إدارة الإجازات: كيف تُتابَع الإجازات، وكيف يُمنع التعارض في التقويم

• الطلب: يُدخل الموظف نوع الإجازة وتاريخها بنفسه.
• الموافقة: يذهب الطلب إلى المدير؛ ويُسجَّل القبول أو الرفض.
• التقويم: تظهر الإجازة المعتمدة في تقويم الفريق.
• الرصيد: يُحدَّث رصيد الإجازات المستخدم والمتبقي.
• الرواتب: تذهب البيانات إلى حساب الأجر بحسب نوع الإجازة.

سيناريو مثال: تخيّلوا مكتبًا هندسيًا في أنقرة. عندما يأتي الصيف يطلب معظم الفريق الأسابيع نفسها. تتراكم الطلبات في الممر، وفي مجموعة WhatsApp، وفي قائمة على مكتب المدير. وفي منتصف يوليو، مع اقتراب تسليم مشروع، يُلاحَظ أنه لن يبقى أحد في المكتب. المهمة الحقيقية لبرنامج المتابعة أن يجمع هذا التشتت في مكان واحد. من أي مكان جاء الطلب، يصل إلى السجل نفسه؛ فيرى المدير تقويم الفريق وهو يوافق، وترى الموارد البشرية الإجازة المعتمدة وهي تُعدّ كشف الرواتب.

يسأل الموظف مديره شفهيًا، فيوافق المدير. ولا تُبلَّغ الموارد البشرية، أو تُبلَّغ بعد أسابيع. وفي يوم الرواتب إما ألا تُسجَّل تلك الإجازة أو تُسجَّل بنوع خاطئ. ويصبح رصيد الإجازة المتبقي موضع جدال في نهاية السنة. والرصيد المتبقي مشكلة أخرى. يسأل الموظف الموارد البشرية كم يومًا تبقّى له، فتنظر الموارد البشرية في الملف، والملف لا يعرف الإجازة المرحّلة من العام الماضي. ويُطرح السؤال نفسه مرارًا خلال العام، وتأتي الإجابة مختلفة قليلًا في كل مرة.

كون النموذج ورقيًا ليس مشكلة في حد ذاته؛ المشكلة أن السجل ليس في مكان واحد. فما لم يرَ متلقي الطلب ومن يوافق عليه ومن يعدّ كشف الرواتب السجلَ نفسه، تبقى الإجازة في ذاكرة شخص ما. وحين يخرج ذلك الشخص في إجازة، يذهب سجل الإجازات معه في عطلته.

في مكتب أنقرة لا تظهر المشكلة في مقدار الإجازات بل في توقيتها. فإذا طلب المهندسون العاملون على المشروع نفسه الأسبوع نفسه وحصل كل منهم على الموافقة بمفرده، رأى المدير الذي يوافق كل طلب منفصلًا، ولم يرَ التقويم كاملًا.

يختلف تعريف التعارض من شركة إلى أخرى. ومن المعايير التي تستخدمها الشركات كثيرًا:

• أن يبقى شخص واحد على الأقل من الدور نفسه في العمل.
• رفض الإجازة أو تقييدها في أسبوع تسليم المشروع.
• جمع طلبات موسم الذروة مسبقًا.
• دراسة الطلبات المجاورة للعطل الرسمية بالترتيب.

في Corex360 يذهب طلب الإجازة إلى المدير للموافقة. وتُسجَّل الموافقة مع بيان مَن أعطاها ومتى. في المكتب في أنقرة، يتحدث المدير مع الموظف قبل الموافقة على طلب يقع في أسبوع التسليم. فيتغير التاريخ، ولا يخلو المكتب في ذلك الأسبوع، ويبقى القرار المتخذ في السجل.

في الشركة الصغيرة يذهب الطلب مباشرة إلى المدير. وفي الهيكل الأكبر ينظر فيه قائد الفريق أولًا، ثم مدير القسم. وأيًّا كان الهيكل، فالموافقة الشفهية ليست سجلًا؛ والقول في نهاية الشهر إنك وافقت لا يثبت شيئًا.

