السؤال الأول عند اختيار برنامج إدارة المشاريع هو: لمن يُنجز المشروع، وكيف يتواصل مع الميدان؟ فهذا البرنامج يتابع خطوات العمل ومسؤوليها ومواعيد تسليمها وملفاتها في مكان واحد؛ لكن مشروع فريق البرمجيات ومشروع الوكالة ومشروع موقع البناء لا تؤدي العمل نفسه وإن سُمّيت بالكلمة نفسها. وتوضح الأقسام التالية معايير الاختيار، والأدوات حسب نوع الفريق، والحدود. ولأساس المفهوم يمكنكم الرجوع إلى مقال ما هو برنامج إدارة المشاريع.
01.بأي سؤال يبدأ اختيار برنامج المشاريع؟
السؤال الأول هو: هل المشروع عمل داخلي أم عمل يُنجز لعميل؟ والجواب يحدد إلى أي حد يجب أن يرتبط البرنامج بسجل العميل.
في شركة تنسيق حدائق للفنادق والفلل في أنطاليا يُقبل عرض السعر، ويُفتح المشروع، ويتوجه الفريق إلى الموقع. وحين يسأل العميل عن سير العمل بعد أسبوع، يتصل مندوب المبيعات بفريق المشروع، ويتصل فريق المشروع برئيس الفريق في الموقع. برنامج المشاريع يعرف خطوات العمل، لكنه لا يعرف المحادثة التي جرت مع العميل.
في المشاريع الداخلية يُحَس هذا الانقطاع أقل؛ فخطة إصدارات فريق البرمجيات لا تحتاج في الغالب إلى بطاقة عميل. أما في العمل الذي يُنجز لعميل فالمشروع امتداد لعرض السعر والعقد. اكتبوا هذا التمييز قبل أن تبدؤوا الاختيار؛ فوزن المعايير يتغير بحسبه. وفي شركة تعمل بالنوعين قد يقف نوعا المشاريع جنبًا إلى جنب؛ فانظروا حينها أيهما يحمل مالًا وعملاء أكثر.
02.ما المعايير التي يُنظر إليها في برنامج إدارة المشاريع؟
المعايير الحاسمة هي: بنية الخطوات والمسؤولين، وطرق العرض، والارتباط بسجل العميل، والتقرير الميداني، والملفات، وتنبيه موعد التسليم، والارتباط بالمالية، وعرض المدير.
- الخطوة والمسؤول: هل لكل خطوة مسؤول وتاريخ تسليم؟ وحين تُغلق خطوة، هل تصل التالية إلى مسؤولها تلقائيًا؟
- طريقة العرض: من بين طرق العرض مثل القائمة واللوحة والجدول الزمني، أيها سيستخدمها فريقكم فعلًا؟
- الارتباط بالعميل: هل يقف المشروع في سجل العميل نفسه مع عرض السعر والعقد؟
- التقرير الميداني: هل يستطيع الفريق في الموقع إدخال الصورة والملاحظة من الهاتف وربطهما بالخطوة؟
- الملفات: هل الرسومات والعقد ومستند التسليم داخل المشروع، أم في مجلد منفصل؟
- تنبيه التسليم: حين يقترب الموعد، إلى من يُبلَّغ عن الخطوة التي بقيت مفتوحة، وكيف؟
- الارتباط بالمالية: هل يمكن قراءة فواتير الموردين وفواتير العملاء الخاصة بالمشروع من المشروع نفسه؟
- عرض المدير: هل يمكن رؤية أي مشروع تأخر دون فتح كل مشروع على حدة؟
بند طرق العرض هو أكثر البنود بروزًا في عروض المبيعات، لكنه ليس ما يحدد الاعتماد الفعلي. فالحاسم هو كم شاشة يمر بها الشخص في الموقع لإدخال التقرير، وإلى أي شيء ينظر المدير في الصباح. بالنسبة إلى مكتب تصميم داخلي في إسطنبول، هذا هو الفرق بين أن يرسل رئيس الفريق في الموقع الصورة مساءً إلى مجموعة WhatsApp، وأن تصل الصورة نفسها إلى خطوة المشروع. ففي الحالة الأولى تضيع الصورة في المجموعة؛ وفي الثانية يكون الجواب جاهزًا في سجل المشروع حين يسأل العميل عن التقدم.
