برنامج مقاولات وCRM لشركات الإنشاءات: عرض السعر والموقع والمستخلصات في سجل واحد

سيناريو مثال: تخيّلوا شركة مقاولات في كوجالي تعمل في المباني السكنية والتجارية. صباحًا يتصل صاحب أرض بشأن صفقة بناء مقابل حصة، وظهرًا يطلب مصنع معاينة لمبنى ملحق، ومساءً ينتظر موقع قائم اعتماد مواد. كل عمل من هذه الأعمال في مرحلة مختلفة، لكنها كلها أمام المكتب نفسه.

يتوقف CRM التقليدي عند مسار المبيعات: فرصة، عرض سعر، فوز. أما في البناء فعرض السعر الفائز بداية ملف جديد: العقد، وبرنامج العمل، والموقع، والمقاولون من الباطن، والمستخلص، والاستلام النهائي. وإذا انقطع السجل عند التوقيع، بقي الموقع في جدول آخر، والمستخلص في المحاسبة، والصور على هاتف رئيس العمال.

لذلك فإن وظيفة CRM في قطاع الإنشاءات هي إبقاء بطاقة العميل على النواة نفسها مع المشروع والمالية. وتبويبات بطاقة العميل في Corex360 تُظهر ذلك: جهات الاتصال والمهام والفرص وعروض الأسعار والعقود والمشاريع والمالية والملفات كلها داخل البطاقة نفسها. وشرحنا كيف تعمل البطاقة في صفحة وحدة CRM.

في الإنشاءات يبدأ عرض السعر بالمعاينة. يُزار الموقع، وتؤخذ القياسات، وتُصوَّر الأرض والمبنى القائم، وتُحسب الكميات. فإذا بقيت ملاحظة المعاينة في دفتر والصور في هاتف، يعمل من يُعدّ عرض السعر كأنه لم يرَ الموقع قط.

في Corex360 ترتبط رسالة WhatsApp والبريد الإلكتروني ومكالمة المقسم بالشخص نفسه؛ فيُقرأ طلب المعاينة من بطاقة العميل أيًّا كانت القناة التي جاء منها. ويُدخل من يذهب إلى الموقع الصورة والملاحظة من تطبيق iOS أو Android؛ ويرتبط التقرير بالمشروع وبطاقة العميل؛ وتصل صورة المعاينة إلى من يعدّ عرض السعر مع ملف المشروع في Corex Drive.

يقف عرض السعر في تبويب عروض الأسعار على بطاقة العميل؛ فحين يسأل العميل عن سعر الأسبوع الماضي تكون الإجابة على البطاقة. ويُبرز X AI عرض السعر الذي لم يأتِ عليه رد في التقرير الصباحي؛ ولا تخرج رسالة إلى العميل دون موافقتكم.

أكثر انقطاع شيوعًا بعد التوقيع هو التالي: تعدّ المبيعات عملها منتهيًا، ويبني مدير الموقع العمل من الصفر. ويصل إليه النطاق وخطة الدفع وتاريخ التسليم الواردة في العقد في ملف منفصل، وغالبًا ناقصة.

في Corex360 يقف عرض السعر والعقد في بطاقة العميل نفسها، ويقف المشروع في تبويب المشاريع في السجل نفسه. الهيكل الإنشائي، ثم أعمال التشطيب، ثم التحضير للتسليم؛ الترتيب يسير في السجل، لا على الهاتف. إذا اقترب تاريخ التسليم والخطوة ما زالت مفتوحة، تفتح القاعدة مهمة للمسؤول وتنقل الموضوع إلى الإحاطة الصباحية. فيظهر التأخير قبل أن يصبح تأخيرًا، لا بعد انتهاء موقع العمل.

المستخلص مفهوم يُستخدم أكثر ما يُستخدم في قطاع الإنشاءات. فبين صاحب العمل والمقاول تُقاس الأعمال المنفذة في فترات محددة، وتُحسب وفق أسعار الوحدات في العقد أو وفق برنامج العمل بالمبلغ المقطوع، وتُربط بالدفع. وتقوم العلاقة نفسها بين المقاول الرئيسي والمقاولين من الباطن. وفي معظم الشركات يُعدّ ملف المستخلص في جدول حسابات منفصل. وتُناقَش طريقة حساب المستخلص وفق نظامكم الحالي؛ ومهمة Corex360 أن يُبقي ذلك الملف مرتبطًا بالعقد والمشروع والفاتورة.

