şevket Erer, Mitgründer, KI-Spezialist
Was löst Vertragsmanagement?
Ein unterschriebener Vertrag landet oft in einem Ordner und wird vergessen. Das Problem beginnt, wenn ein Datum kommt: Die Verlängerungsfrist wird verpasst, die Kündigung nicht rechtzeitig erklärt oder die Preisanpassungsklausel nicht angewendet. Vertragsmanagement holt diese Daten und Klauseln aus der Akte und bindet sie an den Kalender und an eine verantwortliche Person.
Der zweite Gewinn ist der Zugriff. Vertrieb, Buchhaltung und Betrieb schauen auf verschiedene Stellen desselben Vertrags. Steht der Vertrag neben dem Kundendatensatz, sucht niemand die unterschriebene Fassung im E-Mail-Archiv; wer berechtigt ist, öffnet sie.
Wie funktioniert Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement beginnt damit, den Vertrag aus einem angenommenen Angebot oder aus einer Vorlage zu erstellen; Umfang, Preis und Laufzeit stimmen mit dem Angebot überein. Der Vertrag durchläuft die internen Freigaben, wird unterschrieben, und die unterschriebene Fassung kommt in den Datensatz. Beginn und Ende, Verlängerungsbedingung und Kündigungsfrist werden im Datensatz festgehalten; rückt das Ende näher, erhält die verantwortliche Person eine Aufgabe, und die Entscheidung bleibt im Datensatz.
- Vorbereitung
Der Vertrag wird aus dem angenommenen Angebot oder aus einer Vorlage erstellt. Umfang, Preis und Laufzeit sollten zum Angebot passen.
- Freigabe und Unterschrift
Er durchläuft die nötigen internen Freigaben und wird mit dem Kunden unterschrieben. Die unterschriebene Fassung kommt in den Datensatz.
- Inkrafttreten
Beginn- und Enddatum, Verlängerungsbedingung und Kündigungsfrist werden im Datensatz erfasst. Diese Daten lösen Erinnerungen aus.
- Verlängerung oder Ende
Nähert sich das Ende, erhält die verantwortliche Person eine Aufgabe. Der Vertrag wird verlängert, geändert oder beendet; jede Entscheidung bleibt im Datensatz.
Ein Beispiel
Eine Aufzugswartungsfirma hat Jahreswartungsverträge mit Hausverwaltungen, und in jedem Vertrag steht eine Kündigungsfrist vor der Verlängerung. Solange die Verträge im Ordner lagen, liefen einige unbemerkt aus, und die Firma erfuhr es erst beim Servicetermin. Seit die Enddaten im Datensatz stehen, bekommt der Vertriebsmitarbeiter vor Beginn der Frist eine Aufgabe, und das Verlängerungsgespräch findet rechtzeitig statt.
Wie sieht das in Corex360 aus?
Im Corex360 CRM liegt der Vertrag im selben Datensatz wie Kunde, Kontakt, Verkaufschance und Angebot, und aktive Verträge stehen in einem eigenen Feld auf der Kundenkarte. Die unterschriebene Vertragsdatei liegt in Corex Drive im zugehörigen Datensatz; Dateien sind an Berechtigungen gebunden, und jede Ansicht und jeder Download wird protokolliert. Beginn- und Enddatum stehen auf der Vertragskarte; bei Vertragsentscheidungen hält X AI an und fragt. Wie Kündigungsfrist und Verlängerung nachverfolgt werden, klären wir in der Demo.
Häufig verwechselte Begriffe
| Dokumentenmanagementsystem (DMS) | Dokumentenmanagement bewahrt Dateien auf und macht sie auffindbar. Vertragsmanagement verfolgt die Fristen und Pflichten in der Datei; die Datei ist nur ein Teil der Arbeit. |
|---|---|
| Angebotsnachverfolgung | Ein Angebot ist der Preisvorschlag an den Kunden und wird nach der Annahme zur Grundlage des Vertrags. Die Angebotsnachverfolgung arbeitet bis zur Annahme, das Vertragsmanagement nach der Unterschrift. |
Verwandte Begriffe: Angebotsnachverfolgung, KEP (registrierte E-Mail der Türkei), Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Häufige Fragen
Braucht Vertragsmanagement eine eigene Software?
Bei wenigen Verträgen, deren Fristen im Kalender verfolgt werden, vielleicht nicht. Müssen Verträge zusammen mit Kunde, Angebot und Rechnung gelesen werden, erspart ihre Führung im CRM das Abgleichen mit einem separaten Werkzeug.
Wie verpasst man beim Vertragsmanagement das Verlängerungsdatum nicht?
Enddatum und Kündigungsfrist werden nicht als Freitext, sondern in Datumsfelder eingetragen, und an dieses Feld wird eine Erinnerungsregel geknüpft. Geht die Erinnerung an eine Rolle statt an eine Person, bleibt die Aufgabe auch bei Personalwechsel nicht ohne Zuständigkeit.
Wer sollte beim Vertragsmanagement Zugriff auf den unterschriebenen Vertrag haben?
Die Rollen, die mit dem Vertrag arbeiten: meist Vertrieb, Buchhaltung und Geschäftsleitung. Der Zugriff wird nach Rolle vergeben, und wer ihn geöffnet hat, wird protokolliert; im Streitfall ist dieses Protokoll die erste Anlaufstelle.
Verwandte Fragen
- Ersetzt eine per KEP gesendete Mahnung die Mahnung über einen Notar?
- Für Mitteilungen und Mahnungen zu Verzug, Kündigung und Rücktritt zwischen Kaufleuten nennt das türkische Handelsgesetzbuch Art. 18 Abs. 3 Notar, Einschreiben, Telegramm und KEP mit qualifizierter elektronischer Signatur im selben Absatz. Bei Korrespondenz mit Nichtkaufleuten oder bei Vorgängen mit Sonderregeln fragen Sie Ihre Rechtsberatung.
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