Angebote mit KI erstellen: Die Maschine entwirft, Sie entscheiden

Der zeitaufwendigste Teil der Angebotserstellung ist das Sammeln der Informationen. Was wollte der Kunde letzte Woche am Telefon, nach welchem Produkt hat er gefragt, welche Position wurde aus dem vorigen Angebot gestrichen? Stehen diese Informationen im Datensatz, kann die KI sie lesen und zu einem Entwurf verarbeiten. Der Vertriebsmitarbeiter beginnt dann mit einem Text, den er korrigiert, statt mit einer leeren Seite.

Der zweite Beitrag der KI ist die Sprache. Angebote, die verschiedene Vertriebsmitarbeiter für dasselbe Produkt schreiben, unterscheiden sich in Ton, Detailtiefe und Aufbau. Eine KI, die mit einer vom Unternehmen freigegebenen Vorlage und Beispielangeboten arbeitet, baut jeden Entwurf gleich auf; der Kunde hat das Gefühl, mit demselben Unternehmen zu sprechen, ganz gleich, von welchem Vertriebsmitarbeiter das Angebot kommt. Die Vorlage selbst bleibt Arbeit von Menschen und wird regelmäßig überprüft.

Die Qualität des Entwurfs hängt von der Qualität des Datensatzes ab. Wurden Gesprächsnotizen nie geschrieben oder ist die Produktliste veraltet, füllt die KI die Lücken mit Vermutungen. Die erste Voraussetzung dafür, Angebote mit KI zu erstellen, ist deshalb, dass die Grundfelder eines Angebots im Datensatz ordentlich gepflegt sind.

Nach Art. 3 des türkischen Obligationengesetzes ist, wer einen Vertragsschluss anbietet und für die Annahme eine Frist setzt, bis zum Ablauf dieser Frist an sein Angebot gebunden. Ein Angebot mit falschem Preis kann das Unternehmen für die gesamte Gültigkeitsdauer an diesen Preis binden. Auch die KI-Empfehlungen der türkischen Datenschutzbehörde verlangen, dass die Rolle des menschlichen Eingreifens in Entscheidungsprozessen festgelegt wird.

Fügt ein Vertriebsmitarbeiter Namen, Telefonnummer und frühere Verhandlungsnotizen eines Kunden in ein allgemeines Chat-Werkzeug ein, verlassen diese Daten die Datenhaltung des Unternehmens. Geht der Prompt an einen KI-Anbieter, wird dieser Anbieter Teil der Verarbeitungskette. Für ein Angebot braucht man Produkt, Menge, Leistungsumfang und Konditionen; die Privatadresse oder persönliche Notizen zum Kunden sind für einen Entwurf nicht nötig.

Beispielszenario: Denken Sie an ein Unternehmen in Gaziantep, das Verpackungsmaschinen verkauft. Gibt ein Vertriebsmitarbeiter, der ein Angebot für einen auf der Messe kennengelernten Lebensmittelhersteller vorbereitet, der KI die Messenotizen, die Kapazitätsvarianten der Maschine und ein ähnliches Angebot aus dem Vorjahr, bekommt er einen guten Entwurf. Private Telefonnummern, die sich in diese Notizen gemischt haben, und den Preis eines Wettbewerbers sortiert er dagegen vorher aus.

Auch das Schreiben von Prompts folgt einer Ordnung. Ein guter Prompt nennt den Zweck des Angebots, die Frage des Kunden, die zu verwendende Vorlage und die Felder, die unangetastet bleiben: Preis nicht ändern, keine neuen Positionen hinzufügen, Konditionen aus der Vorlage übernehmen. Ein unklarer Prompt erzeugt einen unklaren Entwurf, und die Prüfzeit frisst die gewonnene Zeit wieder auf.

• Beruht jede Position auf etwas, das der Kunde angefragt hat, oder hat die KI sie aus einem ähnlichen Angebot kopiert?
• Stammen die Preise aus der aktuellen Preisliste?
• Liegt der Rabatt innerhalb der Befugnis des Vertriebsmitarbeiters?
• Entsprechen Zahlungs-, Liefer- und Gültigkeitsbedingungen der Vorlage des Unternehmens?
• Gehören Name, Titel und Kontaktdaten des Kunden zur richtigen Person?
• Enthält der Text eine Zusage, die nicht im Angebot steht, etwa eine kostenlose Installation?

Angebote gehen am häufigsten in der Stille nach dem Versand verloren. Die Aufgabe der KI ist hier, das unbeantwortete Angebot der verantwortlichen Person vorzulegen. Ob sie die Nachfassnachricht selbstständig an den Kunden sendet, ist eine eigene Entscheidung, mit Blick auf die Kundenbeziehung wie auf die Einwilligung; die Regeln für kommerzielle Nachrichten gelten auch bei diesem Schritt. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

X AI ist der KI-Assistent, der innerhalb von Corex360 arbeitet. Er sendet einem Kunden keine Antwort und kein Angebot auf eigene Faust; er erstellt einen Entwurf, versendet wird erst nach Freigabe. Bei Geld, Verträgen und Personalentscheidungen hält er an und fragt nach; Versand, Rabatt, Zahlung, Urlaub und Berechtigungen warten auf Freigabe. Er erinnert an Angebote, auf die keine Antwort kam. Ein Angebot entsteht aus einer Vorlage auf der Karte der Verkaufschance: Produkt, Menge, Preisliste und Konditionen sind die Felder der Vorlage.

In der Corex360 Cloud wählt das Unternehmen in den Einstellungen von X AI den KI-Anbieter und hinterlegt seinen eigenen Schlüssel; dann gehen die an X AI geschriebenen Prompts an den gewählten Anbieter. Bei einer Installation auf dem eigenen Server arbeitet X AI dagegen mit einem lokalen Modell; Prompts und gelesene Datensätze verlassen dabei den Server des Kunden nicht. Den gesamten Angebotsablauf sehen Sie auf der Seite Software zur Angebotsverfolgung.