الحساب في الغالب صحيح؛ أما المنقطع فهو صلته بالعقد والموقع. الكميات تأتي من الوضع الفعلي في الموقع، وأسعار الوحدات من العقد، وبيانات الدفع من المحاسبة. وإذا وقفت هذه المصادر في أماكن منفصلة يتكرر السؤال نفسه كل فترة: هذا المبلغ مقابل أي عقد وأي أعمال؟

يقف العقد الموقّع في تبويب العقود على بطاقة العميل، والمستند وملف المستخلص مرتبطان بالسجل في Corex Drive.

شرحنا كيف يُفتح المشروع بعد قبول عرض السعر في مقال تحول عرض السعر المقبول إلى مشروع.

يمضي يوم مدير الموقع على الهاتف: هل وصلت المواد، ومتى ستُصب الخرسانة، وهل فُحصت السقالات. ويتصل به المقر أيضًا: ما حال العمل، هل ترسل صورة، من في الموقع اليوم. ولا تُسجَّل أي من هذه المحادثات. في Corex360 يُدخل تقرير الموقع مع صوره من الهاتف ويرتبط بالمشروع. ويرتبط نظام تتبع المركبات وجهاز الحضور والانصراف بالنواة نفسها أيضًا. وقد شرحنا هذا اليوم الممتد من الموقع إلى المقر ساعة بساعة بوصفه صورة برنامج CRM للبناء في الميدان.

في الإنشاءات ليس التسليم إغلاقًا. ففي الاستلام المؤقت تُدرج الأعمال الناقصة، ويُنتظر إصلاحها حتى الاستلام النهائي. وفي الأثناء يبلغ صاحب الشقة عن شق، أو تسرب، أو باب لا يُغلق. ولأن هذه البلاغات تصل بعد إغلاق الموقع، فغالبًا لا يُعرف إلى من يجب أن تصل.

في Corex360 يصل البلاغ إلى بطاقة العميل نفسها من أي قناة جاء، ويُسند إلى مسؤوله، ويتقدم إلى الأعلى إذا لم يُرد عليه. وتبقى قائمة النواقص خطوات مفتوحة في المشروع، ويظهر كل منها في القائمة مع مسؤوله. والبطاقة نفسها بداية العمل التالي أيضًا: عندما يتصل صاحب العمل الراضي مجددًا من أجل مبنى إضافي أو قطعة أرض جديدة، تُفتح إلى جانبه عروض الأسعار والعقود وصور التسليم السابقة.

بنينا Corex360 لا على مكتب شركة برمجيات، بل داخل مجموعة لديها مواقع بناء. نمت Savaş Grup في قطاعات البناء والعمارة وأحواض السباحة؛ وعشنا المشكلات نفسها في أعمالنا: تشتتت المعلومات بين أنظمة مختلفة، وارتبطت العمليات بالأشخاص، وصار المديرون يقضون في جمع المعلومات وقتًا أكثر مما يقضونه في اتخاذ القرار.

لذلك لم تُصمَّم هذه التدفقات على الورق. ربط صورة المعاينة بعرض السعر، والعقد بالمشروع، والفاتورة بالعقد، هو النظام الذي نستخدمه كل يوم في شركات المجموعة. وفي العرض التوضيحي نتحدث عن معاينتكم أنتم وعرضكم أنتم وموقعكم أنتم.

تُتابَع حالة العقد بصفتها مسودة أو قيد التنفيذ أو نشط أو قيد الانتظار أو مكتمل، وتتوفر قوالب للعقود وفئات للقوالب. تُفتح المشاريع والمالية من تبويبي المشاريع والمالية في بطاقة العميل. تُرسل إلى العميل تقارير مرحلية أثناء المشروع، ويتابع العميل حالة المشروع عبر الويب. ويدير مكتب العمارة التابع للمجموعة، Vesya Architecture، العروض التقديمية وعروض الأسعار والعقود والمشاريع ومتابعة العملاء في Corex360.