03.وكالة، موقع بناء، فريق برمجيات: أي أداة مشاريع تناسب من؟
فريق البرمجيات يحتاج إلى أداة تركّز على الإصدارات وقائمة الأعمال، والوكالة وشركة الخدمات تحتاجان إلى مشروع مرتبط بالعميل، وموقع البناء والعمل الميداني يحتاجان إلى خطوات مرتبطة بالتقرير عبر الجوال.
| الفريق | الحاجة الأبرز |
|---|---|
| فريق تطوير البرمجيات | قائمة الأعمال والسبرنت وخطة الإصدارات |
| الوكالات والاستشارات | سجل العميل والمراجعة والملف في مكان واحد |
| البناء وتنسيق الحدائق والعمل الميداني | الخطوات، والتقرير الميداني المصوّر، وتنبيه موعد التسليم |
| مكتب العمارة والتصميم | المرحلة والمراجعة وملف الرسم مرتبطة بالمشروع |
| المشاريع الداخلية | تتبّع المهام والمسؤولية |
لفريق البرمجيات تكون الأداة المتخصصة في السبرنت والإصدارات أنسب في الغالب. أما في المشاريع الداخلية فالارتباط بالعميل في المرتبة الثانية.
عند اتخاذ القرار انظروا إلى الأداة التي يستخدمها الفريق فعلًا اليوم. فإعطاء شاشة تخطيط معقدة لفريق ميداني يعمل بمجموعة WhatsApp وجدول مشترك ينتهي باستمرار العادة القديمة.
وهناك أيضًا سؤال الميزانية. فبرنامج المشاريع يُسعَّر في الغالب لكل مستخدم؛ وبدلًا من فتح حساب مستخدم كامل لكل شخص في الموقع، فإن تحديد من سيُدخل التقارير ومن سيكتفي بالاطلاع منذ البداية يحفظ التكلفة وبساطة الشاشة معًا. اكتبوا هذا التمييز قبل أن تطلبوا عرض السعر.
04.أي مشروع ينبغي أن تجرّبوه في العرض التوضيحي؟
تعالوا إلى العرض التوضيحي ومعكم عرض سعر حقيقي قُبل مؤخرًا؛ حوّلوه إلى مشروع، واكتبوا في النظام الخطوات الأولى والمسؤولين ومواعيد التسليم.
المشروع الجاهز لدى البائع لا يتأخر أبدًا ولا يُراجع أبدًا. أما مشروعكم فمبعثر: ملاحظة العميل في اللحظة الأخيرة، والصورة الآتية من الموقع، والمواد المتأخرة. انقلوا هذا التبعثر إلى العرض التوضيحي. وانظروا: هل تحتاجون إلى إعادة كتابة بيانات العميل، وهل يستطيع الشخص في الموقع إدخال التقرير من الهاتف، وهل يعلم المسؤول التالي حين تُغلق الخطوة.
05.كيف يُخطَّط الانتقال إلى برنامج مشاريع جديد؟
لا يبدأ الانتقال بنقل كل المشاريع الجارية، بل بالمشروع الجديد التالي؛ فبينما تُغلق المشاريع القديمة في ترتيبها الخاص، تُفتح الأعمال الجديدة في النظام الجديد.
نقل المشاريع المنجزة نصفها إلى النظام الجديد يُفسد في الغالب الانطباع الأول عنه. فالخطوات المنقولة ناقصة، والملفات الضائعة، وعبارة 'كان هذا موجودًا في القديم' تهز ثقة الفريق في الأسبوع الأول. والطريق الأمتن هو فتح العمل المقبول حديثًا في النظام الجديد، وإتمام الأعمال القديمة حيث هي.
الأيام الأولى حاسمة لفريق الميدان. فإجراء الزيارات الأولى أو أيام الموقع الأولى مع المدير أو فريق الإعداد يجعل كل شخص يرى في عمله كيف يُدخل التقرير من الهاتف. ويمكن أن تبقى مجموعة WhatsApp مفتوحة مدة، لكن مكان التقرير واضح منذ البداية: خطوة المشروع.
06.كيف تُتابَع المشاريع في Corex360؟
في Corex360 تقف تبويبات عروض الأسعار والعقود والمشاريع والمالية جنبًا إلى جنب في بطاقة العميل؛ وفي وحدة المشاريع تُتابع المشاريع والمهام والموافقات على المهام.
