Sözlük · Satış ve müşteri
Sözleşme yönetimi nedir?
Sözleşme yönetimi, imzalanan bir sözleşmenin başlangıç, bitiş, yenileme ve bildirim tarihlerini ve yükümlülüklerini bir sorumluya bağlayarak izleme işidir. Dosyayı saklamak işin yalnız bir parçasıdır. Asıl amaç, tarihi gelen maddenin zamanında ele alınmasıdır.
Son güncelleme: · Yazar: Şevket Erer, Kurucu Ortak, Yapay Zekâ Uzmanı
Sözleşme yönetimi neyi çözer?
İmzalanan sözleşme çoğu zaman bir klasöre girer ve unutulur. Sorun bir tarih geldiğinde başlar: yenileme dönemi kaçar, fesih bildirimi süresinde yapılmaz ya da fiyat güncelleme maddesi uygulanmaz. Sözleşme yönetimi bu tarihleri ve maddeleri dosyadan çıkarıp takvime ve bir sorumluya bağlar.
İkinci kazanç erişimdir. Satış, muhasebe ve operasyon aynı sözleşmenin farklı yerlerine bakar. Sözleşme müşteri kaydının yanında durduğunda kimse imzalı sürümü e-posta arşivinde aramaz; yetkisi olan açar.
Sözleşme yönetimi nasıl işler?
Sözleşme yönetimi, sözleşmeyi kabul edilen tekliften ya da bir şablondan hazırlamakla başlar; kapsam, fiyat ve süre teklifle tutarlı olur. Sözleşme iç onaylardan geçip imzalanır ve imzalı sürüm kayda eklenir. Başlangıç ve bitiş tarihi, yenileme koşulu ve bildirim süresi kayda yazılır; bitiş yaklaşırken sorumluya görev düşer ve karar kayıtta kalır.
- Hazırlık
Sözleşme kabul edilen tekliften ya da bir şablondan hazırlanır. Kapsam, fiyat ve süre teklifle tutarlı olmalıdır.
- Onay ve imza
Gerekli iç onaylardan geçer ve müşteriyle imzalanır. İmzalı sürüm kayda eklenir.
- Yürürlük
Başlangıç ve bitiş tarihi, yenileme koşulu ve bildirim süresi kayda yazılır. Bu tarihler hatırlatma üretir.
- Yenileme ya da bitiş
Bitiş yaklaşırken sorumluya görev düşer. Sözleşme yenilenir, değiştirilir ya da kapatılır; her karar kayıtta kalır.
Bir örnek
Bir asansör bakım firmasının apartman yönetimleriyle yıllık bakım sözleşmeleri var ve her sözleşmede yenilemeden önceki bildirim süresi yazıyor. Sözleşmeler klasörde dururken bazı yönetimlerin sözleşmesi kendiliğinden bitmiş, firma bunu servis günü öğrenmiş. Bitiş tarihleri kayda girilince bildirim süresinden önce satış temsilcisine görev düşüyor ve yenileme görüşmesi zamanında yapılıyor.
Corex360'ta nasıl görünür?
Corex360 CRM'de sözleşme; müşteri, kontak, fırsat ve teklifle aynı kayıtta tutulur ve müşteri kartında aktif sözleşmeler ayrı bir kutuda listelenir. İmzalı sözleşme dosyası Corex Drive'da ait olduğu kaydın içinde durur; dosyalar yetkiye bağlıdır ve her görüntüleme ve indirme kaydedilir. Sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihi sözleşme kartında durur; X AI sözleşme kararında durur ve sorar. Bildirim süresinin ve yenilemenin nasıl izleneceği demoda netleşir.
Sık karıştırılan terimler
| Doküman yönetim sistemi | Doküman yönetimi dosyayı saklar ve bulunur kılar. Sözleşme yönetimi dosyanın içindeki tarihleri ve yükümlülükleri izler; dosya işin yalnız bir parçasıdır. |
|---|---|
| Teklif takibi | Teklif müşteriye sunulan fiyat önerisidir ve kabul edilince sözleşmenin dayanağı olur. Teklif takibi kabul anına kadar, sözleşme yönetimi imzadan sonra çalışır. |
İlgili terimler: Teklif takibi, KEP (kayıtlı elektronik posta), Doküman yönetim sistemi
Sık sorulanlar
Sözleşme yönetimi için ayrı bir yazılım gerekir mi?
Sözleşmeler azsa ve tarihler takvimde izleniyorsa gerekmeyebilir. Sözleşmeler müşteriyle, teklifle ve faturayla birlikte okunması gereken belgelerse, onları CRM içinde tutmak ayrı bir araçla yapılacak eşleştirme işini ortadan kaldırır.
Sözleşme yönetiminde yenileme tarihi nasıl kaçırılmaz?
Bitiş tarihi ve bildirim süresi serbest metin yerine tarih alanına yazılır ve bu alana bir hatırlatma kuralı bağlanır. Hatırlatma kişiye değil role giderse çalışan değişse de görev sahipsiz kalmaz.
Sözleşme yönetiminde imzalı sözleşmeye kim erişmeli?
Sözleşmeyle işi olan roller: genellikle satış, muhasebe ve yönetim. Erişim role göre verilir ve kimin açtığı kayıtta tutulur; anlaşmazlıkta bu kayıt başvurulacak ilk yerdir.
İlgili sorular
- KEP ile gönderilen ihtar noter ihtarı yerine geçer mi?
- Tacirler arasında temerrüt, fesih ve dönme ihbar ve ihtarları için Türk Ticaret Kanunu m. 18/3 noteri, taahhütlü mektubu, telgrafı ve güvenli elektronik imzalı KEP'i aynı fıkrada sayar. Tacir olmayan tarafla yazışmada ya da özel kuralı olan işlerde hukuk danışmanınıza sorun.
Bu sayfa işinize yaradı mı?