Überstunden berechnen: Stunden, Vergütung und Freizeitausgleich

Die Schwelle ist wöchentlich. In einer Woche mit einem langen Tag und einem früheren Feierabend am nächsten Tag entstehen keine Überstunden im Sinne des Gesetzes, solange die Summe die fünfundvierzig Stunden nach Artikel 41 nicht übersteigt. Artikel 63 legt die allgemeine Arbeitszeit auf höchstens fünfundvierzig Stunden pro Woche fest und erlaubt, dass diese Zeit nach Vereinbarung der Parteien ungleich auf die Tage verteilt wird, sofern elf Stunden am Tag nicht überschritten werden. Diese Regelung heißt Arbeitszeitausgleich.

Gibt es einen Arbeitszeitausgleich, ist nicht mehr die einzelne Woche der Maßstab. Nach Artikel 63 darf in diesem Fall der Wochendurchschnitt innerhalb eines Zeitraums von zwei Monaten die normale Arbeitszeit nicht überschreiten; per Tarifvertrag kann dieser Zeitraum auf bis zu vier Monate verlängert werden. Artikel 41 besagt zudem, dass in einem Betrieb mit Arbeitszeitausgleich Arbeit über fünfundvierzig Stunden in einzelnen Wochen nicht als Überstunde gilt, solange der Durchschnitt nicht überschritten wird.

Beispielszenario: Denken Sie an einen Kunststoffspritzguss-Betrieb in Gebze mit Schichtarbeit. Sieht der Vertrag eine Wochenarbeitszeit von vierzig Stunden vor, wird nach Artikel 41 die Arbeit von der einundvierzigsten bis zur fünfundvierzigsten Stunde als Mehrarbeit und alles über fünfundvierzig als Überstunde getrennt berechnet. Wendet der Betrieb einen Arbeitszeitausgleich an, kann eine volle Woche durch eine ruhigere Woche ausgeglichen werden.

Die beiden Gruppen getrennt zu führen, hilft auch bei der Lohnabrechnung. Da Mehrarbeit und Überstunden mit unterschiedlichen Sätzen vergütet werden, lässt sich später nicht mehr aufschlüsseln, welche Stunde mit welchem Satz bezahlt wurde, wenn beide in einer Zeile addiert werden. Stehen die beiden Gruppen im Wochennachweis in getrennten Spalten, werden sowohl die Berechnung als auch die Antwort auf die Frage eines Mitarbeitenden einfacher.

Die Berechnung folgt für jeden Mitarbeitenden derselben Reihenfolge. Zuerst wird die Wochensumme aus der Erfassung ermittelt, dann mit der Schwelle verglichen, dann mit dem Stundenlohn und dem gesetzlichen Satz multipliziert:

• Die Summe der in der Woche gearbeiteten Stunden wird aus der Zeiterfassung übernommen.
• Die Stunden zwischen der vertraglichen Wochenarbeitszeit und den fünfundvierzig Stunden nach Artikel 41 werden als Mehrarbeit ausgewiesen.
• Nach Artikel 41 werden die Stunden über fünfundvierzig als Überstunden ausgewiesen.
• Der normale Stundenlohn wird nach Ihrer Lohnabrechnungsregel aus dem Lohn des Mitarbeitenden abgeleitet.
• Jede Gruppe wird mit dem um ihren eigenen Satz erhöhten Stundenlohn multipliziert.

Wie der Stundenlohn aus dem Monatslohn abgeleitet wird, ist Sache Ihrer Lohnabrechnungspraxis und sollte jeden Monat nach derselben Regel erfolgen. In der Werkstatt in Gebze liegt die Schwierigkeit meist nicht in der Multiplikation. Bleibt unklar, welcher Woche eine Stunde in einer Woche mit Schichtwechsel zugerechnet wird oder wie eine Schicht über Mitternacht aufgeteilt wird, können für denselben Mitarbeitenden zwei verschiedene Ergebnisse entstehen.

Artikel 41 macht den Freizeitausgleich vom Wunsch des Arbeitnehmers abhängig; er wählt die Freizeit statt der Vergütung. Derselbe Artikel sagt, dass diese Zeit innerhalb von sechs Monaten, während der Arbeitszeit und ohne Lohnkürzung genommen wird. Wird Freizeit gewählt, endet die Berechnung deshalb nicht, sondern es entsteht ein Saldo: wie viele Stunden erworben, wie viele genommen wurden, und wann die Sechsmonatsfrist nach Artikel 41 abläuft.

Wird der Saldo neben dem Urlaubsdatensatz geführt, gibt es weniger Verwirrung. Fragt ein Mitarbeitender nach seiner verbleibenden Freizeit, kommt die Antwort aus einem Datensatz; die Führungskraft sieht zusammen mit dem Urlaubskalender, wer wann fehlt.

