Was ist Angebotsnachverfolgung, und warum bleiben Angebote unbeantwortet

Ein Angebot durchläuft vom Versand bis zum Abschluss einige Zustände. Ein Angebot mit unbekanntem Zustand ist für das Team unsichtbar: Es gilt weder als gewonnen noch als verloren. Nachverfolgung sorgt dafür, dass jedes Angebot in einem dieser Zustände und in jemandes Hand ist.

Neben dem Status machen zwei weitere Angaben ein Angebot sichtbar: die verantwortliche Person und das Datum des nächsten Schritts. Ein Angebot ohne verantwortliche Person gehört allen und niemandem. Ein Angebot ohne Datum wird nur erinnert, wenn der Kunde selbst anruft. Das Versanddatum ergänzt dieses Paar: Wie lange ein Angebot schon auf Antwort wartet, ist nur sichtbar, wenn der Tag des Versands erfasst ist.

Beispielszenario: Stellen Sie sich eine Firma in Bursa vor, die Ersatzteile für Textilmaschinen verkauft. Das Angebot geht an den Wartungsleiter einer Fabrik. Er findet es gut, aber die Freigabe liegt beim Einkauf, und der Einkauf ist in dieser Woche mit der Jahresinventur beschäftigt. Das Angebot wartet in einem E-Mail-Ordner. Der Verkäufer ruft nicht an, um nicht aufdringlich zu wirken.

Böse Absicht steckt nicht dahinter. Der Kunde ist mit anderem beschäftigt, der Entscheider hat gewechselt, oder das Angebot liegt bei der falschen Person. Ausbleibende Antwort ist selten eine Botschaft; meist gibt es eine Lücke, die niemand füllt. Der Verkäufer, der diese Lücke füllt, bekommt in der Regel den Auftrag.

Manchmal liegt das Angebot auch einfach bei der falschen Person. Der Wartungsleiter findet es gut, aber das Budget liegt beim Einkauf, und der Einkauf weiß nichts von dem Angebot. Dann öffnet die Nachfass-Nachricht mit einer Frage eine neue Tür: „Darf ich das Angebot auch an die Person schicken, die entscheidet?“

Das verlässlichste Nachfassdatum ist das, das der Kunde selbst nennt. Wer beim Versand des Angebots fragt „Wann prüfen Sie es?“, macht aus dem Nachfassen keinen Druck, sondern die Erinnerung an eine gegebene Zusage. Dieses Datum wird neben das Angebot geschrieben.

Auch der Kanal wird je nach Kunde gewählt. Manche Kunden lesen E-Mails einmal pro Woche, antworten auf WhatsApp aber sofort; manche gehen nie ans Telefon, antworten aber auf E-Mails. Eine Nachfassnachricht ist kein neues Verkaufsgespräch: Sie ist kurz, höflich und an das Angebot selbst gebunden.

Hat der Kunde am Nachfasstag noch nicht entschieden, bittet man um ein neues Datum und trägt es im Datensatz ein. So bleibt das Angebot an keinem Tag ohne Verantwortlichen oder ohne Datum.

Bei einem Kunden, der den Showroom verlässt, ist das sogar noch einfacher. Während des Besuchs fragt man: „Wann entscheiden Sie, wenn Sie es zu Hause besprochen haben?“, und die Antwort wird auf der Karte notiert. Kommt der Nachfasstag, erinnert der Verkäufer den Kunden an das Datum, das er sich selbst gesetzt hat; der Anruf ist dann eine vereinbarte Verabredung und kein Druck.

Vergleichen Sie das Nachfassdatum auch mit der Gültigkeit des Angebots. Ein Anruf vor Ablauf der Gültigkeit erinnert den Kunden daran, dass er noch Zeit für seine Entscheidung hat; ein Anruf nach Ablauf ist bereits ein neues Preisgespräch. Fällt der Nachfasstag hinter das Gültigkeitsdatum, ist eines der beiden Daten falsch gesetzt.

Eine Erinnerung im Kalender gehört dem Verkäufer. Geht der Verkäufer in den Urlaub, geht der Kalender mit ihm. Eine Regel, die auf dem Datensatz liegt, gehört dagegen zum Angebot: etwa „Erinnere die zuständige Person an ein Angebot im Status gesendet, das innerhalb der von Ihnen festgelegten Frist keine Antwort erhalten hat“. Das Gute an einer Regel ist, dass sie, einmal geschrieben, für alle gleich gilt. Der neue Verkäufer bekommt dieselbe Erinnerung wie der erfahrene. Die Qualität der Nachverfolgung hängt dann von der gemeinsamen Regel des Teams ab, nicht von der Aufmerksamkeit einer Person.

