Was ist Business Intelligence, und wie unterscheidet sie sich von Berichten und KPI-Dashboards?

Beispielszenario: Denken Sie an den Geschäftsführer eines Möbelherstellers in Kayseri. Jeden Morgen schaut er an mehreren Stellen nach: in die Angebotsliste des Vertriebs, in die Zahlungsdatei der Buchhaltung, in den Auftragskalender der Produktion und in die Anwesenheitsliste des Personals. Jede Datei stimmt für sich. Doch die Antwort auf die Frage „Mit welchem Kunden sollte ich diese Woche sprechen?“ steht in keiner davon; sie liegt dort, wo sich diese Dateien überschneiden.

Business Intelligence nimmt diese Überschneidung aus dem Kopf der Führungskraft. Sie zeigt den Kunden mit offenem Angebot und überfälliger Zahlung in derselben Zeile und bringt den auslaufenden Vertrag zusammen mit dem Datum des letzten Gesprächs mit diesem Kunden. Die Arbeit der Führungskraft besteht nicht mehr darin, Dateien zusammenzuführen, sondern Entscheidungen zu treffen.

Die Definition der amtlichen Statistik beschreibt dieselbe Aufgabe. Nach Eurostat greift Business-Intelligence-Software auf Daten aus internen Informationssystemen und externen Quellen zu, analysiert sie und stellt die Ergebnisse als Berichte, Zusammenfassungen, Dashboards, Grafiken und Karten dar; Ziel ist, den Nutzern detaillierte Einblicke für Entscheidungen und strategische Planung zu geben. Die Definition steht zusammen mit den Definitionen von ERP und CRM auf der Seite von Eurostat zur E-Business-Integration. Auffällig ist das Wort Zugriff: Business Intelligence erzeugt keine Daten, sie liest die Datensätze, die andere Systeme führen.

• Quelldaten: Kunden, Angebote, Verträge, Rechnungen, Anwesenheit und Einsatzberichte.
• Verknüpfung: Die Einträge desselben Kunden oder derselben Mitarbeiterin erkennen einander.
• Regeln: Die Führungskraft legt fest, was Aufmerksamkeit braucht.
• Darstellung: Kennzahlen, Warnungen und Aufgaben.

Fehlt einer dieser Bausteine, gerät das Gefüge ins Wanken. Ohne Einträge gibt es nichts zu zeigen; ohne Verknüpfung erscheint derselbe Kunde in zwei Zeilen; ohne Regeln steht alles mit gleichem Gewicht in der Liste; ohne Darstellung schaut niemand hin. Ein häufiger Fehler: viel Mühe in die Darstellung stecken und die Verknüpfung auslassen. Die Diagramme sind sorgfältig gestaltet, aber derselbe Kunde taucht unter verschiedenen Namen auf.

Die drei Ebenen speisen sich aus demselben Datensatz, und keine ersetzt die andere. Berichte braucht man für Prüfung und Archiv, ein Dashboard zeigt die Richtung des Teams; wie Kennzahlen gewählt werden, erklären wir im Beitrag Was ist ein KPI-Dashboard. Eine regelbasierte Warnung verbindet die Kennzahl mit einer Handlung: Wird ein Schwellenwert überschritten, legt sie fest, wer was bis wann tut. Fehlen darunter verknüpfte Datensätze, bleiben alle drei Ebenen lückenhaft.

Wo es eingesetzt wird, hängt davon ab, wo im Unternehmen entschieden wird. Derselbe Datensatz beantwortet an jedem Schreibtisch eine andere Frage:

• Vertrieb: Welches Angebot ist unbeantwortet geblieben, mit welchem Kunden wurde lange nicht gesprochen, welcher Vertrag läuft bald aus?
• Finanzen: Welche Zahlung wird fällig, welcher Kunde hat zugleich ein offenes Angebot und eine überfällige Zahlung?
• Personal: Wessen Anwesenheitseintrag fehlt, welcher Urlaubsantrag kollidiert mit dem Kalender?
• Außendienst und Betrieb: Welches Fahrzeug muss bald zur Wartung, welcher Einsatzbericht ist nicht eingegangen, welcher Projektschritt verspätet sich?

In jedem Bereich liegt der Wert darin, dass hinter der Warnung der Datensatz steht. Zeigt eine Warnung „Zahlungsrisiko“ beim Öffnen nicht Kundenkarte, Vertrag und letztes Gespräch, greift die Führungskraft wieder zum Telefon. Diese Verbindung zwischen Warnung und Datensatz unterscheidet Business Intelligence von einer Sammlung von Diagrammen.

