PDKS sistemi nasıl seçilir: cihazdan önce kayda bakın

Gebze'deki vardiyalı bir üretim tesisinde kapıdaki cihaz her girişi yazar. Ay sonunda muhasebe cihaz dökümünü, WhatsApp'tan gelen izin mesajlarını ve kâğıttaki mesai onaylarını yan yana koyar, eksikleri tek tek sorar. Cihaz işini yapmıştır; dosya yine de eksiktir. Bu yüzden seçime cihaz kataloğundan değil, ay sonu masasından başlayın. Bugün eksik kayıt ne zaman fark ediliyor, kim düzeltiyor, izin hangi takvimde duruyor, bordroya veri nasıl gidiyor. Bu soruların cevabını yazdığınızda, yeni sistemden ne istediğiniz de ortaya çıkar.

• Kartlı okuyucu ya da kimlik kartı: kurulumu ve kişisel veri tarafı sadedir; kart unutulabilir ya da başkası adına okutulabilir.
• PIN ile giriş: kart taşıma derdini kaldırır; PIN paylaşılabildiği için eksik ve hatalı kaydın düzeltme akışı daha çok çalışır.
• Parmak izi ve yüz tanıma: biyometrik veri işler; KVKK Kurulu'nun ilke kararına göre çalışanın açık rızası olsa bile mesai takibinde ölçülü sayılmaz.
• Mobil ve konumlu kayıt: şantiye ve saha ekibine uyar; konum da kişisel veridir, yalnız mesai için ve açık bilgilendirmeyle alınmalıdır.

KVKK, Türkiye'nin kişisel verilerin korunması kanunudur ve biyometrik veriyi özel nitelikli kişisel veri sayar. Kurulun ilke kararı, parmak izi ve yüz tanıma gibi yöntemleri çalışanın açık rızası olsa bile mesai takibinde ölçülü saymaz. Kapıda bugün biyometrik bir cihaz varsa, kart ya da PIN gibi bir yönteme geçişi ve aydınlatma metnini hukuk danışmanınızla birlikte planlayın; bu karar yeni yazılım seçilmeden önce verilir.

• Cihaz uyumu: kapıdaki cihaz değişmeden bağlanabiliyor mu; model ve iletişim protokolü satın almadan önce doğrulanıyor mu.
• Vardiya kuralları: gece vardiyası, dönüşümlü vardiya ve hafta sonu çalışması doğru okunuyor mu.
• Eksik kayıt: unutulan giriş ya da çıkış aynı gün mü soruluyor, yoksa ay sonunda mı bulunuyor.
• İzin ve mesai: izinli gün, avans ve mesai onayı devam kaydıyla aynı takvimde mi duruyor.
• Onay yolu: yönetici talebi telefondan onaylayabiliyor mu; her onayın kim ve ne zaman bilgisi kayıtta mı.
• Bordro: onaylanan kayıt bordroya ve muhasebeye nasıl gidiyor; elle aktarım gerekiyor mu.
• Erişim: kişisel veriyi kim görüyor, her açma kayıt altında mı; veri bulutta mı, kendi sunucunuzda mı duruyor.
• Çalışan tarafı: çalışan kendi kaydını görebiliyor ve eksik kaydı kendisi bildirebiliyor mu.

Listedeki maddelerin çoğu satış sunumunda görünmez. Demoda kendi personel listenizden bir kişiyi seçin, geçen ayın eksik bir gününü girin ve düzeltmenin kimin telefonuna, ne zaman düştüğünü izleyin.

Tabloda cihaz ile yazılım ayrı satırlardadır, çünkü ikisi çoğu zaman ayrı satıcıdan gelir ve ayrı eskir. Teklifte bu satırları ayrı ayrı fiyatlatın; kapıdaki cihazı değiştirmeden yazılımı değiştirebilmek, sonraki seçimi de kolaylaştırır. Bordroya aktarım da aynı ayrımla sorulur: yazılımın veriyi hangi biçimde verdiği, kapıdaki cihazın markasından bağımsız olarak netleşmelidir.

Tablodaki düzenler işyerinin çalışma biçiminden çıkar. Sabit saatli tek ofiste kartlı okuyucu ve telefondan izin onayı yeter; vardiyalı üretimde vardiya ve gece mesaisi kuralı yazılımda tanımlı olmalı, şantiyede ve sahada mobil kayıt alınmalı, konum yalnız mesai saatinde okunmalıdır. Çok şubeli perakendede şube müdürü yalnız kendi ekibini görür; ofis ve uzaktan karma çalışmada kapı ve uygulama kaydı aynı personel kartında birleşir.

Corex360 İnsan Kaynakları'nda PDKS cihazı çekirdeğe bağlanır ve giriş çıkış personel kartına düşer. İzin, avans ve mesai talebi onay akışıyla yürür; onaylanan kayıt personel kartında durur. Modülün tamamını PDKS ve İnsan Kaynakları modülü sayfasında görebilirsiniz.

Erişim rol bazlıdır: bordro ve kişisel veriyi yalnız rolü izin verenler görür, her açma kayıt altındadır. Kurulum Corex360 Bulut'ta ya da kendi sunucunuzda yapılır. Aynı giriş çıkış verisi, sizin yazdığınız ağırlıkla Ekip nabzı puanına da girer; bunun nasıl kurulduğunu ekibi adil ölçün sayfasında anlattık.

Maaş hesaplaması, resmi bildirimler ve işe alım süreci modülün tanımında yer almaz.

Kapı güvenliği, turnike ya da ziyaretçi geçişi sizin için birincil konuysa, önce o işe odaklanan bir geçiş kontrol sistemine bakmanız daha doğru olur. Sistem kendi başına izin vermez, puan kesmez; onay ve ödül kuralı yöneticidedir. Kapıdaki cihazın modelini ve iletişim protokolünü imzadan önce sağlayıcıya sorun; kararın en somut adımı budur.

PDKS geçişinin en riskli anı ay ortasıdır. Dönemin yarısı eski sistemde, yarısı yenisinde kalırsa ay sonunda iki döküm elle birleştirilir; bu da tam kaçmak istediğiniz iştir. Geçişi yeni bir bordro döneminin başına koyun.

İlk dönemde eski ve yeni kaydı yan yana tutup birkaç personelin günlerini karşılaştırmak, vardiya kuralının doğru yazılıp yazılmadığını erkenden gösterir. Çalışanlara da geçişten önce kısa bir bilgilendirme yapın: eksik kaydı nasıl bildirecekleri, izin talebini nereden girecekleri ve kişisel verilerinin nasıl işlendiği. Aydınlatma metni bu bilgilendirmenin parçasıdır ve geçişten önce hazır olmalıdır.