PDKS nedir? Giriş çıkış verisi izin ve bordroya nasıl bağlanır

Biyometrik okuyucu, KVKK Kurulu'nun kararıyla mesai takibinde ölçüsüz sayılır; okuyucu seçerken kart, PIN ya da telefondan giriş öne çıkar. Bu parçaların her biri ayrı bir satıcıdan gelebilir. Kapıdaki cihaz bir firmanın, onu okuyan yazılım başka birinin, bordro programı bir başkasınındır. Sorunlar da çoğu zaman parçaların arasında çıkar.

Küçük bir ofiste bu parçalar bir kart okuyucu ile bir Excel dosyasından ibaret olabilir. Vardiyalı bir tesiste ise çalışma takvimi başlı başına bir iştir; vardiya değişimi, hafta sonu çalışması ve resmî tatil ayrı ayrı tanımlanır.

Örnek senaryo: Gebze'de vardiyalı çalışan bir üretim tesisi düşünün. Gece vardiyasındaki bir operatör sabaha karşı çıkış yapar. Kayıt ertesi güne düşer. Takvim vardiyayı bilmiyorsa bu kişi bir gün hiç çıkmamış, ertesi gün de hiç girmemiş görünür.

Aynı şey izinli günde, dış görevde ve eğitimde olur. Cihaz yalnız kapıdan geçeni görür; kapıdan geçmeyenin nedenini bilmez. Nedeni söyleyen başka kayıtlardır: izin talebi, görev, vardiya planı. Gebze'deki tesiste ham kaydı yorumlayan kişi çoğu zaman vardiya amiridir. Amir kimin hangi hatta çalıştığını bilir; sistem bilmez. Amirin bildiği takvime işlenmedikçe her ay aynı düzeltmeler elle yapılır.

İzin çoğu şirkette ayrı yürür: bir form, bir e-posta, bazen bir WhatsApp mesajı. PDKS o gün kimseyi görmez ve devamsızlık yazar. Ay sonunda İK iki listeyi yan yana koyup elle düzeltir. Düzeltmeyi yapan kişi de çoğu zaman izni onaylayan kişi değildir; hangi günün neden düzeltildiği sonradan bilinmez.

Corex360'ta izin talebi İnsan Kaynakları modülünde onay akışından geçer; onay kim ve ne zaman bilgisiyle kayda geçer. PDKS cihazı da aynı çekirdeğe bağlıdır; giriş çıkış kaydı aynı personel kartına düşer.

İzin ile devam birleşince yöneticinin işi de kolaylaşır. Sabah kimin gelmediğine bakarken kimin izinli, kimin dış görevde olduğunu aynı listede görür; geriye kalan boşluk, gerçekten açıklama bekleyen kayıttır.

Bordro hesabı saatlerin toplamından fazlasıdır. Fazla mesai onaylı olmalıdır, izin türü bilinmelidir, avans düşülmelidir. Bu bilgiler ayrı yerlerde duruyorsa bordro günü bir birleştirme gününe döner.

Gebze'deki tesiste bordro günü şöyle geçer: PDKS dökümü alınır, izin listesiyle karşılaştırılır, fazla mesai onayları e-postalardan toplanır, avanslar ayrı bir tablodan eklenir. Her adım bir kopyalama, her kopyalama bir hata ihtimalidir. Hata bordroda değil, çalışanın hesabına yatan ücrette fark edilir ve güveni orada zedeler.

Bu akışı taşıyan yazılıma piyasada PDKS programı denir; ama belirleyici soru, yazılımın kapıdaki cihazla değil bordroyla ne kadar konuştuğudur. Corex360'ta giriş çıkış kaydı personel kartına düşer. Eksik kayıt ve geç giriş gibi günlük sorunları PDKS'de sık yaşanan sorunlar yazısında ayrıca ele aldık.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı ilke kararında mesai takibi amacıyla biyometrik veri işlenmesinin, çalışanın açık rızası olsa bile ölçülülük ilkesini karşılamadığını açıkladı. Kurul kart, PIN, RFID ya da NFC kimlik kartı ve imza çizelgesi gibi daha az müdahaleci yöntemleri gösteriyor. Giriş çıkış yöntemini bu karar ışığında hukuk danışmanınızla birlikte seçin.

Saklama da bir karardır. Devam kaydı ne kadar tutulacak, çalışan ayrıldığında kayda ne olacak, yedeği kim görecek; bu soruların cevabı sistem kurulmadan önce yazılı olmalıdır. Sonradan verilen cevap, çoğu zaman bir şikâyetin ardından verilir.

Corex360'ta devam ve bordro verisine erişim rol bazlıdır ve kayıt altındadır; kişisel veri KVKK kapsamında işlenir. Kurumsal politikanız buluta izin vermiyorsa kurulum kendi sunucunuzda yapılır. İK ve PDKS'ye dair ayrıntılı sorular sitenin SSS bölümünde ayrıca cevaplanır.

Seçimde mevcut cihazla uyum, vardiya kuralları, eksik kaydın ne zaman yakalandığı ve kişisel veriye erişim belirleyicidir; Corex360'ta PDKS cihazı çekirdeğe bağlanır ve giriş çıkış kaydı çalışanın kartında birikir. Okuyucu türlerini, KVKK notlarını ve işyerine göre düzenleri PDKS sistemi seçim rehberinde ayrıntılı anlattık.

PDKS cihazı Corex360'ın çekirdeğine bağlanır ve giriş çıkış kaydı personel kartına düşer. İzin talebi İnsan Kaynakları modülünde onay akışından geçer; onay kim ve ne zaman bilgisiyle kayda geçer ve onaylanan izin devam kaydıyla aynı kartta durur. Devam ve bordro verisine erişim rol bazlıdır ve kayıt altındadır; kurumsal politikanız buluta izin vermiyorsa kurulum kendi sunucunuzda yapılır.

Onaya düşen olaylar şunlardır: bitirilmeyip sistemce vardiya saatiyle kapatılan mesai, geç giriş, lokasyon dışı çıkış ve geç çıkış, yani fazla mesai. Kayıtta personelin açıklaması ve departmanı görünür. PDKS başlığı altında vardiya yönetimi, mesai takibi, devam takibi, puantaj ve izin takvimi ekranları bulunur. Maaş hesaplama ve resmi bildirim vaat edilmez.