نظام إدارة المستندات برنامج يحفظ مستندات الشركة، مثل العقود وعروض الأسعار والفواتير والمخططات والمراسلات، في نظام واحد، ويجعلها سهلة الإيجاد، ويتابع إصداراتها، ويتحكم في من يستطيع رؤيتها. ويُختصر أحيانًا إلى DMS. وفي مكتب يعيش على مجلد مشترك يمتد الطريق من ملف اسمه «العقد_النهائي_النهائي_فعلًا.pdf» إلى نظام يقف فيه كل مستند في سجل العميل الذي ينتمي إليه.
01.ماذا يفعل نظام إدارة المستندات؟
نظام إدارة المستندات يحفظ المستند، ويجعله قابلًا للعثور عليه، ويتابع نسخه، ويربط الوصول بالصلاحية، ويسجّل من فتحه.
مكونات نظام إدارة المستندات معروفة: مستودع مركزي، ووسوم وبحث يعثران على المستند بأكثر من اسمه، وسجل تاريخي يحفظ الإصدارات السابقة، وصلاحيات تحدد من يرى ماذا، وسجل وصول يُظهر من فتح ماذا، وقواعد تحدد مدة حفظ المستند.
عند تقييم نظام إدارة المستندات فكّروا بحسب أنواع المستندات. العقد يُحفظ طويلًا ولا ينبغي أن يتغير؛ والمخطط يُعدَّل كثيرًا؛ والفاتورة تُحفظ وفق التشريعات المالية. القاعدة نفسها لا تناسبها كلها، وعلى النظام أن يعرف هذا الفرق. والحاجة التي يلبيها نظام إدارة المستندات تأتي من العمل اليومي: الوقت الضائع في البحث عن المستندات، وثمن العمل المنجز بمستند خاطئ. والمستندات الورقية الممسوحة ضوئيًا جزء من هذا النظام أيضًا؛ فنسخة العقد الموقّع الممسوحة تدخل السجل مع بيان مكان حفظ الأصل.
سيناريو مثال: تخيّلوا مكتب عمارة في إسطنبول. يطلب العميل مراجعة جديدة، والمقاول يعمل بالمخطط السابق، ولا أحد في المكتب متأكد أي ملف هو الأخير. ويجيب نظام إدارة المستندات عن هذا السؤال لأنه يتركه للسجل لا لاسم الملف.
02.لماذا لا يكفي المجلد المشترك؟
المجلد المشترك يحفظ الملف لكنه لا يحفظ سياقه: لأي عميل ولأي عرض سعر يعود، ومَن نزّله، كل ذلك يبقى غير مرئي.
تتراكم مشكلات المجلد المشترك مع الوقت. كل واحد يسمّي الملفات بقاعدته الخاصة. وتتكاثر نسخ عرض السعر نفسه في مجلدات مختلفة. ويبقى بعض المستندات المهمة في صناديق البريد مرفقاتٍ. وتغادر الملفات التي على سطح مكتب الموظف المغادر معه.
في مكتب محاسبة يوجد ملف PDF للفاتورة نفسها في المجلد المشترك وفي البريد الإلكتروني وعلى سطح المكتب؛ ولا يُعرف أيها سُجِّل إلا بفتحها. والقواعد المكتوبة لتنظيم المجلدات قصيرة العمر في الغالب؛ فعندما يغادر من وضعها أو يتسارع العمل، يعود الجميع إلى حفظ الملف في أسهل مكان.
ويبقى أصعب سؤال بلا إجابة أيضًا: من نزّل هذا العقد؟ المجلد المشترك لا يسجّل ذلك في الغالب. وعند الخلاف أو تسرّب البيانات، إن غابت هذه المعلومة لم يبقَ إلا التخمين.
03.ماذا يتغير حين يقف الملف في سجل العميل؟
يُعثر على المستند من سجل العميل أو عرض السعر أو المشروع لا من مسار المجلد؛ ويأتي سياقه معه.
سيناريو مثال: تخيّلوا صالة عرض. بعد التسليم يتصل العميل ويطلب الفاتورة وشهادة الضمان. في نظام المجلدات يبحث مندوب المبيعات أولًا باسم العميل، ثم بالتاريخ، ثم برقم الفاتورة. أما في النظام المرتبط بالسجل فيفتح بطاقة العميل: عرض السعر والعقد والفاتورة ومحضر التسليم جنبًا إلى جنب.
