Qu'est-ce qu'un CRM on-premise ? Ce que signifie garder ses données en interne

Scénario type : imaginez un fabricant textile à Bursa. La politique du groupe exige que les données clients et commandes ne sortent pas de l'infrastructure de l'entreprise. L'équipe commerciale a besoin d'un CRM, mais le service informatique refuse la solution cloud proposée. Le débat se bloque non sur le logiciel lui-même, mais sur l'endroit où il fonctionne.

L'entreprise a alors deux voies : renoncer au CRM ou le faire fonctionner sur sa propre infrastructure. On-premise est le nom de la seconde voie. Il existe aussi des installations mixtes ; l'application peut tourner à un endroit et les fichiers à un autre. La réponse à la question « est-ce on-premise ? » se donne alors couche par couche.

Pour l'utilisateur, la différence est souvent invisible : le commercial se connecte toujours depuis un navigateur ou un téléphone et ouvre la même fiche client. La différence est derrière l'écran. À qui est le serveur, à qui est le disque, qui fait la sauvegarde, qui applique les mises à jour ? L'installation sur site ramène les réponses à ces questions à l'intérieur de l'entreprise.

Les données ne se trouvent pas en un seul endroit. Il y a la base de données des fiches clients, les fichiers de contrats et de devis, et les sauvegardes de l'ensemble. Dire « nos données sont dans l'entreprise » signifie que ces trois couches sont sous le contrôle de l'entreprise. Certaines installations gardent la base de données sur votre serveur alors que la sauvegarde part ailleurs ; la question doit donc être posée pour chaque couche.

Garder les données dans l'entreprise ne signifie pas non plus, à lui seul, la sécurité. La salle des serveurs peut être fermée à clé, mais si tout le monde se connecte avec le même compte administrateur, on ne sait toujours pas qui a vu quoi.

Une autre question doit être posée : les données peuvent-elles sortir du serveur ? Si un utilisateur peut exporter la liste des clients et l'envoyer sur son e-mail personnel, l'emplacement du serveur ne suffit pas à assurer la protection. Les exports et les téléchargements doivent aussi être consignés.

Une réponse doit aussi se lire dans le contrat : si l'équipe de support se connecte à distance à votre serveur, quand et avec l'approbation de qui cette connexion est-elle ouverte, et est-elle consignée ?

• La politique du groupe n'autorise pas les données à sortir de l'entreprise.
• Le contrat d'un organisme public ou d'un grand client impose l'endroit où les données doivent être conservées.
• L'entreprise dispose déjà d'une salle des serveurs et d'une équipe informatique pour la faire tourner.
• Les données clients doivent rester sur le même réseau interne que les autres logiciels.

L'on-premise n'est pas non plus le bon choix pour tout le monde. Pour une petite entreprise sans équipe informatique, la maintenance du serveur, son alimentation et ses sauvegardes sont une charge supplémentaire ; dans ce cas, le cloud demande le plus souvent moins de travail. La décision ne doit pas se prendre par habitude ; elle doit partir de la politique interne et des capacités.

Au moment de décider, posez cette question : si ce serveur s'arrête une nuit, qui le redémarre le matin ? Si la réponse est un seul nom et que personne ne peut remplacer cette personne, la décision d'installation sur site est incomplète.

Avec un serveur propre, un piège est fréquent : le logiciel est installé, puis personne ne le met à jour. La version vieillit, les correctifs de sécurité s'accumulent, et le logiciel finit par ne plus s'ouvrir sur un téléphone récent. C'est une différence souvent négligée entre cloud et on-premise ; dans le cloud, les mises à jour sont le travail du prestataire, sur votre propre serveur quelqu'un doit s'en charger.

L'équipe Corex360 applique les mises à jour selon un plan écrit avec vous, et les notes de version sont publiées ouvertement sur la page Nouveautés. Ce plan fait partie du contrat d'installation du CRM sur votre propre serveur.

Les points à vérifier dans le contrat d'installation sont connus : qui prépare le serveur, selon quel plan se font les mises à jour, où va la sauvegarde, comment la restauration est testée et qui contacter en cas de problème. Si ces points ne sont pas écrits, l'option du serveur propre devient peu à peu un serveur sans responsable.

Scénario type : imaginez le serveur d'une société de distribution, dont la sauvegarde est faite sur un disque externe rangé dans la même armoire. Si l'armoire est inondée, les deux disparaissent ensemble. Ou bien le compte d'un salarié parti n'a pas été fermé, et personne ne l'a remarqué. Dans les deux cas, les données sont dans l'entreprise ; dans les deux cas, la protection manque.

La sécurité a aussi un volet continuité. Faire une sauvegarde ne suffit pas ; il faut tester la restauration. Une sauvegarde jamais testée peut ne pas fonctionner comme prévu lors d'une vraie panne.

Sur votre propre serveur, Corex360 fonctionne avec la même couche de sécurité que sur Corex360 Cloud : connexions, appareils, téléchargements et modifications de droits sont journalisés, l'accès se fait par rôle ; sur votre propre serveur, l'emplacement des sauvegardes vous appartient. Un événement inhabituel est signalé immédiatement au titulaire du compte. L'ensemble de la couche est détaillé point par point sur la page sécurité de Corex360.

La valeur d'un journal des accès dépend de celui qui le lit. S'il est tenu mais que personne ne le consulte, un téléchargement inhabituel n'est remarqué que trop tard. C'est pourquoi il faut aussi un dispositif d'alerte à côté du journal.

Le choix d'hébergement est inscrit dans le contrat Corex360. Si un changement d'hébergement est demandé plus tard, il est traité lors d'un échange sur le contrat.

Lors de la démo, nous mettons les deux options côte à côte avec votre propre politique d'entreprise. Pour les utilisateurs, aucune différence visible entre les deux options : la même fiche client, les mêmes règles, le même rapport du matin. Nous avons traité ce que le choix d'hébergement signifie au regard de la KVKK (loi sur la protection des données personnelles en Turquie, comparable au RGPD), à travers les notions de responsable du traitement et de sous-traitant, dans l'article sur le cloud et le serveur propre au regard de la KVKK.