Artikel 9 der Verordnung besagt, dass die Zustimmung bei Abschluss des Arbeitsvertrags oder bei Entstehen des Bedarfs eingeholt werden kann. Nach demselben Artikel 9 kann ein Arbeitnehmer, der keine Überstunden mehr leisten möchte, seine Zustimmung mit einer schriftlichen Mitteilung dreißig Tage im Voraus widerrufen. Für Überstunden aus zwingenden Gründen oder in Notfällen ist keine Zustimmung erforderlich; Artikel 42 nennt zwingende Gründe wie Störungen und dringende Arbeiten, unter der Bedingung, dass Arbeitnehmer, die Überstunden leisten, angemessene Ruhezeit erhalten.

Die Jahresgrenze ist das zweite Standbein der Berechnung. Selbst wenn die Wochenrechnung stimmt, kann die Grenze unbemerkt überschritten werden, wenn niemand die übers Jahr angesammelten Stunden sieht. Artikel 41 besagt außerdem, dass bei Nachtarbeit und bei Tätigkeiten, deren Arbeitszeit aus gesundheitlichen Gründen verkürzt ist, keine Überstunden geleistet werden dürfen. Eine kurze Definition des Begriffs finden Sie im Glossareintrag Überstunden.

Vergisst ein Mitarbeitender, beim Gehen die Karte einzulesen, lässt das System die Gehen-Buchung entweder leer oder trägt das Schichtende ein. Beides ist falsch: Das eine löscht Stunden, das andere kann Stunden erzeugen, die es nie gab. Wird spätes Gehen erfasst, aber nicht zur Genehmigung vorgelegt, weiß am Monatsende niemand mehr, ob diese Stunden Überstunden oder eine persönliche Verzögerung waren.

Deshalb hängt die Qualität der Überstundenberechnung von der Qualität des Zeiterfassungssystems ab. Wie Kommen- und Gehen-Buchungen geführt werden und welche Geräte zum Einsatz kommen, erklärt der Beitrag Was ist Zeiterfassung (PDKS).

Wer vor dem Monatsende prüft, ob jeder Überstundeneintrag die folgenden Angaben vollständig enthält, erspart sich den größten Teil der Rechenarbeit:

• Kommen- und Gehen-Zeiten vollständig; vom System selbst geschlossene Gehen-Buchungen gesondert gekennzeichnet.
• Dass die Überstunden von der Führungskraft genehmigt wurden, und das Datum der Genehmigung.
• Dass die schriftliche Zustimmung des Mitarbeitenden zu Überstunden in der Personalakte liegt.
• Ob Vergütung oder Freizeitausgleich gewählt wurde, und der Freizeitsaldo.
• Die seit Jahresbeginn angesammelte Summe der Überstunden.

Die vier Entscheidungen in diesem Abschnitt wurden im System Yargıtay Karar Arama (Entscheidungssuche des Kassationshofs) gelesen. Jede Zeile fasst die Begründung kurz zusammen und ersetzt die Entscheidung nicht; den Volltext finden Sie, indem Sie Senat, Aktenzeichen und Entscheidungsnummer in die Suchmaske eingeben.

Gemeinsam ist den vier Entscheidungen weniger das Vorhandensein einer Aufzeichnung als ihre Zuverlässigkeit. Das Gericht wägt ab, wer die Aufzeichnung wann ändern konnte, ob sie mit den übrigen Unterlagen übereinstimmt und ob vom System selbst geschlossene Austritte gesondert erkennbar sind. Die Spur, die zeigt, wer in einer Aufzeichnung was wann geändert hat, heißt Prüfprotokoll. Dieser Abschnitt dient der Information und ist keine Rechtsberatung; wenden Sie sich bei einem konkreten Streitfall an Ihren Anwalt.

In der Freigabezentrale landet nicht allein spätes Gehen. Auch Schichten, die nicht beendet und vom System zur Schichtzeit geschlossen wurden, verspätetes Kommen und Gehen außerhalb des Standorts kommen zur Freigabe. Im Eintrag sind Erläuterung und Abteilung des Mitarbeitenden zu sehen. So kommen die beiden Fehler, die den Monatsabschluss durcheinanderbringen, die nicht geschlossene Gehen-Buchung und das nicht genehmigte späte Gehen, zur Führungskraft, bevor das Monatsende erreicht ist.

Überstundenfreigaben, Urlaubs- und Vorschussanträge und der Zeitnachweis liegen im selben Modul. Das gesamte Modul zeigt die Seite Corex360 Personal. Satz und Jahresgrenze bestimmt das Gesetz; Aufgabe von Corex360 ist, dass die Stunden, die in die Berechnung eingehen, richtig und genehmigt sind.