ومن الآثار الجانبية للترتيب المرتبط بالسجل أن البحث يتغير. فلا حاجة إلى تذكّر اسم الملف؛ يكفي معرفة اسم العميل أو موضوع عرض السعر أو اسم المشروع.
الترتيب المرتبط بالسجل يتطلب عادة جديدة أيضًا: حفظ الملف في بطاقة العميل لا على سطح المكتب. وتترسخ هذه العادة حين تكون البطاقة أسهل مكان للحفظ؛ فإن كانت البطاقة مفتوحة أصلًا، ذهب الملف إليها.
في Corex360 يعمل هذا المبدأ مع Corex Drive: الملفات داخل السجل الذي تنتمي إليه. في بطاقة العميل يقع تبويبا الملفات وDrive بجانب تبويبات عرض السعر والعقد والمشروع. شرحنا كيف تتراكم ملفات الرسومات والموافقات في هذه التبويبات في مقال متابعة المشاريع في مكتب هندسة معمارية.
04.لماذا ينبغي التفكير في النسخ والصلاحيات وسجل الوصول معًا؟
الإصدار يدل على المستند الصحيح، والصلاحية على الشخص الصحيح، وسجل الوصول يبيّن مَن رأى ماذا؛ وإذا نقص أحدها ضعف الآخران.
في نظام بلا سجل للنسخ، حتى لو وجدتم المستند الصحيح، لا تعرفون أي تغيير أُجري ومتى. وإذا لم تُحدَّد الصلاحيات، صار ملف الرواتب أمام الجميع. وإذا لم يوجد سجل للوصول، لم يُعرف مَن فتحه.
في مثال فريق محاسبة تعمل هذه الثلاثة معًا: النسخة النهائية من العقد الموقّع موجودة في السجل، ولا يفتحها إلا من يسمح له دوره، وكل فتح وتنزيل يُكتب مع من ومتى. وإذا حدث خطأ يُجاب عن السؤال من السجل لا بالتخمين.
ومدة الحفظ جزء من هذه الصورة أيضًا. بعض المستندات يجب حفظها طوال المدة القانونية، وبعض البيانات الشخصية ينبغي حذفها حين يزول غرض معالجتها. وإذا كان المستند مرتبطًا بالسجل، قُرئ من السجل أيضًا أي قاعدة تنطبق عليه. وتحديد الصلاحيات حسب الدور لا ملفًا ملفًا ييسّر العمل: المبيعات ترى عروض الأسعار، والمحاسبة الفواتير، والمدير الكل.
05.كيف يجب مشاركة المستندات خارج الشركة؟
ينبغي أن يُشارَك المستند مع الخارج عبر رابط محدد المدة ومرتبط بالصلاحية ويمكن سحبه، لا عبر مرفق بريد إلكتروني؛ ويجب أن تُسجَّل كل مشاهدة وكل تنزيل.
إذا أرسل المكتب المعماري المخطط إلى المقاول مرفقًا بالبريد الإلكتروني، فقد خرج الملف من سيطرة المكتب. وحتى بعد انتهاء العمل يبقى في صندوق وارد المقاول، وربما على حاسوب شخص آخر. أما الرابط محدد المدة فله نهاية؛ حين ينتهي العمل يُغلَق الرابط.
لمرفقات البريد الإلكتروني مشكلة أخرى: ملفات الرسومات الكبيرة كثيرًا ما لا تتسع لها، فيلجأ المكتب إلى حسابات مشاركة ملفات شخصية. وهكذا يستقر مستند الشركة في حساب لا تراه الشركة. أما مع الرابط محدّد المدة فيعرف المكتب أي إصدار فتحه المستلم؛ وعند الخلاف لا تصمد عبارة «لم أرَ ذلك الرسم قط» أمام السجل. ويجب أن يبقى في السجل أيضًا لمن أُرسل كل رابط مشاركة؛ فمعرفة الروابط التي لا تزال مفتوحة عند انتهاء العمل هي الخطوة الأولى لإغلاقها.
في Corex Drive تتم المشاركة برابط محدد المدة ومرتبط بالصلاحيات؛ ويمكن سحب الرابط، وكل عرض وتنزيل يُسجَّل. وتجدون إجابات قصيرة عن المشاركة وسجل الوصول والاستضافة في صفحة أسئلة Corex Drive والأمان.
