Glossaire · Ventes et clients
Qu'est-ce que la gestion des contrats ?
La gestion des contrats est le travail qui consiste à suivre les dates de début, de fin, de renouvellement et de préavis d'un contrat signé ainsi que ses obligations, en les rattachant à un responsable. Conserver le fichier n'est qu'une partie du travail. Le vrai but, c'est que chaque clause arrivée à échéance soit traitée à temps.
Dernière mise à jour : · Auteur : Şevket Erer, Cofondateur, spécialiste de l'IA
Que résout la gestion des contrats ?
Le contrat signé entre le plus souvent dans un classeur, et on l'oublie. Le problème commence quand une date arrive : la période de renouvellement est manquée, la résiliation n'est pas notifiée dans le délai, ou la clause de révision de prix n'est pas appliquée. La gestion des contrats sort ces dates et ces clauses du dossier pour les rattacher au calendrier et à un responsable.
Le deuxième gain, c'est l'accès. La vente, la comptabilité et les opérations regardent des parties différentes du même contrat. Quand le contrat se trouve à côté de l'enregistrement client, personne ne cherche la version signée dans l'archive des e-mails ; la personne habilitée l'ouvre.
Comment fonctionne la gestion des contrats ?
La gestion des contrats commence par la préparation du contrat à partir d'un devis accepté ou d'un modèle ; le périmètre, le prix et la durée restent cohérents avec le devis. Le contrat passe les validations internes, il est signé, et la version signée est ajoutée à l'enregistrement. Les dates de début et de fin, la condition de renouvellement et le délai de préavis sont inscrits dans l'enregistrement ; à l'approche de l'échéance, une tâche arrive chez le responsable, et la décision reste dans l'enregistrement.
- Préparation
Le contrat est préparé à partir du devis accepté ou d'un modèle. Le périmètre, le prix et la durée doivent être cohérents avec le devis.
- Validation et signature
Il passe par les validations internes nécessaires et est signé avec le client. La version signée est ajoutée à l'enregistrement.
- Entrée en vigueur
Les dates de début et de fin, la condition de renouvellement et le délai de préavis sont inscrits dans l'enregistrement. Ces dates génèrent des rappels.
- Renouvellement ou fin
À l'approche de l'échéance, une tâche arrive au responsable. Le contrat est renouvelé, modifié ou clôturé ; chaque décision reste dans l'enregistrement.
Un exemple
Une entreprise de maintenance d'ascenseurs a des contrats d'entretien annuels avec des syndics d'immeubles, et chaque contrat précise un délai de préavis avant renouvellement. Tant que les contrats dormaient dans un classeur, certains ont expiré sans que personne le remarque, et l'entreprise l'a appris le jour de l'intervention. Une fois les dates de fin saisies dans l'enregistrement, une tâche arrive au commercial avant le délai de préavis et la discussion de renouvellement a lieu à temps.
À quoi cela ressemble dans Corex360
Dans le CRM Corex360, le contrat est conservé dans le même enregistrement que le client, le contact, l'opportunité et le devis, et les contrats actifs sont listés dans un encadré à part sur la fiche client. Le fichier du contrat signé se trouve dans Corex Drive, dans l'enregistrement auquel il appartient ; les fichiers sont soumis aux droits d'accès et chaque consultation et téléchargement est journalisé. Les dates de début et de fin figurent sur la fiche du contrat ; pour les décisions de contrat, X AI s'arrête et vous demande. Le suivi du préavis et du renouvellement se précise pendant la démo.
Termes souvent confondus
| Gestion électronique des documents (GED) | La gestion documentaire conserve le fichier et permet de le retrouver. La gestion des contrats suit les dates et les obligations contenues dans le fichier ; le fichier n'est qu'une partie du travail. |
|---|---|
| Suivi des devis | Le devis est l'offre de prix présentée au client ; une fois accepté, il devient la base du contrat. Le suivi des devis travaille jusqu'à l'acceptation, la gestion des contrats après la signature. |
Termes associés : Suivi des devis, KEP (courrier électronique recommandé), Gestion électronique des documents (GED)
Questions fréquentes
Faut-il un logiciel à part pour la gestion des contrats ?
Si les contrats sont peu nombreux et que les dates sont suivies dans un agenda, ce n'est peut-être pas nécessaire. Si les contrats sont des documents à lire avec le client, le devis et la facture, les garder dans le CRM supprime le travail de rapprochement qu'exigerait un outil à part.
Dans la gestion des contrats, comment ne pas manquer la date de renouvellement ?
La date de fin et le délai de préavis sont saisis dans un champ date plutôt qu'en texte libre, et une règle de rappel est liée à ce champ. Si le rappel va à un rôle plutôt qu'à une personne, la tâche garde un responsable même quand le salarié change.
Dans la gestion des contrats, qui doit accéder au contrat signé ?
Les rôles qui ont affaire au contrat : généralement la vente, la comptabilité et la direction. L'accès est donné selon le rôle et qui a ouvert le contrat est enregistré ; en cas de désaccord, cet enregistrement est le premier endroit à consulter.
Questions liées
- Une mise en demeure envoyée par KEP remplace-t-elle une mise en demeure notariée ?
- Entre commerçants, pour les notifications et mises en demeure de demeure, de résiliation et de résolution, l'art. 18, al. 3 du Code de commerce turc cite dans le même alinéa le notaire, la lettre recommandée, le télégramme et le KEP avec signature électronique sécurisée. Pour une correspondance avec une partie non commerçante ou pour les affaires soumises à une règle particulière, interrogez votre conseiller juridique.
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