Digitalisierung im KMU und Mittelstand: wo anfangen, warum sie stecken bleibt

Beispielszenario: Denken Sie an einen Händler für Verpackungsmaterial in Gaziantep. Der Vertrieb läuft über WhatsApp, Angebote in Word, Zahlungseingänge in Excel, die Anwesenheit über ein Gerät und Dateien in einem freigegebenen Ordner. Eines Tages beschließt die Geschäftsführung zu digitalisieren, und eine weitere Software wird gekauft. Jedes Tool erledigt seine eigene Aufgabe, keines weiß vom anderen. Das Durcheinander wird nicht kleiner, es kommt nur eine Schicht obendrauf.

Der zweite Grund wird aus der Sicht des Teams deutlich. Statt die Arbeit zu erleichtern, hat die Software eine Aufgabe hinzugefügt: erst dem Kunden per WhatsApp antworten, dann dieselbe Information ins System eintragen. Ein paar Wochen später trägt niemand mehr etwas ein, weil die zweite Eingabe der eigentlichen Arbeit im Weg steht. Was wie mangelnde Schulung aussieht, ist in Wahrheit ein Gestaltungsproblem.

Der dritte Grund ist die Reihenfolge der Entscheidungen. Software wird auf einer Messe, auf Empfehlung eines Bekannten oder während einer Aktion ausgewählt, und welche Aufgabe sie lösen soll, überlegt man erst danach. Kommt das Tool, bevor das Problem beschrieben ist, weiß auch das Team nicht, wofür es genutzt werden soll.

Das Unternehmen, das alles auf einmal ändern will, und das Unternehmen, das nie anfängt, landen am selben Ort: bei einem steckengebliebenen Projekt und einem erschöpften Team. Der bessere Weg ist, einen einzigen Ablauf zu wählen. Diese Fragen helfen bei der Wahl:

• Welche Aufgabe wiederholt sich jede Woche auf dieselbe Weise?
• Welche Aufgabe kostet einen Kunden oder Geld, wenn sie vergessen wird?
• Welche Information wird heute an zwei getrennten Stellen geschrieben?
• Welche Frage stellt die Führungskraft jeden Morgen allen einzeln?

Gemeinsam ist den Fragen, die Arbeit zu finden, die sich jede Woche wiederholt und Kunden oder Geld kostet, wenn sie vergessen wird. In den meisten Unternehmen führen diese Fragen zur Angebotsnachverfolgung: Eine Preisanfrage kommt, ein Angebot geht hinaus, man wartet auf Antwort, und das Nachfassen hängt davon ab, dass sich jemand erinnert. Wenn Sie die Angebotsnachverfolgung für sich allein angehen wollen, finden Sie die Kriterien für die Auswahl einer Angebotssoftware im Ratgeber wie man eine Angebotssoftware auswählt.

Für einen Vertriebler ist der einfachste Eintrag der, den er nie gesondert erfasst. Wenn die Antwort per WhatsApp das Gespräch auf der Karte ablegt, der Versand des Angebots die Verkaufschance aktualisiert und das Vorbeigehen am Gerät die Anwesenheit erfasst, muss das Team nichts Neues lernen; es macht einfach seine Arbeit.

Auch die Rolle der Führungskraft ändert sich. Statt in der Besprechung zu fragen, ob alle ihre Daten eingetragen haben, schaut sie morgens mit allen auf dieselbe Liste. Stimmt die Liste, vertraut das Team ihr und pflegt die Liste, der es vertraut. Ein Team nimmt ein System nicht an einem Schulungstag an; die Annahme kommt mit diesem gegenseitigen Vertrauen. Ein Rat: Fügen Sie den zweiten Ablauf erst hinzu, wenn der erste sitzt. Eine Gewohnheit entsteht schnell, zerbricht aber leicht; kommen zwei neue Abläufe gleichzeitig, nutzt das Team beide nur halb.

