WhatsApp Business API nedir, işletme numarası nasıl bağlanır

Örnek senaryo: Antalya'da bir tur acentesini düşünün. Rezervasyon numarası resepsiyondaki telefonda kurulu WhatsApp Business uygulamasındadır. Vardiya değişince telefon elden ele geçer, sohbet geçmişi o cihazda kalır. Telefon bozulursa ya da kaybolursa geçmişe ulaşmak yedeğe bağlıdır. API bağlantısında mesaj bir yazılıma gelir ve ekip ona oradan bakar; vardiya değiştiğinde telefonun elden ele geçmesi gerekmez.

Uygulama tek kişinin ya da çok küçük bir ekibin işini görür; aynı numaraya birden fazla kişi bakmaya başladığında API gündeme gelir. Hangi aşamada hangisinin seçileceğini WhatsApp Business uygulaması mı, API mi rehberinde bulabilirsiniz.

API'yi alan bir işletme ilk gün şaşırır: API'nin kendisi bir ekran sunmaz. Mesaj gelir, bir sunucuya düşer ve bir yazılım onu göstermezse kimse görmez. Bu yüzden API her zaman bir kutuyla birlikte düşünülür; soru API'nin kendisinden çok, mesajın hangi kayda düşeceğidir.

Mesajın müşteri kartına düşmesi ayrı bir karardır. Mesaj yalnız bir sohbet ekranında kalırsa sorun telefondan bilgisayara taşınmış olur, çözülmez. Bu adımın nasıl kurulduğunu WhatsApp CRM entegrasyonu sayfasında izleyebilirsiniz.

• Meta işletme hesabı açılır ve işletme bilgileri girilir.
• Daha yüksek gönderim limiti ve güvenilir görünüm için işletme doğrulaması yapılır; belge ve alan adı kontrol edilir.
• Bağlanacak numara seçilir ve SMS ya da sesli arama ile gelen kodla doğrulanır.
• Müşterinin göreceği görünen ad Meta incelemesinden geçer.
• Numara doğrudan Meta'nın bulut API'sine ya da bir çözüm ortağı üzerinden bir gelen kutusu yazılımına bağlanır.

Numara bugün telefondaki uygulamada kullanılıyorsa taşımanın koşulları Meta'nın güncel kurallarına bağlıdır. Kurulumdan önce iki şeyi sorun: numara uygulamada da kullanılmaya devam edebilecek mi, eski sohbet geçmişi ne olacak? Bu iki cevabı yazılı almadan numarayı taşımayın. Doğrulama kodunun SMS ya da sesli aramayla gideceği hatta kurulum günü kimin erişeceği de önceden belirlenir; kod o hatta ulaşmazsa bağlama tamamlanmaz.

• Numara şirket adına mı kayıtlı, bir çalışanın kişisel hattı mı?
• Mesajlara kim bakacak, kim yetkili olacak?
• Sık gönderilen bilgilendirmeler neler: sipariş, randevu, ödeme hatırlatması?
• Müşteri izinleri nerede tutuluyor?
• Eski sohbet geçmişine ihtiyaç var mı?

Listedeki sorular yazılı cevaplandığında geçiş günü neyin değişeceği bellidir. Bir diş kliniği randevu hatırlatmalarını bugün sekreterin telefonundan tek tek gönderiyor olsun. API'ye geçerken bu hatırlatma bir şablona dönüşür, Meta onayından geçer ve yazılımdan gönderilir. Şablonun metni önceden yazılmazsa geçiş günü hatırlatmalar durur.

Bir mobilya mağazası siparişin kargoya verildiğini bildirmek ister. Müşteri son yazışmadan bu yana sessizse mesaj serbest metin olarak gidemez; önceden onaylanmış bir bilgilendirme şablonu gerekir. Şablonlar pazarlama, bilgilendirme ve kimlik doğrulama gibi türlere ayrılır ve türe göre ücretlendirilir.

Hizmet penceresinin süresi ve ücret tablosu Meta'nın güncel belgelerinde yazar ve zaman zaman değişir; mesaj ücretinin lisanstan ayrı bir kalem olarak kime ödendiği CRM maliyeti rehberinde ele alındı. Pazarlama mesajı göndermeden önce müşterinin iznini almak da ayrı bir kuraldır; Türkiye'de ticari iletiye ilişkin izin kurallarını kendi durumunuz için hukuk danışmanınızla netleştirin.

Bu kuralın gündelik karşılığı basittir. Müşterinin sorusuna hızlı cevap vermek hem müşteri için iyidir hem de serbest yazışma penceresini açık tutar. Cevap geciktikçe konuşma şablona muhtaç hale gelir ve doğal bir yazışma resmî bir bildirime dönüşür.

Şablon metni de dikkat ister. Meta, şablonun türüne uymayan içeriği reddedebilir ya da şablonun türünü değiştirebilir; bilgilendirme olarak gönderilen bir mesajın içine kampanya eklemek bu nedenle geri dönebilir. Şablonları sade ve amacına uygun yazmak onay sürecini kolaylaştırır. Bir e-ticaret işletmesi için sipariş onayı, kargo bildirimi ve iade durumu ayrı şablonlardır; her biri kendi amacını taşır ve kendi türünde onaylanır. Şablonların listesi de ekipte bir kişinin sorumluluğunda durmalıdır.

Bazı araçlar telefonda açık duran web oturumunu okuyup mesajları bir panele taşır. Kurulumu kolaydır, bu yüzden caziptir. Ama telefon kapanınca ya da oturum düşünce bağlantı kesilir. Toplu ya da otomatik gönderim fark edilirse numara kısıtlanabilir ve müşterinin bildiği numara bir gün yanıt vermez olur.

Bu araçların bir başka sorunu kayıttır. Mesajlar telefonun oturumundan okunur; telefon değişince ya da oturum kapanınca panelde görünen geçmiş eksik kalabilir. Amaç müşteri geçmişinin şirkette kalmasıysa bu yol amaca da hizmet etmez.

Mesaj Corex360'ın gelen kutusuna, yazan numara kayıtlıysa müşterinin kartına düşer; değilse yeni kart açılır. Konuşmanın karta düştükten sonra nasıl fırsata ve teklife döndüğünü WhatsApp konuşmasının müşteri kartına düşmesi yazısında anlattık. Numaraya birden fazla kişi bakıyorsa konuşma sorumlusuna atanır ve cevapsız kalan öne çıkar. Gelen kutusu tarayıcıda ve mobil uygulamada aynıdır; sahadaki satışçı da ofisteki ekip de aynı kartı görür.

Mesajlar Corex360 çekirdeğinde saklanır; Corex360 Bulut'ta ya da kendi sunucunuzda. Erişim rol bazlıdır ve kayıtlıdır, kişisel veri KVKK kapsamında işlenir. Ayrıntıları Corex360 güvenlik ve erişim modeli sayfasında bulabilirsiniz. Demoyu kendi WhatsApp numaranızla kurar, numaranın bugünkü kullanımını birlikte gözden geçiririz.