Ist Aufgabenverfolgung dasselbe wie Projektmanagement: wo der Unterschied beginnt

Eine Aufgabe hat drei Grundfelder: verantwortliche Person, Termin und Status. Status wie offen, in Arbeit und erledigt sorgen dafür, dass das Team dieselbe Sprache spricht. Eine gute Aufgabenliste verkürzt die Morgenbesprechung; niemand muss fragen, bei wem diese Aufgabe lag.

Die Stärke der Aufgabenverfolgung liegt in ihrer Einfachheit. In einer Steuerkanzlei die Vorbereitung einer Steuererklärung, in einem Showroom der Rückruf bei einem Kunden, in einem Büro die Erinnerung an eine Vertragsverlängerung sind jeweils eigene Aufgaben. Verspätet sich eine davon, hält das die anderen nicht auf; jede wird nach ihrem eigenen Termin verfolgt.

Eine Aufgabenliste funktioniert auch bei wiederkehrenden Arbeiten gut. Die Vorbereitung der Umsatzsteuer in der ersten Woche jedes Monats, die Inventur an jedem Montag, der Wochenbericht an jedem Freitag sind jeweils Aufgabenvorlagen. Die Vorlage wird einmal definiert, die Aufgabe öffnet sich in jeder Periode neu und landet bei der verantwortlichen Person.

Ein Projekt ist befristet: Es hat einen Beginn und eine Übergabe. Die Aufgaben darin hängen voneinander ab; ohne Aufmaß beginnt keine Fertigung, ohne abgeschlossene Fertigung keine Montage. Diese Abhängigkeit ist in einer Aufgabenliste nicht zu sehen. Die Liste reiht jede Aufgabe nebeneinander auf und sagt nicht, welche auf welche wartet.

Auch Behörden treffen diese Unterscheidung Ebene für Ebene. Der Standard der britischen Regierung für die Projektabwicklung, GovS 002, behandelt Portfolio-, Programm- und Projektmanagement als getrennte Ebenen; der Text steht auf der Veröffentlichungsseite auf GOV.UK. Ein kleines Unternehmen braucht nicht alle diese Ebenen, aber der Gedanke, dass eine Aufgabe eine vom Projekt getrennte Einheit ist, ist derselbe.

Ein Projekt hat außerdem einen Umfang: was geliefert wird und was nicht. Ist der Umfang nicht festgehalten, wächst das Projekt still. Der Kunde bittet um eine kleine Ergänzung, das Team setzt sie als neue Aufgabe auf die Liste, und der Liefertermin bleibt gleich. Eine Aufgabenliste zeigt dieses Wachstum nicht; Projektmanagement fragt dagegen sofort, was die neue Aufgabe für den Termin bedeutet.

Beispielszenario: Denken Sie an eine Firma in İzmir, die Schilder und Fassadenverkleidungen herstellt. Für jeden Kunden durchläuft sie die Schritte Aufmaß, Designfreigabe, Fertigung, Montage und Übergabeprotokoll. Verzögert sich die Designfreigabe, kann die Fertigung nicht beginnen, und die Woche des Montageteams ist verloren. Verfolgt diese Firma die Aufgaben einzeln, erscheint jede an ihrem eigenen Termin als 'offen', aber niemand bemerkt, dass sich der Liefertermin längst verschoben hat.

Die Buchhaltung derselben Firma kommt dagegen mit einer Aufgabenliste gut zurecht. Rechnungen stellen, an Zahlungen erinnern und den Abgleich mit der Bank machen sind getrennte Aufgaben, die nicht aufeinander warten. Dass in einem Unternehmen beide Arbeitsweisen nebeneinander bestehen, ist normal.

Zeigt sich eines oder mehrere dieser Zeichen, reicht die Aufgabenliste nicht mehr aus:

• Der Abschluss einer Aufgabe ist Voraussetzung für den Beginn einer anderen.
• Der Liefertermin, der einem Kunden zugesagt wurde, hängt von der Arbeit mehrerer Personen ab.
• In der Morgenbesprechung lautet die Frage nicht mehr 'wer liegt zurück', sondern 'hält der Liefertermin'.
• Ändert sich der Umfang eines Auftrags, weiß niemand, welche Aufgaben betroffen sind.

In der Aufgabenliste wird die verspätete Aufgabe gezählt und hervorgehoben; die Führungskraft sieht, wer im Rückstand ist. Für die meisten Arbeiten reicht das. Im Projekt ist die eigentliche Frage aber weniger die Verspätung selbst als ihre Wirkung: Die Designfreigabe hat sich verzögert, auf welchen Tag rückt dadurch die Montage, und gilt der dem Kunden genannte Termin noch.

Für die Schilderfirma in İzmir wird dieser Unterschied zu einem konkreten Telefonat. Die Firma, die mit einer Aufgabenliste arbeitet, ruft den Kunden am Montagetag an, um die Verschiebung mitzuteilen. Die Firma, die mit einer Projektstruktur arbeitet, sieht den neuen Montagetermin an dem Tag, an dem sich die Designfreigabe verzögert, und kann den Kunden früh und mit Begründung informieren.

Deshalb muss ein Risiko im Projekt früh sichtbar werden. Eine Aufgabe, deren Termin näher rückt, die aber noch nicht begonnen hat, gilt noch nicht als verspätet, ist aber ein Warnzeichen für den Rest des Projekts. Wie eine Führungskraft diese Zeichen auf einen Blick liest, zeigt die Seite Lösungen für Führungskräfte.

Liegen Aufgaben in einem eigenen Werkzeug, das Projekt in einer anderen Tabelle und der Kunde im CRM, werden jeden Morgen Informationen hin und her getragen. Der Vertrieb vermerkt, dass das Angebot angenommen wurde, die Projektleitung erfährt es gesondert, und das Montageteam holt sich seine Aufgabe an einer dritten Stelle. Dieselbe Information wird immer wieder geschrieben.

Auch die Aufgabenfreigabe gehört zu dieser Verbindung. Schritte wie die Designfreigabe sollten neben dem Haken 'erledigt' auch mit der Freigabe einer berechtigten Person schließen. Wie ein Projekt mit dem Kundendatensatz verbunden wird, lesen Sie im Beitrag Was ist Projektmanagementsoftware.

Die andere Seite der Verbindung ist das Berichtswesen. Hängen Aufgaben am Projekt und das Projekt am Kunden, liest die Führungskraft aus denselben Datensätzen ab, welche Arbeiten für einen Kunden offen sind, bei welchem Schritt ein Projekt wartet und welches Team die meisten verspäteten Aufgaben hat. Mit getrennten Werkzeugen braucht jede dieser Fragen eine eigene Tabelle.

Die Aufgabenansicht zählt überfällige Aufgaben gesondert und warnt bei gefährdeten Aufgaben; die Frühwarnung, die vor einer Verzögerung kommt, erscheint so direkt in der Aufgabenliste. Eine Aufgabe kann im Status wartet auf Freigabe gehalten werden, und jede Aufgabe erhält automatisch einen Code, sodass man im Gespräch leicht auf denselben Datensatz verweisen kann.

Projekte, Aufgaben und Aufgabenfreigaben sind Ansichten desselben Kerns. Projekt und Finanzen werden über die Reiter Projekte und Finanzen der Kundenkarte geöffnet; Kundendaten werden einmal erfasst, und das Projekt läuft auf demselben Datensatz. Die Informationen, die beim Schilderhersteller zwischen Vertrieb und Montage von Hand getragen werden, nehmen so ab. Wie Projektverfolgung in einem Innenarchitekturbüro aussieht, lesen Sie im Beitrag Projektverfolgung im Architekturbüro.