Zurück zum Geschäftsführer in Kayseri. Business Intelligence zeigt in derselben Zeile einen Kunden mit offenem Angebot, dessen Zahlung außerdem überfällig ist. Beim Öffnen der Zeile erscheint die Kundenkarte, und man sieht, dass das letzte Gespräch schon eine ganze Weile zurückliegt. Der Geschäftsführer hinterlässt der Vertriebsleitung eine kurze Aufgabe und geht zur nächsten Zeile. Die Besprechung vergeht mit solchen Entscheidungen statt mit dem Lesen von Dateien.

Business Intelligence gilt meist als separates Projekt, das große Unternehmen mit einem Datenteam aufsetzen: Data Warehouse, Datenübertragung, eine Einrichtung, die Monate dauert. Deshalb schieben kleine und mittlere Unternehmen sie mit dem Gedanken „nichts für uns“ auf. Je länger sie warten, desto mehr Dateien verteilen sich die Daten.

Im KMU ist der Bedarf schlichter. Der Inhaber führt alles im Kopf zusammen; wächst das Unternehmen, reicht dieser Kopf nicht mehr. Hier entsteht Business Intelligence von selbst daraus, dass der Datensatz an einer Stelle geführt wird. Liegt der Datensatz an einer Stelle, braucht es kein eigenes Projekt, um die Überschneidung zu sehen. Ein kleines Unternehmen hat auch einen Vorteil: Regeln zu schreiben ist einfach. In einer großen Organisation kann es ein langer Prozess sein, zu klären, wessen Freigabe die Änderung eines Schwellenwerts braucht; im KMU sagt die Führungskraft „Zeig mir morgens die Verträge, die bald auslaufen“, und die Regel ist am selben Tag geschrieben.

In Corex360 liegen Kunden-, Vertrags-, Rechnungs-, Personal-, Fahrzeug- und Projektdatensätze im selben Kern. X AI liest diese Datensätze, legt bei angebundener Firmen-E-Mail auch eingehende E-Mails auf der Karte ab und bereitet jeden Morgen das Briefing vor: was es getan hat, was wartet, was es Sie fragt. Das Briefing erscheint in der iOS- und Android-App und im Browser; am Ende des Tages kommt noch eine Zusammenfassung. Diesen Ablauf sehen Sie über einen Arbeitstag hinweg auf der Seite zum Tag der Führungskraft.

Was nach vorne kommt, bestimmt die Regel. X AI verfolgt regelgebundene Arbeit; die Definition der Regel-Engine im Glossar beschreibt diesen Aufbau. An ein unbeantwortetes Angebot wird erinnert; Beginn- und Enddatum des Vertrags stehen auf der Vertragskarte; eine nicht beendete Schicht schließt das System, und sie geht mit der Erläuterung des Mitarbeiters zur Freigabe. Der Unterschied ist, dass ein Thema, das eine Entscheidung braucht, nicht bis zum Monatsende wartet.

Die Entscheidung bleibt bei der Führungskraft. X AI schlägt vor und fragt; Versand, Rabatt, Zahlung, Urlaub und Berechtigungen warten auf Freigabe, und jede Freigabe wird mit Wer, Wann und von welchem Gerät protokolliert.

Um es offen zu sagen: Die Business Intelligence von Corex360 wird nicht als separates Berichtswerkzeug eingerichtet, sie liest die Datensätze, die im Kern ankommen. Wenn Sie ein Data-Warehouse-Projekt suchen, das Daten aus vielen externen Systemen sammelt, statistische Modelle aufbaut und Analysten freie Abfragen schreiben lässt, wurde der hier beschriebene Aufbau nicht für diesen Bedarf gebaut. Liegen Ihre Datensätze heute noch auf Papier oder in persönlichen Dateien, müssen sie zuerst an einen Ort gebracht werden; ein leerer Kern liefert keine Entscheidungen.

Setzen wir auch die richtige Erwartung: Business Intelligence macht aus einer schlechten Entscheidung keine gute, sie holt nur den Tag der Entscheidung nach vorn. Welches Angebot nachverfolgt wird und welcher Kunde einen Rabatt bekommt, entscheiden weiterhin Sie; der Unterschied ist, dass Sie es an dem Tag tun, an dem das Thema aufkommt, ohne auf den Monatsabschluss zu warten.

Wählen Sie für den Einstieg eine einzige Frage: „Welches Angebot ist unbeantwortet geblieben?“ oder „Welcher Vertrag läuft aus?“ Schreiben Sie die Regel, die darauf antwortet, und schauen Sie eine Weile nur auf sie. Sitzt die Gewohnheit, kommt die nächste Frage über denselben Bildschirm hinzu.