Wie man Urlaub verwaltet und Überschneidungen im Kalender vermeidet

• Antrag: Beschäftigte geben Art und Zeitraum des Urlaubs selbst ein.
• Freigabe: Der Antrag geht an die Führungskraft; Zustimmung oder Ablehnung wird erfasst.
• Kalender: Genehmigter Urlaub erscheint im Teamkalender.
• Saldo: genutzter und verbleibender Urlaubsanspruch wird aktualisiert.
• Lohnabrechnung: Je nach Urlaubsart gehen Daten in die Lohnberechnung.

Beispielszenario: Stellen Sie sich ein Ingenieurbüro in Ankara vor. Im Sommer möchte der Großteil des Teams dieselben Wochen frei haben. Die Anträge sammeln sich auf dem Flur, in der WhatsApp-Gruppe und auf einer Liste auf dem Schreibtisch der Führungskraft. Mitte Juli, kurz vor einer Projektabgabe, fällt auf, dass niemand mehr im Büro sein wird. Die eigentliche Aufgabe einer Verfolgungssoftware ist, dieses Durcheinander an einem Ort zu bündeln. Woher ein Antrag auch kommt, er landet im selben Datensatz; die Führungskraft sieht beim Freigeben den Teamkalender, und das Personalwesen sieht beim Erstellen der Lohnabrechnung den genehmigten Urlaub.

Jemand fragt die Führungskraft im Vorbeigehen, und die Führungskraft sagt ja. HR erfährt nichts oder erst Wochen später. Am Abrechnungstag wird dieser Urlaub entweder nicht verbucht oder als falsche Art. Der Resturlaub wird dann am Jahresende zum Streitthema. Der Resturlaub ist ein eigenes Problem. Der Mitarbeiter fragt die Personalabteilung, wie viele Tage übrig sind, die Personalabteilung sieht in die Akte, und die Akte kennt den aus dem Vorjahr übertragenen Urlaub nicht. Dieselbe Frage wird im Jahr immer wieder gestellt, und die Antwort fällt jedes Mal etwas anders aus.

Dass das Formular aus Papier ist, ist allein noch kein Problem; das Problem ist, dass der Eintrag nicht an einer Stelle liegt. Solange die Person, die den Antrag annimmt, die Person, die ihn freigibt, und die Person, die die Lohnabrechnung macht, nicht denselben Eintrag sehen, bleibt der Urlaub im Gedächtnis eines Einzelnen. Geht diese Person selbst in Urlaub, fährt der Urlaubseintrag mit ihr in die Ferien.

Im Büro in Ankara liegt das Problem nicht in der Menge des Urlaubs, sondern im Zeitpunkt. Wenn Ingenieure im selben Projekt dieselbe Woche beantragen und jeder einzeln genehmigt wird, sieht die genehmigende Führungskraft jeden Antrag für sich, nie den Kalender als Ganzes.

Was als Überschneidung gilt, ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Häufig verwendete Maßstäbe sind:

• Mindestens eine Person in derselben Rolle bleibt im Dienst.
• Urlaub wird in der Lieferwoche eines Projekts abgelehnt oder begrenzt.
• Anträge für die Hochsaison werden im Voraus gesammelt.
• Anträge rund um gesetzliche Feiertage werden der Reihe nach bearbeitet.

In Corex360 geht ein Urlaubsantrag zur Freigabe an die Führungskraft. Die Freigabe wird mit Angabe von wer und wann erfasst. Im Büro in Ankara spricht die Führungskraft mit dem Mitarbeitenden, bevor sie einen Antrag freigibt, der in die Abgabewoche fällt. Die Termine verschieben sich, das Büro ist in dieser Woche nicht leer, und die Entscheidung bleibt im Datensatz.

In einem kleinen Unternehmen geht der Antrag direkt an die Führungskraft. In einer größeren Struktur sieht zuerst die Teamleitung darauf, dann die Abteilungsleitung. Welche Struktur auch gewählt wird, eine mündliche Freigabe ist kein Eintrag; am Monatsende zu sagen, man habe zugestimmt, beweist nichts.

