İnşaat firmaları için CRM: teklif, şantiye ve hakediş tek kayıtta

Örnek senaryo: Kocaeli'de konut ve ticari yapı işi yapan bir müteahhitlik firması düşünün. Sabah bir arsa sahibi kat karşılığı görüşme için arar, öğlen bir fabrika ek bina için keşif ister, akşam devam eden bir şantiyeden malzeme onayı beklenir. Bu işlerin her biri farklı aşamadadır, ama hepsi aynı ofisin önündedir.

Klasik CRM satış hunisinde durur: fırsat, teklif, kazanıldı. İnşaatta ise kazanılan teklif yeni bir dosyanın başlangıcıdır: sözleşme, iş programı, şantiye, alt yüklenici, hakediş ve kesin kabul. Kayıt imzada kesilirse şantiye başka bir tabloda, hakediş muhasebede, fotoğraf formenin telefonunda kalır.

Bu yüzden inşaatta CRM'in işi müşteri kartını projeyle ve finansla aynı çekirdekte tutmaktır. Corex360'ta müşteri kartının sekmeleri bunu gösterir: kontaklar, görevler, fırsatlar, teklifler, sözleşmeler, projeler, finans ve dosyalar aynı kartın içindedir. Kartın nasıl çalıştığını CRM modülü sayfasında anlattık.

İnşaatta teklif keşifle başlar. Saha görülür, ölçü alınır, zemin ve mevcut yapı fotoğraflanır, metraj çıkarılır. Keşif notu bir defterde, fotoğraflar bir telefonda kalırsa teklifi hazırlayan kişi sahayı hiç görmemiş gibi çalışır.

Corex360'ta WhatsApp mesajı, e-posta ve santral çağrısı aynı kişiye bağlanır; keşif talebi hangi kanaldan gelirse gelsin müşteri kartından okunur. Sahaya giden kişi fotoğrafı ve notu iOS ya da Android uygulamasından girer; rapor projeye ve müşteri kartına bağlanır; keşif fotoğrafı teklifi hazırlayan kişinin önüne, Corex Drive'daki proje dosyasıyla birlikte gelir.

Teklif müşteri kartının Teklifler sekmesinde durur; müşteri geçen haftaki fiyatı sorduğunda cevap karttadır. Yanıt gelmeyen teklifi X AI sabah raporunda öne çıkarır; müşteriye giden mesaj onayınız olmadan gitmez.

İmzadan sonra en sık görülen kopukluk şudur: satış işini bitmiş sayar, şantiye şefi işi sıfırdan kurar. Sözleşmedeki kapsam, ödeme planı ve teslim tarihi şefin önüne ayrı bir dosyayla, çoğu zaman eksik gelir.

Corex360'ta teklif ve sözleşme aynı müşteri kartında durur, proje de aynı kaydın projeler sekmesindedir. Kaba inşaat bitince ince işler, ince işler bitince teslim hazırlığı; sıra kayıtta yürür, telefonda değil. Teslim tarihi yaklaşırken adım hâlâ açıksa kural sorumluya görev açar ve konuyu sabah brifingine taşır. Gecikme şantiye bittikten sonra değil, gecikmeye dönüşmeden görünür.

Hakediş en çok inşaatta kullanılan bir kavramdır. İşveren ile yüklenici arasında, belli dönemlerde yapılan imalat ölçülür, sözleşmenin birim fiyatına ya da götürü bedel iş programına göre hesaplanır ve ödemeye bağlanır. Aynı ilişki ana yüklenici ile alt yükleniciler arasında da kurulur. Hakediş dosyası çoğu firmada ayrı bir hesap tablosunda hazırlanır. Hakediş hesabının nasıl yapılacağı sizin mevcut düzeninize göre konuşulur; Corex360'ın işi o dosyayı sözleşmeye, projeye ve faturaya bağlı tutmaktır.

Hesap çoğu zaman doğrudur; kopan, hesabın sözleşme ve sahayla bağıdır. Metraj sahadaki gerçek durumdan, birim fiyat sözleşmeden, ödeme bilgisi muhasebeden gelir. Bu kaynaklar ayrı yerde durursa her dönem aynı soru sorulur: bu tutar hangi sözleşmenin, hangi imalatın karşılığı?

İmzalı sözleşme müşteri kartının Sözleşmeler sekmesinde, belge ve hakediş dosyası Corex Drive'da kayda bağlı durur.

Teklif kabul edilince projenin nasıl açıldığını kabul edilen teklifin projeye dönüşü yazısında anlattık.

Şantiye şefinin günü telefonla geçer: malzeme geldi mi, beton ne zaman dökülecek, iskele kontrolü yapıldı mı. Merkez de şefi arar: iş ne durumda, fotoğraf atar mısın, bugün sahada kim var. Bu konuşmaların hiçbiri kayda geçmez. Corex360'ta şantiyeden rapor fotoğrafıyla telefondan girilir ve projeye bağlanır. Araç takip sistemi ve PDKS cihazı da aynı çekirdeğe bağlanır. Şantiyeden merkeze uzanan bu günü, bir inşaat crm programının sahadaki karşılığı olarak saat saat anlattık.

İnşaatta teslim bir kapanış değildir. Geçici kabulde eksik işler listelenir, kesin kabule kadar giderilmesi beklenir. Bu arada daire sahibi bir çatlağı, bir sızıntıyı, bir kapının kapanmadığını bildirir. Bildirimler şantiye kapandıktan sonra geldiği için çoğu zaman kimin önüne düşeceği belli değildir.

Corex360'ta bildirim hangi kanaldan gelirse gelsin aynı müşteri kartına düşer, sorumlusuna atanır ve yanıtlanmazsa öne çıkar. Eksik iş listesi projenin açık adımları olarak kalır ve her biri sorumlusuyla listede görünür. Aynı kart bir sonraki işin de başlangıcıdır: memnun kalan işveren ek bina ya da yeni bir parsel için tekrar aradığında önceki teklif, sözleşme ve teslim fotoğrafları yanında açılır.

Corex360'ı bir yazılım şirketinin masasında değil, şantiyesi olan bir grubun içinde kurduk. Savaş Grup inşaat, mimarlık ve havuz sektörlerinde büyüdü; aynı sorunları kendi işlerimizde yaşadık: bilgi farklı sistemlere dağıldı, süreçler kişilere bağlandı, yöneticiler karar vermekten çok bilgi toplamaya zaman ayırdı.

Bu akışlar bu yüzden kâğıt üstünde tasarlanmadı. Keşif fotoğrafının teklife, sözleşmenin projeye, faturanın sözleşmeye bağlanması grup şirketlerinde her gün kullandığımız düzendir. Demoda kendi keşfinizi, kendi teklifinizi ve kendi şantiyenizi konuşuruz.

Sözleşmenin durumu Taslak, Devam ediyor, Aktif, Bekliyor ya da Tamamlandı olarak izlenir; sözleşme şablonları ve şablon kategorileri vardır. Proje ve finans, müşteri kartındaki Projeler ve Finans sekmelerinden açılır. Projede müşteriye ara rapor gönderilir ve müşteri projenin durumunu web üzerinden takip eder. Grubun mimarlık firması Vesya Architecture sunum, teklif, sözleşme, proje ve müşteri takibini Corex360'ta yürütür.