06.أين تُحفظ المستندات في Corex Drive؟
في Corex Drive يقف الملف داخل السجل الذي ينتمي إليه؛ والوصول قائم على الأدوار، ويسجّل Corex360 Security التنزيلات وتغييرات الصلاحيات.
العقد الموقّع والملفات القانونية مرتبطة بالسجل المعني؛ فحتى لو غادر الموظف يبقى المستند في الشركة، على بطاقة العميل. والصلاحية قائمة على الأدوار، ويُسجَّل تغيير الصلاحية. وتقف البيانات في مساحة خاصة بالشركة على Corex360 Cloud أو على خادمكم الخاص. والنطاق والحدود مكتوبة في صفحة إدارة المستندات في Corex Drive. ولا يُوعد اليوم بسجل الإصدارات في Corex Drive.
لا يعمل Corex Drive كخادم ملفات منفصل، بل كتبويب في بطاقة العميل. البائع الذي يُعدّ عرض السعر، والمحاسبة التي تحفظ العقد، وفريق المشروع الذي يشارك الرسم، كلهم ينظرون إلى الملف نفسه داخل السجل نفسه.
أحضروا تنظيم مستنداتكم إلى العرض التوضيحي: لنرَ جنبًا إلى جنب في كم مكان تبحثون اليوم للعثور على عقد، وأين يقف المستند نفسه عندما يكون مرتبطًا بالسجل.
07.كيف تُنظَّم مجلدات Corex Drive في Corex360؟
في Corex Drive يبقى الملف داخل السجل الذي ينتمي إليه، وفي بطاقة عميل Corex360 تبويبا الملفات وDrive.
يضم Corex Drive هذه الأقسام: Drive الخاص بي، والمساحات المشتركة، والوسوم، والمميزة بنجمة، والمستخدمة مؤخرًا، والمشتركة، وسلة المحذوفات. المساحات المشتركة مجلدات مشتركة بحسب القسم أو الموضوع، وتحدد المؤسسة وسومها بنفسها. تُظهر اللوحة استخدام التخزين الشخصي والمشترك وتوزيع أنواع الملفات. يُسجَّل كل عرض وكل تنزيل في Drive، وتجري المشاركة عبر روابط محددة المدة ومرتبطة بالصلاحيات وقابلة للإلغاء.
الموارد
كيف أُعدّت هذه الصفحة؟
- بقلم: Şevket Erer, شريك مؤسس، متخصص في الذكاء الاصطناعي
- المصدر: تُؤخذ معلومات التشريعات والجهات الرسمية والمصنّعين من المصادر الأولية الواردة في قائمة المصادر بهذه الصفحة؛ وبجانب كل مصدر تاريخ آخر مراجعة له.
- معلومات المنتج: تستند الجمل المتعلقة بـ Corex360 إلى سجلات حقائق المنتج في الشركة؛ ولا تُكتب ميزة غير مؤكدة.
- استخدام الذكاء الاصطناعي: يكتب فريق Corex360 النص؛ وتُستخدم أدوات الذكاء الاصطناعي في إعداد المسودات وفي الترجمة. مبادئ النشر
- التواريخ: النشر الأول , آخر تحديث . مبدأ التصحيح
الأسئلة الشائعة
01ما نظام إدارة المستندات؟
نظام إدارة المستندات برنامج يحفظ مستندات الشركة في ترتيب واحد، ويجعل العثور عليها سهلًا، ويتتبّع إصداراتها، ويتحكّم في من يمكنه رؤيتها. ويُختصر غالبًا إلى DMS.
02هل نظام إدارة المستندات والتخزين السحابي شيء واحد؟
لا. التخزين السحابي يحفظ الملفات ويتيح مشاركتها. أما نظام إدارة المستندات فيضيف إلى ذلك السجل الذي ينتمي إليه المستند، وسجل إصداراته، والصلاحيات، وسجل الوصول.
03كيف ينبغي حفظ أرشيف العقود؟
ينبغي أن يبقى العقد الموقّع في سجل العميل الذي ينتمي إليه، وألا يفتحه إلا من يسمح له دوره، وأن تُسجَّل كل عملية فتح وتنزيل. وبذلك يبقى المستند مرتبطًا بالشركة لا بالموظف.
04لماذا تحتاج المستندات إلى التحكم في الإصدارات؟
من دون سجل للنسخ، حتى لو وجدتم المستند الصحيح، لا تعرفون أي تغيير أُجري، ومتى، وعلى يد مَن. وفي المخططات والعقود التي تكثر مراجعاتها تمنع هذه المعلومة الخلاف.