Eine Freigabekette hat auch ein Tempo. Wartet ein Antrag tagelang auf Freigabe, kann der Mitarbeitende nicht planen, kein Ticket kaufen und kehrt am Ende zur mündlichen Zusage zurück. Landet der Antrag sofort bei der Führungskraft, wird das Warten kürzer. Der Freigabeeintrag zahlt sich auch später aus. Muss beim Ausscheiden eines Mitarbeiters der Resturlaub berechnet werden, sollte unstrittig sein, welcher Urlaub wann genommen und von wem freigegeben wurde.

In Corex360 laufen Urlaubs-, Vorschuss- und Überstundenanträge über denselben Freigabeablauf im Modul Personalwesen. Die Seite der Personalsoftware, die diesen Ablauf trägt, beschreiben wir gesondert am Tag einer Verantwortlichen für Buchhaltung und Personal.

Bezahlter Urlaub, unbezahlter Urlaub, Krankmeldung und Sonderurlaub werden in der Lohnabrechnung unterschiedlich behandelt. Wird die Art falsch oder gar nicht erfasst, zeigt sich der Abrechnungsfehler am Monatsende.

Sonderurlaub und halbe Urlaubstage verlangen hier besondere Sorgfalt. Der Mitarbeiter geht nach der Mittagspause, die Zeiterfassung verbucht ein frühes Gehen; ohne Urlaubseintrag sieht dieses frühe Gehen wie eine Lücke aus, und am Monatsende wird er um eine Erklärung gebeten. In Corex360 steht der genehmigte Urlaub auf der Personalkarte; auch der Kommen-Gehen-Eintrag des Zeiterfassungsgeräts steht auf derselben Personalkarte.

Der Teamkalender zeigt, wer an welchem Tag abwesend ist; den Grund muss er nicht zeigen. Die Krankmeldung eines Mitarbeiters geht nicht jeden etwas an, der den Kalender sieht. Für die Planung des Teams reicht der Eintrag „abwesend“. Zur Fairness gehört auch Beständigkeit. Wird in derselben vollen Woche ein Antrag genehmigt und ein anderer abgelehnt, muss die Begründung im Datensatz stehen; eine Ablehnung ohne Begründung beschädigt das Vertrauen im Team.

In Corex360 ist der Zugriff rollenbasiert und wird protokolliert. Auch die Fairness kommt aus demselben Datensatz: Sind Urlaubsentscheidungen im Kalender sichtbar, stützt sich der Streit darüber, wer was bekommen hat, auf den Datensatz, nicht auf Vermutungen. Diesen Ansatz, bei dem der Maßstab aus dem Datensatz kommt, vertiefen wir auf der Seite Messen Sie das Team fair.

Ein Urlaubsantrag geht im Modul Personalwesen von Corex360 zur Freigabe an die Führungskraft; Urlaubs-, Vorschuss- und Überstundenanträge durchlaufen denselben Freigabeablauf. Die Freigabe wird mit der Angabe erfasst, wer sie erteilt hat und wann. Der genehmigte Urlaub steht auf der Personalkarte, und der Kommen-Gehen-Eintrag aus dem Zeiterfassungsgerät liegt auf derselben Karte. So erscheint das frühe Gehen eines Mitarbeitenden, der mit einem halben Urlaubstag mittags geht, am Monatsende nicht als Fehlzeit.

Im Personalmodul gibt es unter dem Punkt Zeiterfassung Bildschirme für Kommen und Gehen, Schichtverwaltung, Überstundenerfassung, Anwesenheitserfassung, Stundenzettel und Urlaubskalender. Die Antragsabläufe umfassen Urlaub, Vorschuss, Reisekosten und Zahlungsanträge. In der Freigabezentrale kommen auch Zeiterfassungsereignisse wie verspätetes Kommen oder Gehen außerhalb des Standorts zur Freigabe; der Eintrag zeigt die Erläuterung und die Abteilung des Mitarbeiters. Eine Berechnung des Resturlaubs wird nicht zugesagt.