In Corex360 setzt X AI ein unbeantwortetes Angebot oben auf Ihre Liste und erinnert Sie; die Nachricht an den Kunden geht mit Ihrer Freigabe hinaus. Wird eine Regel verletzt, legt X AI eine Aufgabe an und weist sie der verantwortlichen Person zu. Wie Regeln eingerichtet werden, beschreiben wir auf der Seite Überlassen Sie den Ablauf dem Assistenten.

Der Vertriebler verfolgt seine eigenen Angebote; die Führungskraft sieht das Gesamtbild. Stauen sich bei einem Vertriebler viele unbeantwortete Angebote, liegt das Problem vielleicht nicht an mangelndem Willen, sondern an der Verteilung der Arbeitslast. Um das zu sehen, sollte niemand jeden Morgen alle fragen müssen: „Wie ist der Stand?“

In Corex360 landen offene Angebote im Morgenbriefing der Führungskraft; Beginn- und Enddatum des Vertrags stehen auf der Vertragskarte. Welche Fragen Sie bei der Wahl eines Werkzeugs stellen sollten, das offene Angebote nach vorn holt, haben wir im Beitrag Wie wählt man ein Werkzeug für die Angebotsverfolgung gesammelt. Das Briefing ist keine Liste zur Suche nach Schuldigen. Es soll das verstummte Angebot früh sichtbar machen und, wo nötig, den Kunden auswählen, den die Führungskraft selbst anrufen sollte. Manche Kunden wollen vor ihrer Entscheidung die Führungskraft hören; der Datensatz sorgt dafür, dass dieser Moment nicht verpasst wird.

Zurück zum Ersatzteilhändler in Bursa. Notiert er am Tag des Angebotsversands kein Datum für das Nachfassen und sagt sich 'Ich denke schon daran', können dringende Aufträge anderer Fabriken in dieser Woche das Angebot aus seinem Kopf verdrängen, während es im Einkauf still liegt. So entstehen die meisten Fehler: nicht aus böser Absicht, sondern aus einem einzigen Datum, das in einer vollen Woche verloren geht.

• Das Nachfassdatum nicht zusammen mit dem Angebot notieren.
• Jedem Kunden dieselbe Standardnachricht schicken.
• Die Nachverfolgung allein dem Kalender des Vertrieblers überlassen.
• Ein unbeantwortetes Angebot schließen, ohne den Grund festzuhalten.
• Eine Revision in einer neuen Datei statt unter demselben Angebot speichern.

Gemeinsam ist diesen Fehlern, dass der Status des Angebots bei einer Person bleibt. Steht der Status im Datensatz, werden die Fehler sichtbar und lassen sich beheben; ein Fehler, den niemand sieht, wiederholt sich jeden Monat auf dieselbe Weise.

Nicht jedes Angebot wird gewonnen. Werden aber Gründe wie „Preis zu hoch“, „Liefertermin passte nicht“ oder „Projekt verschoben“ festgehalten, sieht das Team mit der Zeit, warum es welche Aufträge verliert. Ein verschobenes Projekt kommt nach einer Weile zurück; der Verkäufer, der an diesem Tag die Karte öffnet, findet das alte Angebot und den Einwand vor.

Es hilft auch, die Abschlussgründe von Zeit zu Zeit gesammelt anzusehen. Taucht derselbe Grund immer wieder auf, liegt das Problem nicht in einzelnen Angeboten, sondern in der Preispolitik, im Lieferplan oder in der Sprache des Angebots. Diese Entscheidung gehört auf den Tisch der Geschäftsleitung, nicht des Vertriebs.

Deshalb gehört die Angebotsnachverfolgung in den Datensatz des Kunden, nicht auf eine separate Liste. In Corex360 liegt das Angebot statt in einer separaten Angebotssoftware im Reiter Angebote der Kundenkarte; den Abschlussgrund im selben Datensatz festzuhalten, sollte eine Teamregel sein.

Das Angebotsformular auf der Website öffnet automatisch eine Karte für die Verkaufschance und landet in der Angebotsliste als Angebotsanfrage über die Website; auf der Karte ist zu sehen, seit wie vielen Tagen die Verkaufschance wartet. Der Angebotsbildschirm hat Zähler für gesendet, angenommen und Erfolg. X AI meldet jeden Morgen die offenen Arbeiten und hält bei Geld-, Vertrags- und Personalentscheidungen an, um zu fragen. In unseren Gruppenunternehmen läuft nach dem Versand eines Angebots die Nachverfolgung automatisch.