المسرد · الموارد البشرية
ما هي متابعة العُهد؟
متابعة العُهد هي تسجيل أي شيء من أشياء الشركة، مثل الحاسوب أو الهاتف أو المفتاح أو المعدات، سُلّم إلى أي موظف، وفي أي تاريخ، وبأي حالة، ومتى أُعيد. وفي لحظة التسليم تنتقل المسؤولية أيضًا من يد إلى يد. وعند ترك العمل تخرج قائمة الإعادة من هذا السجل.
آخر تحديث: · الكاتب: Şevket Erer, شريك مؤسس، متخصص في الذكاء الاصطناعي
لماذا تلزم متابعة العُهد؟
في اللحظة التي يُسلَّم فيها حاسوب محمول أو هاتف أو جهاز قياس أو مفتاح، تنتقل المسؤولية أيضًا من يد إلى يد. والشركة التي لا تسجّل هذه اللحظة تحاول أن تتذكر لدى مَن كانت العهدة حين تضيع أو تتضرر. ومتابعة العُهد تثبّت تلك اللحظة بالتاريخ والحالة وإقرار الموظف.
ويُستخدم السجل نفسه عند مغادرة الموظف أيضًا. فقائمة الأشياء التي ستُعاد جاهزة؛ ويُناقش الناقص، ويُعلَّم ما استُلم. وحين يُسلَّم الشيء نفسه إلى موظف جديد يأتي تاريخه معه.
كيف تُتابَع العُهد؟
تبدأ متابعة العُهد بإدراج موجودات الشركة برقمها التسلسلي ونوعها وحالتها. وحين يُسلَّم الغرض إلى الموظف يُكتب التاريخ والحالة والملحقات، ويؤكد الموظف أنه استلمه. ويُسجَّل العطل أو الاستبدال أو النقل في السجل نفسه؛ ويُفحص الغرض المُعاد وتُقفل حالته في السجل، وعند ترك العمل يتضح أنه لم يبقَ بند مفتوح.
- المخزون
تُدرج أصول الشركة الثابتة برقمها التسلسلي ونوعها وحالتها.
- التسليم
حين تُسلَّم العهدة إلى الموظف يُكتب التاريخ والحالة والملحقات إن وُجدت؛ ويُقرّ الموظف بالاستلام.
- التغيير
يُسجَّل العطل أو الاستبدال أو التسليم إلى شخص آخر على السجل نفسه؛ فيبقى معروفًا في كل لحظة لدى مَن توجد العهدة.
- الإعادة
حين يعيد الموظف العهدة تُفحص حالتها ويُغلق السجل. وعند ترك العمل يظهر أنه لم يبقَ بند مفتوح.
مثال
لدى شركة خدمة ميدانية يُسلَّم الفنيون جهاز قياس وجهازًا لوحيًا. يُعيد فني مغادر الجهاز اللوحي لكن جهاز القياس يُنسى. في الشركة التي لديها سجل للعُهد، يظهر البند المفتوح في القائمة يوم المغادرة ويُستلم الجهاز في اليوم نفسه. أما الشركة التي لا سجل لديها فلا تلاحظ النقص إلا حين يُبحث عن الجهاز في العمل التالي.
كيف يبدو في Corex360؟
في وحدة الموارد البشرية في Corex360 تقف العُهد على بطاقة الموظف. والوصول قائم على الأدوار؛ فلا يرى كل مستخدم إلا السجلات الواقعة ضمن نطاق دوره. وتُعرض تفاصيل سجل التسليم والإعادة في العرض التوضيحي.
الموارد البشرية في Corex360→يوم في المحاسبة والموارد البشرية→
مصطلحات يُخلط بينها كثيرًا
| سجل الأصول الثابتة | سجل الأصول الثابتة هو القائمة المحاسبية للأصول التي تملكها الشركة. أما العُهد فتُظهر في مسؤولية أي موظف يقع ذلك الأصل؛ والشيء نفسه يرد في السجلين. |
|---|---|
| ملف الموظف | ملف شؤون الموظف هو مستندات التحاقه بالعمل وأوراقه الشخصية. وكثيرًا ما يوضع محضر العهدة في هذا الملف أيضًا، لكن متابعة العُهد تتتبع أثر الشيء نفسه. |
مصطلحات ذات صلة: ملف الموظف, العمل الإضافي
الأسئلة الشائعة
أي الأشياء تُكتب في متابعة العُهد؟
كل ما يُسلَّم إلى الموظف شخصيًا ويُنتظر استرداده: الحاسوب، والهاتف، والخط، والمفتاح، وبطاقة الدخول، وجهاز القياس، وملابس العمل، ومعدات الوقاية. أما الأشياء المستخدمة بشكل مشترك فتُسجَّل باسم وحدة لا باسم شخص.
لماذا يُقرّ الموظف بمحضر العهدة؟
أوضح طريقة لإثبات تسليم العهدة وحالتها عند التسليم هي السجل الذي أقرّه الموظف. وعند الخلاف يُرجع إلى هذا السجل؛ أما آثاره القانونية فخذوا فيها رأي مستشاركم.
هل يمكن متابعة العُهد بجدول؟
مع عدد قليل من العُهد يمكن ذلك. لكن كلما انتقلت العهدة من يد إلى يد وزاد عدد الموظفين صعب إبقاء الجدول محدَّثًا. وحين يقف السجل على بطاقة الموظف، يظهر البند المفتوح مباشرة يوم المغادرة.
هل كانت هذه الصفحة مفيدة لكم؟