Performans değerlendirme nasıl adil olur: puan işten gelsin

Örnek senaryo: Kadıköy'de bir teknik servis firması düşünün. Dönem sonu toplantısında müdür iki teknisyeni değerlendiriyor. Biri ofiste görünür, toplantılarda söz alır, sorulara hemen cevap verir. Öteki sabah erkenden sahaya çıkar, akşam döner, pek konuşmaz ama kapattığı iş listesi uzundur. Toplantıda ilk akla gelen, gözün önünde olandır.

Bu kötü niyet değildir. Ölçü hafızaya kaldığında iki yanılgı kendiliğinden çalışır. Birincisi yakınlıktır: son haftalarda olan, dönem başında olandan daha canlı hatırlanır. İkincisi görünürlüktür: ofiste çalışan, sahada çalışandan daha çok emek vermiş sanılır.

Çalışan tarafında da tablo aynıdır. Kişi dönem boyunca nerede durduğunu bilmez. Puan dönem sonunda bir sürpriz olarak gelir, ilk soru neye göre verildiği olur ve cevap çoğu zaman bir izlenimdir. Tartışma buradan başlar.

Bir göstergeyi puana almadan önce ona şu soruları sorun. Cevaplardan biri hayırsa gösterge ya dışarıda kalır ya da yeniden tanımlanır.

• Etkilenebilir mi: kişinin elinde olmayan bir sonuç puana girerse ölçü ödüle değil cezaya döner.
• Kayıtta iz bırakıyor mu: kapanan iş, teslim tarihi, ziyaret raporu gibi sonradan açılıp bakılabilen bir iz.
• Herkese aynı mı: aynı roldeki iki kişi aynı kuralla mı ölçülüyor.
• Önceden açık mı: kural dönem başında yazılmış ve ekibe gösterilmiş mi.

Bir satış ekibinde yalnız kapanan satışı ölçmek, zor bölgeye düşen temsilciyi cezalandırır. Yanına yanıtlanan talep, zamanında gönderilen teklif ve müşteriden gelen dönüş eklendiğinde ölçü, kişinin elindeki işi de görmeye başlar. Sonuç yine sayılır; ama tek başına değil. Eklenen her gösterge de aynı dört sorudan geçer: kişinin elinde mi, kayıtta iz bırakıyor mu, aynı roldeki herkese aynı mı, dönem başında yazıldı mı.

PDKS cihazı kimin kapıdan ne zaman geçtiğini kesin olarak kaydeder. Bu değerli bir veridir, ama sorunun yalnız bir yüzüdür. Ümraniye'deki bir elektrik taahhüt firmasında şantiye şefi sabah doğrudan şantiyeye gider, öğlene doğru ofise uğrar. Kapı kaydına bakan tablo onu her gün geç gelmiş gösterir.

Devam verisi puana girmelidir; ama tek başına değil ve nedeniyle birlikte. Geç girişin yanında o saatte kişinin nerede olduğunu gösteren bir kayıt varsa yönetici açıklama toplamak zorunda kalmaz, gerekçeyi kayıttan okur. Devam kaydının kendi sorunlarını PDKS verisinin nerede bozulduğunu anlattığımız yazıda ayrıca ele aldık.

Aynı ağırlık her role uymaz. Sahadaki teknisyende ziyaret ve saha raporu ağır basar, satış danışmanında teklif ve müşteri dönüşü, muhasebede zamanında kapatılan iş. Ağırlığı rol belirler, kişi değil. Böylece aynı roldeki iki kişi aynı terazide tartılır.

Ağırlık yazarken bir tuzağa dikkat edin: ölçülmesi kolay olan ağırlaşır. Giriş saati kolay ölçülür, müşterinin memnuniyeti zor. Kolay olan tek başına öne çıkarsa ölçü, başladığınız yere, yani saate geri döner.

Kuralı yazarken o işi her gün yapan birini masaya çağırmak işe yarar. Kâğıt üstünde adil görünen bir kural sahada tuhaf sonuç verebilir; bunu ilk fark eden, işi yapan kişidir. Kural bir kez yazılır, dönem boyunca değişmez; değişecekse bir sonraki dönem için, herkese duyurularak değişir.

Ödül de kurala bağlanabilir: ek bir izin günü, bir teşekkür kartı, izin tarihinde öncelik ya da şirketin belirlediği başka bir şey. Ödülün önceden yazılı olması, kararın toplantıdaki havaya kalmasını önler.

Görünmeyen puan dönem sonunda tartışmaya dönüşür. Görünen puan ise dönem içinde yön gösterir. Nişantaşı'ndaki bir mobilya showroomunda danışman, ay ortasında telefonundan kendi kartına bakar ve iki müşteri ziyaretinin raporunu girmediğini görür. Eksiği aynı gün tamamlar; ay sonunda konuşulacak bir şey kalmaz.

Burada bir sınır var. Performans verisi kişisel veridir ve KVKK kapsamında işlenir. Çalışan hangi verisinin işlendiğini ve neye göre puanlandığını bilmelidir. Ekibin aynı kuralı ve sıralamayı görmesi ile herkesin başkasının kişisel ayrıntısını görmesi aynı şey değildir; hangi ayrıntının kime açık olacağı yetkiyle belirlenir.

Corex360'ta devam, görev, saha ve müşteri kayıtları aynı çekirdekte durur. Geç giriş, kapatılan iş, girilen saha raporu, kapanan teklif ve müşteriden gelen teşekkür bu kayıtlara düşer; Ekip nabzı onları sizin yazdığınız ağırlıkla puana çevirir. Puan kayıttan gelir. Corex360 Ekip nabzında geç geliş, tamamlanan görev, kapanan teklif ve müşteri teşekkürü gibi olaylar puana döner; ödül kuralını yönetici yazar ve ayın çalışanı kayıttan çıkar. Puanı kayıttan üreten bir personel performans değerlendirme programı nasıl kurulur, ayrıntısı o sayfada.

Önce rolleri yazın; unvanları değil, yapılan işi. Sonra her rol için kayıtta iz bırakan işleri çıkarın. Ardından ağırlığı işi yapanlarla birlikte belirleyin, ödülü de aynı kâğıda yazın. En sonunda kuralı dönem başında ekibe gösterin ve dönem boyunca aynı tabloya bakın.

Kural yönetici için de bir güvencedir. Dönem sonunda verilen karar kişisel bir tercih gibi değil, herkesin önceden bildiği bir kuralın sonucu gibi okunur; itiraz eden çalışana izlenim anlatılmaz, kayıt gösterilir.

Değerlendirme, izin ve devam kaydıyla da iç içedir; izinli geçen bir hafta puanı düşürüyorsa neden kartta yazmalıdır. Devam ve iznin muhasebe tarafına nasıl aktığını muhasebe ve İK ekibinin gününde izleyebilirsiniz.