Angebotsrevisionen verwalten: welche Version gilt

Revisionen entstehen aus drei Gründen: Der Kunde ändert den Leistungsumfang, es wird über Preis oder Rabatt verhandelt, oder Liefer- und Zahlungsbedingungen werden neu besprochen. Jeder Grund betrifft einen anderen Teil des Angebots. Ändert sich der Umfang, werden die Positionen neu geschrieben, bei einer Preisverhandlung der Betrag, bei geänderten Bedingungen die Konditionen am Ende des Angebots.

Nicht jede Änderung ist eine Revision. Fragt der Kunde einen Preis für eine andere Filiale oder ein separates Projekt an, ist das ein neues Angebot mit eigener Nummer. Eine Revision ist die fortlaufende Verhandlung über denselben Auftrag mit demselben Kunden. Wird diese Unterscheidung nicht getroffen, sammeln sich unter einer Angebotsnummer Aufträge, die nichts miteinander zu tun haben, und es wird unklar, zu welchem Auftrag ein gewonnenes Angebot gehört.

Die erste Erstellung eines Angebots ist eine eigene Aufgabe; Gültigkeitsdauer und Grundfelder eines Angebots behandelt der Beitrag Wie erstellt man ein Angebot. Die Revision ordnet die Änderungen, die während der Lebensdauer dieses ersten Angebots anfallen.

Nach Art. 3 des türkischen Obligationengesetzes ist, wer einen Vertragsschluss anbietet und für die Annahme eine Frist setzt, bis zum Ablauf dieser Frist an sein Angebot gebunden. Ist keine Frist gesetzt, greifen Art. 4 und Art. 5: Unter Anwesenden bindet ein nicht sofort angenommenes Angebot nicht, unter Abwesenden bindet es bis zu dem Zeitpunkt, zu dem mit dem Eingang einer Antwort zu rechnen ist. Senden Sie während der Laufzeit eines Angebots mit angegebener Gültigkeitsdauer eine Revision mit höherem Preis und will der Kunde das erste Angebot annehmen, entsteht eine Lage, über die gesprochen werden muss.

Deshalb enthält ein überarbeitetes Angebot einen Satz dazu, welche Version es ersetzt und dass die frühere nicht mehr gilt. Ein Nachweis, dass die Gegenseite das gelesen hat, also eine E-Mail oder eine Nachricht, wird zusammen mit dem Angebot aufbewahrt. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung; lassen Sie die Formulierung Ihrer Angebote von Ihrer Rechtsberatung prüfen.

Am einfachsten ist es, die Angebotsnummer beizubehalten und am Ende ein Revisionszeichen anzuhängen: Der erste Versand ist A, dann folgen B, C und so weiter. Kunde und Vertrieb sprechen mit derselben Nummer über denselben Auftrag. Wörter wie final, neu oder korrigiert gehören nicht in den Dateinamen; spätestens bei der dritten Revision verlieren sie ihre Bedeutung.

• Zwei Versionen bleiben gleichzeitig offen, und der Kunde bestellt nach der alten.
• Die Revision steht im Text einer E-Mail, das Angebotsdokument wird nicht aktualisiert.
• Der Preis wird gesenkt, aber nicht festgehalten, bei welcher Position; die nächste Verhandlung beginnt bei null.
• Ein Vertriebsmitarbeiter gewährt einen Rabatt über seiner Befugnis, und das fällt erst auf der Rechnung auf.
• Revisionen bleiben auf den Rechnern verschiedener Vertriebsmitarbeiter und verschwinden mit der Person, die das Team verlässt.

Beispielszenario: Denken Sie an das Angebot eines Möbelherstellers in Kayseri für ein Hotel. Das Hotel verringert zuerst die Zahl der Zimmer, ändert dann die Stoffauswahl und bespricht zuletzt das Zahlungsziel. Geht jeder Schritt als eigener E-Mail-Anhang hinaus, sucht das Produktionsteam am Tag der Bestellung in drei Dokumenten, mit welchem Stoff es arbeiten soll. Läuft das Angebot dagegen mit derselben Nummer und einem Revisionszeichen in einem Datensatz weiter, ist die letzte Version auf einen Blick zu finden.

Jede Revision durch die Freigabe zu schicken, bremst den Vertrieb; keine durchzuschicken, überlässt die Marge dem Verhandlungsgeschick des Vertriebsmitarbeiters. Praktisch ist es, die Freigaberegel an die Art der Änderung zu knüpfen. Korrekturen wie ein Tippfehler oder die Lieferadresse gehen direkt hinaus; Rabatt, Zahlungsziel und Änderungen des Leistungsumfangs gehen über die Führungskraft. Steht die Regel schriftlich fest, weiß der Vertriebsmitarbeiter, wann er dem Kunden sofort antworten kann.

Der Wert einer Freigabe zeigt sich im Rückblick. Ein Eintrag, der bei einem Auftrag mit geringer Marge zeigt, in welcher Revision der Rabatt größer wurde, wer ihn freigegeben hat und was der Kunde im Gegenzug gegeben hat, stärkt die Position des Vertriebsmitarbeiters in der nächsten Verhandlung. Bleibt die Freigabe nur in der E-Mail, verliert sich diese Spur; sie sollte mit dem Datensatz des Angebots selbst verknüpft sein.

Ein Angebot entsteht aus einer Vorlage auf der Karte der Verkaufschance: Produkt, Menge, Preisliste und Konditionen sind die Felder der Vorlage. Ist eine Freigabe nötig, durchläuft das Angebot einen Freigabeschritt, und wenn es an den Kunden geht, wird dieser Schritt im Datensatz festgehalten. Ein überarbeitetes Angebot bleibt zusammen mit der früheren Version im Datensatz; Angebot und Vertrag stehen nebeneinander in den Reitern Angebote und Verträge derselben Kundenkarte. Den gesamten Datensatz können Sie auf der Seite Corex360 CRM ansehen; was zu tun ist, wenn auf ein versendetes Angebot keine Antwort kommt, behandelt der Beitrag zur Angebotsnachverfolgung.