Yapay zekâ ile teklif hazırlama: taslak makineden, karar sizden

Teklif hazırlamanın en çok zaman alan kısmı bilgiyi toplamaktır. Müşteri geçen hafta telefonda ne istedi, hangi ürünü sordu, önceki teklifte hangi kalem çıkarılmıştı? Bu bilgiler kayıtta duruyorsa yapay zekâ onları okuyup bir taslağa dökebilir. Satışçı boş sayfa yerine düzeltilecek bir metinle başlar.

Yapay zekânın ikinci katkısı dildir. Aynı ürün için farklı satışçıların yazdığı teklifler üslup, ayrıntı ve düzen bakımından birbirinden ayrışır. Şirketin onayladığı bir şablon ve örnek teklifler üzerinden çalışan yapay zekâ, her taslağı aynı yapıda kurar; müşteri hangi satışçıdan teklif alırsa alsın aynı şirketle konuştuğunu hisseder. Şablonun kendisi yine insan işidir ve düzenli gözden geçirilir.

Taslağın niteliği kaydın niteliğine bağlıdır. Görüşme notları yazılmamışsa ya da ürün listesi eskiyse yapay zekâ boşluğu tahminle doldurur. Bu yüzden yapay zekâ ile teklif hazırlamanın ilk şartı, teklifin temel alanlarının kayıtta düzenli tutulmasıdır.

Türk Borçlar Kanunu'nun 3. maddesine göre kabul için süre belirleyerek sözleşme yapılmasını öneren, bu süre sona erene kadar önerisiyle bağlıdır. Yanlış fiyatla giden bir teklif, geçerlilik süresi boyunca şirketi o fiyata bağlayabilir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun yapay zekâ tavsiyeleri de karar alma süreçlerinde insan müdahalesinin rolünün tesis edilmesini ister.

Satışçının genel bir sohbet aracına müşteri adını, telefonunu ve önceki pazarlık notlarını yapıştırması, bu verinin şirketin kayıt düzeninden çıkması demektir. İstem bir yapay zekâ sağlayıcısına gidiyorsa, o sağlayıcı veri işleme zincirinin parçası olur. Teklif için gereken bilgi ürün, miktar, kapsam ve şarttır; müşterinin ev adresi ya da kişisel notları taslak için gerekmez.

Örnek senaryo: Gaziantep'te ambalaj makinesi satan bir firma düşünün. Satışçı fuarda tanıştığı bir gıda üreticisi için teklif hazırlarken fuar notlarını, makinenin kapasite seçeneklerini ve geçen yılki benzer bir teklifi yapay zekâya verirse iyi bir taslak alır. Aynı notlara karışmış kişisel telefon numaralarını ve rakip firmanın fiyatını ise ayıklayıp vermez.

İstem yazmanın da bir düzeni vardır. İyi istem teklifin amacını, müşterinin sorusunu, kullanılacak şablonu ve dokunulmayacak alanları söyler: fiyatı değiştirme, yeni kalem ekleme, şartları şablondan al. Belirsiz istem belirsiz taslak üretir ve kontrol süresi, kazanılan zamanı geri alır.

• Her kalem müşterinin istediği bir şeye dayanıyor mu, yoksa yapay zekâ benzer tekliften mi kopyaladı?
• Fiyatlar güncel fiyat listesinden mi geliyor?
• İndirim satışçının yetki sınırı içinde mi?
• Ödeme, teslim ve geçerlilik şartları şirketin şablonuyla aynı mı?
• Müşterinin adı, unvanı ve iletişim bilgisi doğru kişiye mi ait?
• Metinde teklifte olmayan bir söz, örneğin ücretsiz kurulum, yer alıyor mu?

Teklif en sık gönderildikten sonraki sessizlikte kaybedilir. Yapay zekânın burada işi, sessiz kalan teklifi sorumlusunun önüne getirmektir. Takip mesajını müşteriye kendiliğinden göndermesi ise hem ilişki hem de izin açısından ayrı bir karar ister; ticari ileti kuralları bu adımda da geçerlidir. Bu yazı hukuki görüş değildir.

X AI, Corex360'ın içinde çalışan yapay zekâ asistanıdır. Müşteriye kendi başına yanıt ya da teklif göndermez; taslak hazırlar, gönderim onayla olur. Para, sözleşme ve insan kararında durur ve sorar; gönderim, indirim, ödeme, izin ve yetki adımları onay bekler. Yanıt gelmeyen teklifi hatırlatır. Teklif fırsat kartından şablonla hazırlanır: ürün, miktar, fiyat listesi ve şartlar şablonun alanlarıdır.

Corex360 Bulut'ta şirket X AI ayarlarında yapay zekâ sağlayıcısını seçer ve kendi anahtarını girer; bu durumda X AI'a yazılan istem seçilen sağlayıcıya gider. Kendi sunucu kurulumunda ise X AI yerel bir modelle çalışır; bu kurulumda istem ve okunan kayıt müşterinin sunucusundan çıkmaz. Teklif akışının bütününü teklif takip programı sayfasında görebilirsiniz.