CRM für Bauunternehmen: Angebot, Baustelle und Abschlagsrechnung auf einem Datensatz

Beispielszenario: Stellen Sie sich ein Bauunternehmen in Kocaeli vor, das Wohn- und Gewerbebauten errichtet. Morgens ruft ein Grundstückseigentümer wegen eines Tauschs von Grundstück gegen Wohnungen an, mittags bittet eine Fabrik um eine Aufnahme für einen Anbau, abends wartet eine laufende Baustelle auf eine Materialfreigabe. Jeder Auftrag steht in einer anderen Phase, aber alle liegen vor demselben Büro.

Ein klassisches CRM endet beim Verkaufstrichter: Verkaufschance, Angebot, gewonnen. Im Bau ist ein gewonnenes Angebot der Anfang einer neuen Akte: Vertrag, Bauzeitenplan, Baustelle, Nachunternehmer, Abschlagsrechnung und Endabnahme. Endet der Datensatz bei der Unterschrift, liegt die Baustelle in einer anderen Tabelle, die Abschlagsrechnung in der Buchhaltung und die Fotos auf dem Telefon des Poliers.

Deshalb besteht die Aufgabe des CRM im Bauwesen darin, die Kundenkarte im selben Kern wie Projekt und Finanzen zu halten. Die Reiter der Kundenkarte in Corex360 zeigen das: Kontakte, Aufgaben, Verkaufschancen, Angebote, Verträge, Projekte, Finanzen und Dateien liegen in derselben Karte. Wie die Karte funktioniert, erklären wir auf der Seite zum CRM-Modul.

Im Bau beginnt das Angebot mit der Besichtigung. Die Baustelle wird angesehen, vermessen, Untergrund und Bestand werden fotografiert, Mengen werden ermittelt. Bleibt die Besichtigungsnotiz in einem Notizbuch und bleiben die Fotos auf einem Telefon, arbeitet die Person, die das Angebot erstellt, als hätte sie die Baustelle nie gesehen.

In Corex360 werden WhatsApp-Nachricht, E-Mail und Anruf der Telefonanlage mit derselben Person verknüpft; aus welchem Kanal die Besichtigungsanfrage auch kommt, sie wird auf der Kundenkarte gelesen. Wer vor Ort geht, erfasst Foto und Notiz in der iOS- oder Android-App; der Bericht wird mit Projekt und Kundenkarte verknüpft, und das Besichtigungsfoto erreicht die Person, die das Angebot erstellt, zusammen mit der Projektdatei in Corex Drive.

Das Angebot steht im Reiter Angebote der Kundenkarte; fragt der Kunde nach dem Preis von letzter Woche, steht die Antwort auf der Karte. X AI hebt das unbeantwortete Angebot im Morgenbericht hervor; ohne Ihre Freigabe geht keine Nachricht an den Kunden.

Der häufigste Bruch nach der Unterschrift: Der Vertrieb hält seine Arbeit für erledigt, und der Bauleiter baut den Auftrag von Grund auf neu auf. Umfang, Zahlungsplan und Liefertermin aus dem Vertrag erreichen den Bauleiter in einer separaten Datei, oft unvollständig.

In Corex360 liegen Angebot und Vertrag auf derselben Kundenkarte, und das Projekt steht im Reiter Projekte desselben Datensatzes. Nach dem Rohbau der Innenausbau, nach dem Innenausbau die Vorbereitung der Übergabe; die Reihenfolge läuft im Datensatz, nicht am Telefon. Rückt der Liefertermin näher und ist der Schritt noch offen, eröffnet die Regel eine Aufgabe für die zuständige Person und bringt das Thema ins Morgenbriefing. Die Verzögerung wird sichtbar, bevor sie eine wird, nicht erst nach Abschluss der Baustelle.

Hakediş, die Abschlagsrechnung, ist ein Begriff, der vor allem im Bauwesen verwendet wird. Zwischen Bauherr und Auftragnehmer wird die in bestimmten Zeiträumen erbrachte Leistung gemessen, nach den Einheitspreisen des Vertrags oder dem Pauschalzeitplan berechnet und zur Zahlung gebracht. Dieselbe Beziehung besteht auch zwischen Hauptauftragnehmer und Nachunternehmern. In den meisten Firmen werden die Unterlagen in einer separaten Tabellenkalkulation erstellt. Wie die Abschlagsrechnung berechnet wird, besprechen wir anhand Ihrer bestehenden Arbeitsweise; die Aufgabe von Corex360 ist, diese Unterlagen an Vertrag, Projekt und Rechnung gebunden zu halten.

