PDKS sorunları: geç giriş, eksik kayıt ve izin çakışması

Tabloda dikkat çeken şey, sorunların hiçbirinin cihazdan kaynaklanmamasıdır. Kart okuyucu doğru saati yazar; o saatin ne anlama geldiğini söyleyecek bilgi başka bir yerdedir. Bu sorunların bir ortak yanı da ay sonunda aynı anda ortaya çıkmalarıdır. Bordro günü geç giriş tartışması, eksik kayıt düzeltmesi ve izin çakışması aynı masaya gelir. İK bir yandan bordroyu yetiştirmeye, bir yandan geçmiş haftaların hikâyesini toplamaya çalışır.

Örnek senaryo: Ankara'da asansör bakımı yapan bir firmanın teknisyenini düşünün. Sabah doğrudan bir apartmandaki arızaya gider, ofise öğleye doğru uğrar. Cihaz geç giriş yazar. İK bunu gecikme sayar, teknisyen 'sahadaydım' der. Ay sonunda kimse kimin haklı olduğunu hatırlamaz; tartışma her ay tekrar eder ve güven her ay biraz daha azalır.

Aynı durum şantiyede, mağazada ve satış ekibinde de yaşanır. Şube açılışına giden bir temsilci, müşteride toplantıdan dönen bir proje sorumlusu ya da sabah malzeme almaya uğrayan bir montaj elemanı cihaza göre geç kalmıştır. Hepsinin nedeni başka bir kayıtta yazılıdır: ziyaret, görev ya da araç kaydında.

Teknisyenden açıklama toplamaya gerek kalmaz; açıklama zaten var olan kayıtta görünür. Ziyaret kaydı, iş emri ve araç konumu giriş saatinin yanında durursa yönetici gerekçeyi tek bakışta okur. Kararı yine yönetici verir; ama tahminle değil, kayda bakarak.

Cihaz bir sabah okumaz, bir personel kartını evde unutur, bir başkası çıkışta basmayı atlar. Bunlar olağan şeylerdir. Sorun, fark edilmelerinin haftalar sürmesidir. Bordro günü dosyada boşluklar belirir, herkes hafızasına başvurur; hafıza da bordro da yanılır.

Kâğıt puantajla çalışan şirketlerde bu yük daha ağırdır: şef listeyi doldurur, İK listeyi yeniden yazar, muhasebe bordroya aktarır. Her el değiştirmede yeni bir hata ihtimali doğar ve hatanın hangi elde doğduğu bulunamaz.

Eksik kaydın bir de izin tarafı vardır. Personel izinliyken cihaz kayıt yazmaz; izin mesajla verildiyse İK bu boşluğu devamsızlık sanar. İzin talebi ile devam kaydı aynı yerde durmadığında izinli gün ile gelinmeyen gün ay sonunda birbirine karışır ve düzeltme yine hafızaya kalır.

Erken gelip görevini bitirmeyen ile geç gelip işi kapatan aynı tabloda yan yana durur. Saat ölçülebildiği için ölçülür; iş ise başka bir dosyada kaldığı için ölçüye girmez. Çalışan da bu yüzden tabloya güvenmez ve ayın çalışanı toplantıda akla gelen kişi olur.

Puanın bir de zamanlama sorunu vardır. Çalışan ay boyunca nerede durduğunu bilmez; tablo ay sonunda önüne gelir ve sürpriz tartışmaya dönüşür. Tablo dönem boyunca açık olduğunda kişi kendi durumunu görür, itirazını da olay tazeyken yapar.

Adil bir puan, devamı görev ve saha kaydıyla birlikte okur ve ağırlığı herkesin gördüğü bir kurala bağlar. Puanın işten nasıl üretildiğini performans değerlendirmesi nasıl adil olur yazısında anlattık.

Kurul bu soruyu 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı ilke kararında doğrudan ele aldı. Karara göre mevzuatta çalışma sürelerinin takibine ilişkin hükümler var, ama takibin biyometrik veriyle yapılmasını öngören açık bir hüküm yok. İşçi ile işveren arasındaki güç dengesizliği yüzünden çalışanın rızası da tek başına yeterli bir hukuki zemin sayılmıyor. Daha az müdahaleci yollar dururken biyometrik yöntem ölçülülük ilkesini karşılamıyor.

Kurul bu yolları da sayar: şifreli kart ya da PIN tabanlı sistemler, RFID ya da NFC kimlik kartları, geleneksel imza ve kâğıt devam çizelgeleri, denetçi gözetiminde elle giriş. Kamuoyu duyurusunun tam metni Kişisel Verileri Koruma Kurumu sitesindedir. Bu bölüm genel bilgidir, hukuki görüş yerine geçmez; kendi işyeriniz için hukuk danışmanınıza başvurun.

Parmak izli bir cihaz kullanan şirket için PDKS sorunu burada yeni bir yön kazanır. Kart ya da PIN'e geçişin ekip için neyi değiştireceği, geçiş günü ve elde duran biyometrik kayıtların akıbeti aynı konuşmanın parçasıdır. Bu konuşma yapılmadan cihaz değiştirilirse eksik kayıt sorunu geçiş haftasında yeniden büyür.

Gün kapanınca bitirilmeyen mesai sistemce kapatılır ve personelin açıklamasıyla onaya düşer; yöneticisi onaylar ya da reddeder. Geç giriş, lokasyon dışı çıkış ve geç çıkış da onay merkezine personelin açıklaması ve departmanıyla birlikte gelir. Yönetici gerekçeyi ay sonunda değil, olay tazeyken okur. İzin, avans ve harcırah talebi aynı onay akışından geçer; izin takvimi İnsan Kaynakları ekranındadır.

Ekip nabzı geç geliş, tamamlanan görev, kapanan teklif ve müşteri teşekkürü gibi olayları puana çevirir; ödül kuralını yönetici yazar. Devam verisi kişisel veridir: Corex360'ta KVKK kapsamında işlenir, erişim rol bazlıdır, her açma ve indirme kayıt altındadır; kurulum Corex360 Bulut'ta ya da kendi sunucunuzda yapılır.

Sınırı açık çizelim. Cihaz sık sık okumuyorsa sorun donanımdadır; yazılım eksik kaydı sorar ama cihazı onarmaz. Vardiya ve fazla mesai kuralı şirkette yazılı değilse yazılım da neyi ölçeceğini bilemez; önce kural konuşulmalıdır. Corex360 için maaş hesaplama, resmî bildirim ya da her cihazla çalışma vaadi vermiyoruz.

Kurulumdan önce konuşulması gereken bir konu da ekibin kendisidir. Giriş çıkışın konumla birlikte okunacağı ve puanın hangi kayıtlardan oluşacağı ekibe açıkça anlatılmalı, aydınlatma metnine de yazılmalıdır. Anlatılmadan kurulan bir düzen, adaleti artırmak yerine güvensizlik üretir.

Cihaz seçimi aşamasındaysanız okuyucu türünü ve işyerine göre düzeni PDKS sistemi nasıl seçilir rehberinde ele aldık. Corex360'ta giriş çıkış, izin ve mesai onayının aynı modülde nasıl durduğu PDKS programı sayfasında. Demoda sizin cihazınızın kaydını, sizin saha ekibinizi ve sizin bordro gününüzü konuşur, geç girişin ziyarete nasıl dönüştüğünü ekranda gösteririz.