في Corex360 يُفتح المشروع من تبويب المشاريع في بطاقة العميل؛ وعرض السعر والعقد في تبويبيهما في البطاقة نفسها. وفي وحدة المشاريع شاشات للمشاريع والمهام والموافقات على المهام. وتعدّ إدارة المهام المهام المفتوحة والمتأخرة والمكتملة، وتنبّه إلى المهمة المعرّضة للخطر؛ ويمكن أن تنتظر المهمة الموافقة. وتقف ملفات المشروع في Corex Drive داخل السجل الذي تنتمي إليه. ويُرسل إلى العميل تقرير مرحلي، ويتابع العميل حالة مشروعه عبر الويب. ويمكنكم أن تروا كيف يمضي يوم الفريق الميداني في صفحة الميدان والعمليات.
07.ما الذي يجب ألا يتوقعه من Corex360 الفريق الذي يبحث عن السبرنت وخطة الموارد؟
في Corex360 يُتابع المشروع مع سجل العميل؛ وفريق البرمجيات الذي يبحث عن قائمة الأعمال أو السبرنت أو تخطيط سعة الموارد ينبغي أن ينظر في أداة متخصصة في ذلك.
لا نعد بمخطط Gantt أو تخطيط سعة الموارد أو إدارة السبرنت في Corex360؛ فإذا كانت هذه الشاشات حاسمة بالنسبة إليكم فاسألوا المورّد عنها تحديدًا. وإذا كان فريقكم يطوّر برمجيات وكانت قائمة الأعمال وخطة الإصدارات حاجتكم الأولى، فالأداة المتخصصة في ذلك هي الاختيار الأنسب. وتظهر إضافة Corex360 في الأعمال التي يجب أن يقف فيها المشروع في سجل العميل نفسه مع عرض السعر والعقد والتقرير الميداني. والإجابات المختصرة عن علاقة المشروع بالفاتورة موجودة في صفحة أسئلة المشاريع والمحاسبة.
الموارد
كيف أُعدّت هذه الصفحة؟
- بقلم: Şevket Erer, شريك مؤسس، متخصص في الذكاء الاصطناعي
- المصدر: تُؤخذ معلومات الجهات الرسمية والمعايير والمصنّعين من المصادر الأولية الواردة في قائمة المصادر بهذه الصفحة؛ وبجانب كل مصدر تاريخ آخر مراجعة له.
- معلومات المنتج: تستند الجمل المتعلقة بـ Corex360 إلى سجلات حقائق المنتج في الشركة؛ ولا تُكتب ميزة غير مؤكدة.
- استخدام الذكاء الاصطناعي: يكتب فريق Corex360 النص؛ وتُستخدم أدوات الذكاء الاصطناعي في إعداد المسودات وفي الترجمة. مبادئ النشر
- التواريخ: النشر الأول . مبدأ التصحيح
الأسئلة الشائعة
01من أين يُبدأ عند اختيار برنامج إدارة المشاريع؟
ابدؤوا بتحديد هل المشروع عمل داخلي أم عمل يُنجز لعميل. ففي عمل العميل تبرز بنية الخطوات والمسؤولين، والارتباط بسجل العميل، والتقرير الميداني، وتنبيه التسليم؛ واتخذوا القرار النهائي بعد تجربة بمشروع حقيقي.
02هل البدء بأداة مجانية لإدارة المشاريع صحيح؟
في المشاريع الداخلية الصغيرة قد تكفي للبداية. أما إذا كان المشروع يُنجز لعميل ويلزم ربطه بعرض السعر والفاتورة، فيجب التفكير منذ البداية في كيفية بناء هذا الارتباط لاحقًا.
03هل يجب أن يعمل برنامج المشاريع على الجوال لفريق الميدان؟
نعم، إذا كان لديكم فريق ميداني. ففي أداة لا يمكن فيها إدخال التقرير والصورة وإغلاق الخطوة من الهاتف، تُكتب معلومات الميدان مساءً من الذاكرة أو تبقى في مجموعة WhatsApp. واطلبوا في العرض التوضيحي أن يُدخل شخص من الميدان تقريرًا بهاتفه.