Die Rechnung stimmt meistens; was reißt, ist ihre Verbindung zu Vertrag und Baustelle. Die Mengen kommen aus dem tatsächlichen Stand auf der Baustelle, der Einheitspreis aus dem Vertrag, die Zahlungsangabe aus der Buchhaltung. Liegen diese Quellen an verschiedenen Orten, kommt in jedem Zeitraum dieselbe Frage: Zu welchem Vertrag, zu welcher Leistung gehört dieser Betrag?

Der unterschriebene Vertrag steht im Reiter Verträge der Kundenkarte, Dokument und Abschlagsrechnung sind in Corex Drive an den Datensatz gebunden.

Wie ein Projekt entsteht, sobald ein Angebot angenommen ist, erklärt der Beitrag vom angenommenen Angebot zum Projekt.

Der Tag des Bauleiters läuft über das Telefon: Ist das Material da, wann wird betoniert, wurde das Gerüst geprüft? Auch die Zentrale ruft an: Wie läuft es, gibt es ein Foto, wer ist heute auf der Baustelle? Keines dieser Gespräche wird festgehalten. In Corex360 wird der Baustellenbericht mit Foto auf dem Telefon erfasst und mit dem Projekt verknüpft. Auch Fahrzeugortung und Zeiterfassungsgerät werden an denselben Kern angebunden. Diesen Tag von der Baustelle bis zur Zentrale beschreiben wir Stunde für Stunde als das Gegenstück einer Bau-CRM-Software im Außendienst.

Im Bau ist die Übergabe kein Abschluss. Bei der vorläufigen Abnahme werden offene Mängel aufgelistet, die bis zur Endabnahme behoben sein sollen. In der Zwischenzeit meldet ein Wohnungseigentümer einen Riss, ein Leck oder eine Tür, die nicht schließt. Da diese Meldungen nach Schließung der Baustelle eingehen, ist oft unklar, auf wessen Tisch sie landen sollen.

In Corex360 landet eine Meldung, egal über welchen Kanal sie kommt, auf derselben Kundenkarte, wird einem Verantwortlichen zugewiesen und rückt nach vorn, wenn sie unbeantwortet bleibt. Die Mängelliste bleibt als offene Schritte des Projekts bestehen, jeder mit seinem Verantwortlichen in der Liste sichtbar. Dieselbe Karte ist auch der Anfang des nächsten Auftrags: Ruft ein zufriedener Bauherr für einen Anbau oder ein neues Grundstück wieder an, öffnen sich das frühere Angebot, der Vertrag und die Übergabefotos daneben.

Wir haben Corex360 nicht am Schreibtisch eines Softwareunternehmens gebaut, sondern in einer Gruppe mit eigenen Baustellen. Die Savaş Grup ist in Bau, Architektur und Poolbau gewachsen, und wir haben dieselben Probleme in unserer eigenen Arbeit erlebt: Informationen verteilten sich auf verschiedene Systeme, Abläufe hingen an einzelnen Personen, und Führungskräfte verbrachten mehr Zeit mit dem Sammeln von Informationen als mit Entscheidungen.

Deshalb wurden diese Abläufe nicht am Reißbrett entworfen. Das Besichtigungsfoto mit dem Angebot, den Vertrag mit dem Projekt und die Rechnung mit dem Vertrag zu verknüpfen, ist die Ordnung, die wir in den Unternehmen der Gruppe jeden Tag nutzen. In der Demo sprechen wir über Ihre eigene Besichtigung, Ihr eigenes Angebot und Ihre eigene Baustelle.

Der Status des Vertrags wird als Entwurf, In Bearbeitung, Aktiv, Wartend oder Abgeschlossen verfolgt; es gibt Vertragsvorlagen und Vorlagenkategorien. Projekte und Finanzen öffnen sich über die Registerkarten Projekte und Finanzen der Kundenkarte. Während des Projekts gehen Zwischenberichte an den Kunden, und der Kunde verfolgt den Projektstand im Web. Das Architekturbüro der Gruppe, Vesya Architecture, führt Präsentationen, Angebote, Verträge, Projekte und Kundenbetreuung in Corex360.