Urlaubsverwaltung: Papierformular oder digitaler Ablauf

Beispielszenario: Denken Sie an einen Händler für Landmaschinen in Konya. Im Büro arbeiten einige Personen, in der Werkstatt einige Techniker. Urlaubsanträge laufen über ein gedrucktes Formular, der Inhaber unterschreibt, das Formular kommt in einen Ordner. Der Inhaber sieht jeden Antrag, hat den Kalender im Kopf und prüft den Resturlaub einmal im Jahr mit der Buchhaltung.

Gibt es keinen Grund, diese Ordnung zu ändern, ändern Sie sie nicht. Auf Papier zu bleiben heißt nicht, zurückzubleiben; womit die Digitalisierung im übrigen Unternehmen beginnt, lesen Sie im Beitrag Digitalisierung in KMU. Wichtig ist, dass Formular und Resturlaub an einer Stelle und in der Hand einer verantwortlichen Person liegen; diese Regel gilt auf Papier wie digital.

• Das Formular liegt tagelang auf dem Schreibtisch der Person, die es freigeben soll.
• Mitarbeitende in Filiale, auf der Baustelle oder im Außendienst können das Formular nur abgeben, wenn sie in der Zentrale vorbeikommen.
• Fragt ein Mitarbeiter nach seinem Resturlaub, ändert sich die Antwort von Liste zu Liste.
• Am Tag der Lohnabrechnung läuft die Buchhaltung fehlenden Formularen hinterher.

Wenn der Händler in Konya eine Filiale eröffnet, kann das erste Zeichen am Tag der Lohnabrechnung kommen. Unterschreibt der Filialleiter die Formulare und schickt sie nicht an die Zentrale, sehen die Urlaubstage eines Technikers wie Fehlzeiten aus, und es gibt Streit über einen Lohnabzug. Selbst wenn das Problem noch am selben Tag gelöst wird, bleibt im Team eine Frage zurück: Ist mein Urlaubseintrag sicher? Das Papier erfüllt seinen Zweck; verloren geht die Zeit in den Tagen, in denen die Information unterwegs ist.

Eine neue Filiale ist nicht der einzige Grund. Ein Serviceteam im Außendienst, eine Produktionslinie im Schichtbetrieb oder ein Büro, dessen Führungskraft oft reist, haben dasselbe Problem: Das Formular ist nicht dort, wo die Person ist, die es unterschreibt.

Die beiden Spalten der Tabelle zeigen unterschiedliche Kosten. Ein Papierformular ist sofort nutzbar und braucht keine Schulung; es wandert aber von Schreibtisch zu Schreibtisch und von der Filiale zur Zentrale, der Resturlaub wird auf einer separaten Liste von Hand abgezogen, und die Listen können mit der Zeit auseinanderlaufen. Im digitalen Ablauf erreicht der Antrag die freigebende Person, sobald er eingegeben ist, und der Resturlaub wird aus einem einzigen Datensatz gelesen; im Gegenzug müssen Urlaubsarten definiert werden, es fallen Softwarekosten an, und mündliche Freigaben müssen aufhören.

• Personalabteilung: ermittelt den Resturlaub jedes Mitarbeiters und bereitet ihn für den Umstellungstag vor.
• Freigebende Führungskräfte: hören auf, im Flur mündlich freizugeben, und geben Anträge nur noch im Datensatz frei.
• Steuerberater oder Buchhaltung: bewertet die Form der Urlaubsaufzeichnung und die Aufbewahrung der alten Formulare.
• Teamleiter: helfen den Mitarbeitenden in Filiale und Außendienst, den ersten Antrag richtig einzugeben.

Auch die Mitarbeitenden haben eine Rolle: ihren Saldo vor der Umstellung prüfen und den ersten Antrag über den digitalen Ablauf stellen. Wird umgestellt, bevor ein Mitarbeiter seinen Saldo bestätigt hat, kommt der erste Einwand nach dem Umstellungstag und erschüttert das Vertrauen in den neuen Datensatz. Beim Händler in Konya liegt die Hauptlast dieser Arbeit bei der Buchhaltungskraft, die auch das Personalwesen betreut. Die Rolle des Inhabers ist eine einzige Entscheidung: ab diesem Tag keine Papierformulare mehr zu unterschreiben. Unterschreibt der Inhaber weiter, kehrt auch das Team zum Papier zurück.

Der teuerste Fehler steckt im Saldo. Ist der vom Papier übernommene Resturlaub falsch, verliert der Mitarbeiter schon am ersten Tag das Vertrauen in das neue System. Deshalb sollte jedem Mitarbeiter sein Saldo vor der Umstellung gezeigt und von ihm bestätigt werden.

Das zweite Risiko ist die mündliche Freigabe. Gibt die Führungskraft weiterhin im Flur frei, erscheint im System kein freigegebener Urlaub, und die Lohnabrechnung stimmt wieder nicht. Das dritte sind zwei getrennte Datensätze: Werden Papierformulare auch nach der Umstellung angenommen, werden eine Zeit lang zwei Salden geführt, und am Jahresende wird gestritten, welcher stimmt. Die türkische Gesetzgebung erwartet vom Arbeitgeber, dass er Aufzeichnungen über den Jahresurlaub führt; klären Sie die Form der Aufzeichnung mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsberater.

• Wählen Sie einen Termin fern von Hochphasen und vom Beginn der Sommerurlaube.
• Lassen Sie sich vor dem Umstellungstag von jedem Mitarbeiter seinen Saldo bestätigen.
• Legen Sie alte Formulare nach Mitarbeiter geordnet im Archiv ab; die Umstellung auf digital ist kein Grund, sie zu vernichten.
• Kündigen Sie dem Team mit Datum an, dass das Papierformular abgeschafft wird.
• Bestimmen Sie eine Person, die in den ersten Wochen Fragen beantwortet.

Der Händler in Konya kann den Umstellungstag in den Herbst legen, in die Wochen nach dem Ende der Sommerurlaube und nach der Hochsaison der Werkstatt. Die Salden werden den Mitarbeitenden eine Woche vorher gezeigt; am Morgen der Umstellung verschwindet das Papierformular aus der Schublade. Noch offene Papierformulare werden vor der Umstellung entweder freigegeben und im Saldo verbucht oder dem Mitarbeitenden zurückgegeben; so beginnt der erste digitale Antrag mit einem Saldo, den alle bestätigt haben.

Für die Filiale des Händlers in Konya heißt das: Das Formular wartet nicht mehr beim Kurierdienst. Der Techniker stellt den Antrag am Telefon, der Filialleiter gibt ihn am Telefon frei, und die Buchhaltung in der Zentrale sieht den genehmigten Urlaub auf der Personalkarte. Vorschussanträge, Überstundenfreigaben und Arbeitsmittel laufen im selben Modul. Einzelheiten finden Sie auf der Seite Modul Corex360 Personalwesen, häufige Fragen auf der Seite Fragen zu Personal und Zeiterfassung.

In einem kleinen Team, in dem eine einzige Person freigibt und alle im selben Gebäude arbeiten, müssen Sie Corex360 nicht nur für den Urlaub einführen. Der digitale Ablauf lohnt sich, wenn sich das Team verteilt und Urlaubsinformationen die wartende Person rechtzeitig erreichen müssen.