05ماذا يحدث للمجلدات القديمة عند الانتقال إلى نظام إدارة المستندات؟
لا يُنقل المجلد القديم دفعة واحدة؛ تُربط أولًا مستندات الأعمال المفتوحة بسجلاتها، ويُنقل الأرشيف حسب الحاجة. وإذا بقي المجلد القديم للقراءة فقط حتى انتهاء النقل، فلن يُحفظ ملف جديد في المكان الخطأ.
06ماذا يحدث لملفات الموظف حين يغادر؟
في Corex360 تقف الملفات داخل السجل الذي تنتمي إليه، لا على حاسوب الموظف. والوصول قائم على الأدوار؛ وتغيير الصلاحيات يُسجَّل، ويبقى المستند في بطاقة العميل.
نستمع إلى عملكم عبر بضعة أسئلة قصيرة، ونُعدّ العرض التوضيحي بقنواتكم، مباشرةً وعبر الإنترنت.
مقالات ذات صلة
تابعوا القراءة.
يحفظ أرشيف العقود العقد الموقّع وملاحقه وتواريخه مع تسجيل الوصول إليه. التوقيع بخط اليد والتوقيع الإلكتروني، والتسمية، وتاريخ الإشعار، والصلاحية.
التاريخاقرأوا المقال01ذكاء الأعمالما ذكاء الأعمال، وكيف يختلف عن التقارير ولوحة KPI؟
ذكاء الأعمال طبقة تربط السجلات المتفرقة وتُبرز الوضع الذي يحتاج إلى قرار. أجزاؤه، وعلاقته بالتقارير ولوحة مؤشرات الأداء، ومجالات استخدامه في الشركات الصغيرة.
التاريخاقرأوا المقال02ذكاء الأعمالما لوحة مؤشرات الأداء الرئيسية؟ أول شاشة يفتحها المدير صباحًا
تجمع لوحة مؤشرات الأداء في شاشة واحدة المؤشرات التي تُظهر موقع الشركة من هدفها، مع عتباتها ومسؤوليها. ما الذي يدخلها، ولماذا يتوقف الناس عن النظر إليها؟
التاريخاقرأوا المقال03ذكاء الأعمالالتقرير الإداري أم شاشة القرار: حدود تقرير Excel
يلخّص تقرير الإدارة الفترة لمن سيتخذ القرار؛ أما التقرير المُعدّ في Excel فيتجمد لحظة إعداده. ومع ذلك يُحسن Excel بعض الأعمال جيدًا حتى اليوم.
التاريخاقرأوا المقال04المساعدما محرك القواعد في عمليات الأعمال: التذكير، والإسناد، والموافقة
يحوّل محرك القواعد العمل المحفوظ في الذاكرة إلى قاعدة مكتوبة: محفّز وشرط وإجراء. أي عمل يُربط بقاعدة في أسبوع مكتب مبيعات، وأين تقف الموافقة؟
التاريخاقرأوا المقال05On-premiseما CRM المحلي (on-premise)؟ ماذا يعني بقاء البيانات في الشركة
CRM المحلي (On-premise) هو CRM يعمل على خادم الشركة الخاص. أين تقف البيانات فعلًا، ولدى من يبقى الإعداد والتحديث، ولماذا لا يأتي الأمان تلقائيًا؟
التاريخاقرأوا المقال06المساعدماذا يفعل مساعد الذكاء الاصطناعي في CRM، وما الذي لا يفعله
مساعد الذكاء الاصطناعي في CRM يقرأ المراسلات ويلخّصها ويعدّ المسودات ويتابع؛ ويبقى القرار لكم. واحتمال الإجابة الخاطئة ينبغي السؤال عنه قبل الاختيار.
التاريخاقرأوا المقال07الأمانالسحابة أم الخادم الخاص وفق KVKK (قانون حماية البيانات الشخصية التركي، ويشبه في مبادئه اللائحة الأوروبية العامة لحماية البيانات GDPR): أين تستقر البيانات
من منظور KVKK، لا يتعلق الفرق بين السحابة والخادم الخاص بمكان البيانات بقدر ما يتعلق بمن يعالجها ويصل إليها. ومن هنا تأتي الأسئلة التي تُطرح على المزوّد.
التاريخاقرأوا المقال08