An einem Punkt jedes Gesprächs über Digitalisierung kommen diese Fragen: Auf wessen Server liegen die Daten, wohin gehen die personenbezogenen Daten von Mitarbeitenden und Kunden, was passiert mit den Datensätzen, wenn der Softwareanbieter wechselt? Bleiben die Antworten vage, bleibt auch die Entscheidung vage, und das Projekt wird verschoben. Deshalb gehören Hosting-Ort, Sicherung, Updates und Datenexport von Anfang an in den Vertrag. Leitfäden für Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, veröffentlicht die türkische Datenschutzbehörde auf ihrer Seite mit Leitfäden; ein Blick darauf vor dem Vertragsgespräch schärft die Liste Ihrer Fragen.

Den Unterschied zwischen Cloud und eigenem Server und wo personenbezogene Daten liegen, beschreiben wir ausführlich im Beitrag Cloud oder eigener Server aus Sicht der KVKK (türkisches Datenschutzgesetz, vergleichbar mit der DSGVO); hier geht es nur um den richtigen Zeitpunkt.

In Corex360 laufen WhatsApp und Instagram in einem Posteingang zusammen; auch Firmen-E-Mail und Anrufe der Telefonanlage werden mit derselben Kundenkarte verknüpft. Angebot und Vertrag stehen auf derselben Kundenkarte; das unterschriebene Dokument bleibt in Corex Drive an den Datensatz gebunden. Das Zeiterfassungsgerät wird an den Kern angebunden; Urlaubs- und Vorschussanträge durchlaufen einen Freigabeablauf.

Der Anfang ist eine einzige Regel. X AI verfolgt regelgebundene Arbeit, legt bei einem Regelverstoß eine Aufgabe an und weist sie der verantwortlichen Person zu. Für die erste Regel führen die Fragen nach Arbeit, die sich wiederholt und Geld kostet, wenn sie vergessen wird, in den meisten Unternehmen zur Angebotsnachverfolgung; hat sich die Gewohnheit gesetzt, folgt die zweite Regel. X AI zeigt Ihnen jeden Morgen in einer Liste, was es erledigt hat, was wartet und was es Sie fragt; bei Entscheidungen über Geld, Verträge und Menschen hält es an und fragt.

Zurück zum Verpackungshändler in Gaziantep. Als erster Ablauf wird die Angebotsnachverfolgung gewählt. Eine Preisanfrage über WhatsApp landet auf der Karte, das Angebot wird dort erstellt; kommt keine Antwort, setzt X AI eine Erinnerung oben auf die Liste, und sie geht mit Freigabe des Vertrieblers hinaus. Die Geschäftsführung schaut morgens auf dieselbe Liste. Buchhaltungs- und Personaldaten kommen in denselben Kern, sobald dieser Ablauf sitzt.

Ihre bestehende Kunden- und Kontaktliste übernehmen wir gemeinsam. Die Installation erfolgt in einem eigenen Bereich für Ihr Unternehmen in der Corex360 Cloud oder auf Ihrem eigenen Server; in beiden Fällen arbeitet dieselbe Sicherheitsschicht.

Nicht jedes Unternehmen braucht heute eine Unternehmenssoftware. In einem Betrieb, in dem die Inhaberin selbst mit den Kunden spricht, die Rechnungen an die Steuerberatung schickt und das Team aus wenigen Personen besteht, kann ein sauber geführtes Buch oder eine Tabelle genügen. Sind verstreute Daten nicht das Problem, löst Digitalisierung nichts, sondern schafft neue Arbeit.

Noch ein Punkt: Digitalisierung ist kein Projekt, das einmal erledigt und abgeschlossen ist. Sitzt der erste Ablauf, folgt der zweite, danach der dritte. Bei jedem Schritt ist die Frage dieselbe: Welche Information wird immer noch an zwei Stellen geschrieben?

Wo sich Prozesse nicht beschreiben lassen, steht zuerst ein Gespräch an. Wer gibt ein Angebot frei, wer darf Rabatte gewähren, bei wem wird Urlaub beantragt: Ist das nicht schriftlich festgelegt, beschleunigt Software nur die Unklarheit. Sind die Antworten klar, listen wir in der Demo gemeinsam die Tools auf, die Sie heute nutzen, und die Informationen, die Sie doppelt schreiben, und richten den ersten Ablauf am Bildschirm mit Ihren eigenen Daten ein.