Was ist Projektmanagement-Software: das Projekt anlegen, wenn das Angebot angenommen ist

Beispielszenario: Stellen Sie sich einen Poolbauer in Antalya vor. Ein Villenprojekt beginnt mit einer Vor-Ort-Besichtigung; dann folgen Zeichnung, Aushub, Beschichtung, Technikraum und Übergabe. Jeder Schritt hat einen Verantwortlichen, einen Anfang und ein Ende. Projektmanagement-Software hält diese Reihenfolge schriftlich fest und zeigt, wer auf was wartet.

Den Plan zu schreiben, ist der leichte Teil; die eigentliche Aufgabe der Software ist, allen zu zeigen, wenn der Plan bricht. Kommt das Fliesenteam einen Tag zu spät, verschiebt sich auch der Beginn im Technikraum. Die Software zeigt diese Verschiebung und informiert die betroffenen Verantwortlichen. Besichtigungsfoto, freigegebene Zeichnung und Materialliste stehen ebenfalls neben der Arbeit; liegt das Dokument in einem eigenen Ordner, arbeitet das Team vor Ort womöglich mit einer alten Zeichnung.

Diese Programme zeigen die Arbeit in verschiedenen Ansichten. Die Board-Ansicht (Kanban) zeigt Schritte als Karten in Spalten wie „zu erledigen“, „in Arbeit“ und „erledigt“. Die Zeitleiste (Gantt) reiht Schritte als Balken auf einem Kalender und zeigt, welche sich verschieben, wenn einer sich verspätet. Welche Ansicht auch immer: Darunter liegt derselbe Datensatz.

Eine Aufgabenliste beantwortet die Frage, was zu tun ist. Ein Projekt fragt mehr: in welcher Reihenfolge, wer, bis wann und für welchen Kunden. Im Beispiel des Pools kann der Technikraum nicht beginnen, bevor die Fliesenarbeiten fertig sind; eine Aufgabenliste weiß das nicht, ein Projektplan schon.

Kleine Teams beginnen oft mit einer Aufgabenliste, und das kann reichen. Laufen Aufträge für mehrere Kunden gleichzeitig, hängen Schritte voneinander ab und steht der Liefertermin im Vertrag, wird ein Projektdatensatz nötig. Ein Anzeichen hilft: Hat derselbe Auftrag einen eigenen Kalender in einer Tabelle, eine eigene WhatsApp-Gruppe und einen eigenen E-Mail-Verlauf, ist die Aufgabenverfolgung an ihrer Grenze. Dann ist es der Projektdatensatz, der die Arbeit zusammenführt.

Der Vertriebler trifft den Kunden mehrmals und notiert die Fliesenfarbe, den Liefermonat und die Bedingung, dass die Zufahrt nur über das Gartentor möglich ist. Das Angebot wird angenommen. Legt das Projektteam den Auftrag in einer anderen Software an und sieht nur das Angebots-PDF, bleibt die Notiz zum Gartentor in der E-Mail des Vertrieblers; der Bagger kommt am ersten Tag womöglich nicht durchs Tor. Die Notiz ist gut geschrieben, aber sie liegt an der falschen Stelle, wo das Projektteam nicht hinschaut.

Hinter dem Bruch steckt keine böse Absicht; die beiden Datensätze kennen sich einfach nicht. Alles, was der Vertrieb weiß, sollte am ersten Tag des Projekts im Projekt stehen.

Der Bruch hat auch eine finanzielle Seite. Nennt das Angebot Anzahlung und Zwischenzahlungen, müssen diese Bedingungen zu den Projektschritten passen. Der Aushub ist fertig, aber erfährt die Buchhaltung davon nichts, wird die Zwischenrechnung nicht gestellt. Derselbe Bruch tritt auch in umgekehrter Richtung auf: Erledigt das Projektteam eine Arbeit außerhalb des Umfangs und erreicht diese Information den Vertrieb nicht, wird die Zusatzarbeit nicht abgerechnet.