ولـسلسلة الموافقات سرعة أيضًا. فإن انتظر الطلب الموافقة أيامًا لا يستطيع الموظف أن يخطط ولا أن يحجز تذكرة، ويعود في النهاية إلى الموافقة الشفهية. أما إن وصل الطلب إلى المدير فورًا فيقصر الانتظار. ولسجل الموافقة فائدة لاحقة أيضًا. فحين يُحسب رصيد الإجازات غير المستخدمة لموظف يغادر، ينبغي أن يكون واضحًا بلا جدال أي إجازة أُخذت ومتى ومَن وافق عليها.

في Corex360 تمر طلبات الإجازة والسلفة والعمل الإضافي بمسار الموافقة نفسه في وحدة الموارد البشرية. وقد شرحنا جانب برنامج الموارد البشرية الذي يحمل هذا التدفق على حدة، من خلال يوم مسؤول المحاسبة والموارد البشرية.

تُعالج الإجازة المدفوعة وغير المدفوعة والإجازة المرضية وإجازة الظروف الخاصة بشكل مختلف في كشف الرواتب. فإذا أُدخل نوع الإجازة خطأً أو لم يُدخل أصلًا، يظهر خطأ الرواتب في نهاية الشهر.

إجازة الظروف الطارئة وإجازة نصف اليوم تحتاجان هنا إلى عناية خاصة. يغادر الموظف بعد الظهر فيسجّل نظام الحضور والانصراف خروجًا مبكرًا؛ وإذا لم يوجد سجل إجازة، بدا هذا الخروج المبكر نقصًا، وطُلب من الموظف تفسيره في نهاية الشهر. في Corex360 تقف الإجازة المعتمدة على بطاقة الموظف؛ وسجل الدخول والخروج القادم من جهاز الحضور والانصراف على بطاقة الموظف نفسها أيضًا.

يُظهر تقويم الفريق من في إجازة وفي أي يوم؛ ولا يلزمه أن يُظهر السبب. فالتقرير الطبي لموظف لا ينبغي أن يعرفه كل من يرى التقويم. ويكفي ظهوره «في إجازة» ليخطط الفريق. من جوانب العدالة الاتساق. إذا وُوفق على طلب ورُفض آخر في الأسبوع المزدحم نفسه، فيجب أن يكون السبب في السجل؛ فالرفض بلا سبب يُضعف الثقة داخل الفريق.

في Corex360 الوصول قائم على الأدوار ومسجَّل. والعدل يأتي من السجل نفسه أيضًا: فحين تكون قرارات الإجازات ظاهرة في التقويم، يستند الجدال حول من مُنح ماذا إلى السجل لا إلى التخمين. وقد توسعنا في هذا النهج الذي يأتي فيه المقياس من السجل في صفحة قيسوا أداء الفريق بإنصاف.

يذهب طلب الإجازة إلى موافقة المدير في وحدة الموارد البشرية في Corex360؛ وتمر طلبات الإجازة والسلفة والعمل الإضافي بمسار الموافقة نفسه. وتُسجَّل الموافقة مع معلومة من منحها ومتى منحها. وتستقر الإجازة الموافق عليها في بطاقة الموظف، كما أن سجل الدخول والخروج الوارد من جهاز الحضور والانصراف موجود في البطاقة نفسها. وبذلك لا يبدو الخروج المبكر للموظف الذي يغادر بعد الظهر بإجازة نصف يوم نقصًا في نهاية الشهر.

في وحدة الموارد البشرية، تحت بند تسجيل الحضور، توجد شاشات لتسجيل الدخول والخروج وإدارة الورديات ومتابعة العمل الإضافي ومتابعة الحضور وكشوف الدوام وتقويم الإجازات. تغطي مسارات الطلبات الإجازة والسلفة وبدل السفر وطلبات الدفع. وفي مركز الموافقات تصل للموافقة أيضًا أحداث الحضور مثل التأخر في الدخول أو الخروج من خارج الموقع، ويظهر في السجل توضيح الموظف وقسمه. لا يُوعد بحساب رصيد الإجازات.