04أي طريقة عرض ينبغي أن تُستخدم في المشروع: القائمة أم اللوحة أم الجدول الزمني؟
يلزم العرض الذي سيفتحه الفريق فعلًا. ففريق الميدان تكفيه في الغالب قائمة أعمال اليوم؛ أما من يخطّط فيحتاج إلى جدول زمني، والفريق الذي يتابع سير العمل يحتاج إلى لوحة.
05كيف ينبغي أن يرى العميل تقدّم المشروع؟
قبل منح العميل وصولًا إلى النظام، يفيد الاتفاق على تقرير مرحلي منتظم ومتّسق. فإذا كان مصدر التقرير سجل المشروع، يعطي مندوب المبيعات وفريق المشروع العميل المعلومة نفسها.
06هل يُفتح المشروع في Corex360 من بطاقة العميل؟
نعم. يُفتح المشروع من تبويب المشاريع في بطاقة العميل؛ وفي البطاقة نفسها أيضًا تبويبات عروض الأسعار والعقود والمالية.
نستمع إلى عملكم عبر بضعة أسئلة قصيرة، ونُعدّ العرض التوضيحي بقنواتكم، مباشرةً وعبر الإنترنت.
مقالات ذات صلة
تابعوا القراءة.
يحفظ برنامج إدارة المشاريع الخطوة والمسؤول وتاريخ التسليم في مكان واحد. لماذا ينقطع العمل الذي ينتقل من المبيعات إلى العمليات في يوم قبول عرض السعر؟
التاريخاقرأوا المقال01المشاريعهل تتبّع المهام وإدارة المشاريع شيء واحد: أين يبدأ الفرق
تتبّع المهام يتابع الأعمال المنفردة، وإدارة المشاريع تتابع الأعمال المترابطة نحو تسليم واحد. أيهما تحتاجون، وأثر التأخر، وربط المهمة بالمشروع.
التاريخاقرأوا المقال02الميدانما خطة المسار؟ كيف يُبنى ترتيب الزيارات في الميدان
تُظهر خطة المسار أي عميل يزوره المندوب الميداني، وفي أي يوم، وبأي ترتيب. وهي تختلف عن المسار، وكثيرًا ما تبقى على الورق دون أن تدخل السجل.
التاريخاقرأوا المقال03الميدانما أتمتة المبيعات الميدانية، وبماذا تختلف عن CRM الجوال
تحفظ أتمتة المبيعات الميدانية يوم المندوب من الخطة إلى التقرير في سجل واحد؛ أما CRM الجوال فينقل السجل إلى الهاتف. وأيهما يكفي يتوقف على عمل الفريق.
التاريخاقرأوا المقال04الميدانكيف يُدار فريق الخدمة الميدانية: أوامر العمل والمسارات والتقارير
يُدار فريق الخدمة الميدانية بأعمال تُفتح بأمر عمل، وتُسند إلى الشخص المناسب، وتُغلق بتقرير مصوَّر. وتدخل الصيانة الدورية أيضًا التقويم بالنظام نفسه.
التاريخاقرأوا المقال05القطاعبرنامج مقاولات وCRM لشركات الإنشاءات: عرض السعر والموقع والمستخلصات في سجل واحد
يحفظ CRM لشركة البناء أثر العمل من المعاينة إلى عرض السعر ومن العقد إلى الموقع والمستخلص في سجل واحد. أين ينقطع الأثر حين لا تصل ملاحظة المعاينة إلى الموقع؟
التاريخاقرأوا المقال06القطاعكيف تُبنى متابعة عروض الأسعار والمشاريع في المكتب المعماري
تحفظ متابعة المشاريع في مكتب الهندسة المعمارية النطاق والمراحل والتعديلات والملفات في سجل العمل نفسه. كيف ينتقل النظام الذي في ذاكرة صاحب المكتب إلى السجل؟
التاريخاقرأوا المقال07القطاعكيف تُتابَع صيانة المسابح وخدمة ما بعد البيع في شركات المسابح والسبا
تحفظ خدمة ما بعد البيع في شركات المسابح والسبا المعدات والضمان وعقد الصيانة وتاريخ الأعطال في سجل العميل. فالعلاقة لا تنتهي عند التسليم، بل تستمر بعده.
التاريخاقرأوا المقال08