• Das angenommene Angebot wird mit einem Vertrag verbunden; Umfang und Positionen werden dort abgelesen.
• Das Projekt öffnet sich aus demselben Kundendatensatz; Kontakte und Adresse werden nicht neu eingegeben.
• Notizen und Korrespondenz des Vertriebs liegen dort, wo das Projektteam sie sieht.
• Schritte, Verantwortliche und Liefertermine stehen am ersten Tag im Kalender.
• Außendienstberichte und Fotos werden mit dem zugehörigen Schritt verknüpft.

Der am ersten Tag geschriebene Plan muss nicht in jedem Detail stimmen; er wird sich ändern. Wichtig ist, dass auch Änderungen im selben Datensatz gemacht werden und alle denselben Plan sehen. Wird der Plan in einer separaten Datei aktualisiert, arbeitet das Team bald nach zwei verschiedenen Plänen. Wird der Umfang aus dem angenommenen Angebot übernommen, ohne ihn abzuschreiben, bleibt keine Lücke zwischen dem Umfang, der mit dem Kunden besprochen wurde, und dem Umfang, mit dem das Team arbeitet.

Wird in der Montagsbesprechung für jedes Projekt einzeln gefragt „Wo stehen wir?“, zieht sich die Besprechung, und die Antworten kommen aus dem Gedächtnis. Werden Schritte im Datensatz abgeschlossen, steht die Antwort bereits auf dem Bildschirm, und die Besprechung bleibt den Themen vorbehalten, die eine Entscheidung brauchen.

Die Fragen, die eine Führungskraft auf dem Projektbildschirm beantwortet sehen will, sind klar: Welcher Schritt ist im Verzug, welcher wartet auf Freigabe, aus welchem Projekt kam kein Bericht von der Baustelle? Werden die Schritte im Datensatz abgeschlossen, entstehen die Antworten von selbst. Die Montagsbesprechung fällt nicht weg, aber ihre Tagesordnung ändert sich; statt Stände vorzulesen, geht es um den Grund der Verzögerung und die anstehende Entscheidung.

Auch Berichte aus dem Außendienst gehören zu diesem Bildschirm. Ist der Fotobericht mit dem Projektschritt verknüpft, sieht die Führungskraft, wo die Arbeit steht, ohne die Baustelle anzurufen; ist kein Bericht gekommen, ist auch das ein Signal.

In Corex360 beginnt der Tag der Führungskraft mit dem Morgenbriefing. X AI liest die Kunden-, Vertrags-, Rechnungs-, Personal- und Projektdaten im Kern und ordnet ausstehende Freigaben und Risiken nach den Regeln der Führungskraft. Wie dieses Briefing im Tag einer Führungskraft genutzt wird, können Sie auf der Seite Das Morgenbriefing der Führungskraft verfolgen.

Auf der Kundenkarte stehen Angebote, Verträge, Projekte, Finanzen und Dateien als Reiter nebeneinander; wird ein Projekt angelegt, müssen Kunde und Kontakte nicht neu getippt werden. Das Team vor Ort gibt Bericht und Fotos per Telefon ein; der Bericht wird mit Projekt und Kundenkarte verknüpft. Wie dieser Ablauf auf der Baustelle aussieht, beschreiben wir im Beitrag Angebot und Baustellendaten im Bau.

So wird das Wissen des Vertriebs nicht ins Projekt kopiert; es ist bereits dort. Weil die Notiz zum Gartentor auf derselben Kundenkarte liegt wie die Angebotskorrespondenz, sieht das Projektteam sie am ersten Tag.

Projekt- und Finanzeintrag öffnen sich in den Reitern Projekte und Finanzen der Kundenkarte. Kurze Antworten zu Projekt und Buchhaltung stehen auf der Seite Fragen zu Projekt und Buchhaltung.

Beginnen Sie die Demo mit Ihrem eigenen Angebot: Machen wir aus einem angenommenen Angebot ein Projekt und schreiben wir die ersten Schritte, Verantwortlichen und Liefertermine gemeinsam auf.