ما CRM المحلي (on-premise)؟ ماذا يعني بقاء البيانات في الشركة

سيناريو مثال: تخيّلوا مصنّع منسوجات في بورصة. سياسة المجموعة تشترط ألا تخرج بيانات العملاء والطلبات من البنية التحتية للشركة. فريق المبيعات يحتاج إلى CRM، لكن قسم تقنية المعلومات لا يوافق على الحل السحابي المقترح. ويتعثر النقاش لا حول البرنامج نفسه، بل حول مكان تشغيله.

في هذه الحالة يبقى أمام الشركة طريقان: التخلي عن CRM، أو تشغيله على بنيتها التحتية الخاصة. والتشغيل المحلي (on-premise) هو اسم الطريق الثاني. وتوجد أيضًا إعدادات مختلطة؛ فقد يعمل التطبيق في مكان والملفات في مكان آخر. وعندها يُجاب عن سؤال «هل هو محلي» طبقة بطبقة.

من منظور المستخدم لا يظهر الفرق غالبًا: يدخل مندوب المبيعات من المتصفح أو الهاتف كالعادة، ويفتح بطاقة العميل نفسها. الفرق خلف الشاشة. لمن الخادم، ولمن القرص، ومن يأخذ النسخة الاحتياطية، ومن يجري التحديث؟ التثبيت داخل المنشأة يجلب إجابات هذه الأسئلة إلى داخل الشركة.

لا تُحفظ البيانات في مكان واحد. فهناك قاعدة البيانات التي تضم سجلات العملاء، وملفات العقود وعروض الأسعار، ثم نسخها الاحتياطية. وقول "بياناتنا داخل الشركة" يعني أن هذه الطبقات الثلاث كلها تحت سيطرة الشركة. وهناك إعدادات تبقى فيها قاعدة البيانات على خادمكم بينما تُؤخذ النسخة الاحتياطية إلى مكان آخر؛ لذلك يجب طرح السؤال لكل طبقة على حدة.

وبقاء البيانات داخل الشركة لا يعني الأمان بمفرده أيضًا. فقد تكون غرفة الخوادم مقفلة، لكن إذا كان الجميع يدخلون بحساب المسؤول نفسه فسيبقى غير واضح من رأى ماذا.

يجب طرح سؤال آخر: هل يمكن للبيانات أن تخرج من الخادم؟ إذا استطاع مستخدم تصدير قائمة العملاء وإرسالها إلى بريده الإلكتروني الشخصي، فإن مكان الخادم لا يوفر الحماية وحده. ويجب أن يُسجَّل التصدير والتنزيل أيضًا.

ويجب أن تُقرأ إجابة سؤال آخر من العقد أيضًا: إذا كان فريق الدعم يتصل بخادمكم عن بُعد، فمتى وبموافقة من يُفتح هذا الاتصال، وهل يُسجَّل؟

• سياسة المجموعة لا تسمح بخروج البيانات من الشركة.
• عقد جهة حكومية أو عميل كبير يشترط مكان حفظ البيانات.
• لدى الشركة أصلًا غرفة خوادم وفريق تقنية معلومات يديرها.
• المطلوب أن تبقى بيانات العملاء على الشبكة الداخلية نفسها مع الأنظمة الأخرى.

ولا يكون الخيار المحلي (on-premise) صحيحًا للجميع. فبالنسبة إلى شركة صغيرة بلا فريق لتقنية المعلومات، تشكّل صيانة الخادم وكهرباؤه ونسخه الاحتياطية عبئًا إضافيًا؛ وفي شركة كهذه يكون الخيار السحابي غالبًا أقل عملًا. ولا ينبغي أن يُتخذ القرار بحكم العادة؛ وليبدأ من السياسة والقدرة.

عند اتخاذ القرار ضعوا هذا السؤال على الطاولة: إذا توقف هذا الخادم ذات ليلة، فمن يعيد تشغيله صباحًا؟ إن كانت الإجابة اسمًا واحدًا ولا أحد يحلّ محلّه، فقرار التثبيت داخل المنشأة ناقص.

ثمة فخ شائع في الخادم الخاص: يُثبَّت البرنامج ثم لا يحدّثه أحد. فيتقادم الإصدار، وتتراكم التصحيحات الأمنية، وفي النهاية لا يفتح البرنامج على هاتف جديد. وهذا فرق كثيرًا ما يُغفل بين السحابة والتثبيت المحلي؛ ففي السحابة التحديث من عمل المزوّد، أما على الخادم الخاص فيجب أن يتولاه أحد.

يُجري فريق Corex360 التحديثات وفق خطة تُكتب معكم، وتُنشر ملاحظات الإصدار بوضوح في صفحة المستجدات. والخطة جزء من عقد تثبيت CRM على خادمكم الخاص.

العناوين التي يُنظر إليها في اتفاقية التثبيت واضحة: من يجهّز الخادم، وبأي خطة تُطبَّق التحديثات، وأين تُحفظ النسخة الاحتياطية، وكيف تُختبر الاستعادة، وبمن يُتصل حين تحدث مشكلة. وإذا لم تُكتب هذه العناوين، تحوّل خيار الخادم الخاص مع الوقت إلى خادم لا صاحب له.

سيناريو مثال: فكّروا في خادم شركة توزيع: تُؤخذ النسخة الاحتياطية على قرص خارجي في الخزانة نفسها. فإذا غمر الماء الخزانة ذهب الاثنان معًا. أو أن حساب موظف غادر لم يُغلق ولم ينتبه أحد. وفي الحالتين البيانات داخل الشركة؛ وفي الحالتين الحماية ناقصة.

للأمان وجه آخر هو الاستمرارية. أخذ النسخة الاحتياطية لا يكفي؛ بل يجب اختبار الاستعادة. فالنسخة الاحتياطية التي لم تُختبر قط قد لا تعمل كما هو متوقع عند عطل حقيقي.

يعمل Corex360 على خادمكم الخاص أيضًا بطبقة الأمان نفسها التي في Corex360 Cloud: الدخول والجهاز والتنزيل وتغيير الصلاحية مسجَّلة، والوصول قائم على الأدوار؛ وعلى خادمكم الخاص يكون موقع النسخ الاحتياطي لكم. ويُبلَّغ صاحب الحساب فورًا بأي حدث غير معتاد. الطبقة كاملة مكتوبة بندًا بندًا في صفحة الأمان في Corex360.

قيمة سجل الوصول تتوقف على من يقرؤه. فإن حُفظ السجل ولم ينظر إليه أحد، لا يُلاحَظ التنزيل غير المعتاد إلا بعد فوات الأوان. لذلك يلزم إلى جانب السجل نظام تنبيهات.

يُكتب قرار الاستضافة في عقد Corex360. وإذا طُلب تغيير الاستضافة لاحقًا، يُتناول ذلك في مباحثات العقد.

في العرض التوضيحي نضع الخيارين جنبًا إلى جنب مع سياستكم المؤسسية. لا يرى المستخدمون فرقًا بين الخيارين: بطاقة العميل نفسها، والقواعد نفسها، وتقرير الصباح نفسه. وتناولنا ما يعنيه اختيار الاستضافة من منظور KVKK (قانون حماية البيانات الشخصية التركي، ويشبه في مبادئه اللائحة الأوروبية العامة لحماية البيانات GDPR) بمفهومي المسؤول عن البيانات ومعالج البيانات في مقال السحابة والخادم الخاص من منظور KVKK.