On-premise CRM nedir? Verinin şirkette kalması ne demek

Örnek senaryo: Bursa'da bir tekstil üreticisini düşünün. Grup şirketinin politikası, müşteri ve sipariş verisinin şirket altyapısından çıkmamasını istiyor. Satış ekibi bir CRM'e ihtiyaç duyuyor, ama önerilen bulut çözüme BT onay vermiyor. Tartışma yazılımın kendisi üzerinde değil, yazılımın nerede çalıştığı üzerinde kilitleniyor.

Bu durumda şirketin önünde iki yol kalır: CRM'den vazgeçmek ya da CRM'i kendi altyapısında çalıştırmak. On-premise ikinci yolun adıdır. Karma kurulumlar da vardır; uygulama bir yerde, dosyalar başka yerde çalışabilir. O zaman "on-premise mi" sorusunun cevabı katman katman verilir.

Kullanıcı açısından fark çoğu zaman görünmez: satıcı yine tarayıcıdan ya da telefondan girer, aynı müşteri kartını açar. Fark ekranın arkasındadır. Sunucu kimin, disk kimin, yedeği kim alıyor, güncellemeyi kim yapıyor? On-premise bu soruların cevabını şirketin içine çeker.

Veri tek bir yerde durmaz. Müşteri kayıtlarının bulunduğu veritabanı, sözleşme ve teklif dosyaları, bir de bunların yedekleri vardır. "Verimiz şirkette" demek bu üç katmanın da şirketin kontrolünde olması demektir. Veritabanı kendi sunucunuzda dururken yedeğin başka bir yere alındığı kurulumlar da vardır; bu yüzden soru her katman için ayrı sorulmalıdır.

Verinin şirkette kalması tek başına güvenlik anlamına da gelmez. Sunucu odası kilitli olabilir ama herkes aynı yönetici hesabıyla giriyorsa kimin neyi gördüğü yine belirsizdir.

Bir soru daha sorulmalıdır: veri sunucudan çıkabiliyor mu? Bir kullanıcı müşteri listesini dışa aktarıp kişisel e-postasına gönderebiliyorsa, sunucunun yeri korumayı tek başına sağlamaz. Dışa aktarma ve indirme de kayda geçmelidir.

Bir sorunun cevabı da sözleşmeden okunmalıdır: destek ekibi sunucunuza uzaktan bağlanıyorsa bu bağlantı ne zaman ve kimin onayıyla açılır, bağlantı kayda geçer mi?

• Grup şirketi politikası verinin şirket dışına çıkmasına izin vermiyor.
• Kamu kurumu ya da büyük bir müşterinin sözleşmesi verinin nerede tutulacağını şart koşuyor.
• Şirketin zaten bir sunucu odası ve bunu işleten bir BT ekibi var.
• Müşteri verisinin başka yazılımlarla aynı iç ağda kalması isteniyor.

On-premise herkes için doğru seçim de değildir. BT ekibi olmayan küçük bir şirket için sunucunun bakımı, elektriği ve yedeği ek bir yüktür; böyle bir şirkette bulut seçeneği çoğu zaman daha az iş çıkarır. Karar alışkanlıkla verilmemeli; politikadan ve kapasiteden başlamalıdır.

Karar verirken şu soruyu masaya koyun: bu sunucu bir gece durursa sabah kim ayağa kaldırır? Cevap tek bir isimse ve o kişinin yerine bakacak kimse yoksa, on-premise kararı eksik kalmıştır.

Kendi sunucuda sık görülen bir tuzak vardır: yazılım kurulur ve sonra kimse güncellemez. Sürüm eskir, güvenlik yamaları birikir, sonunda yazılım yeni bir telefonda açılmaz. Bu, bulut ile on-premise arasında sık atlanan bir farktır; bulutta güncelleme sağlayıcının işidir, kendi sunucuda ise birinin bunu üstlenmesi gerekir.

Corex360 ekibi güncellemeleri sizinle yazılan plana göre yapar ve sürüm notları Yenilikler sayfasında açık yazılır. Plan, kendi sunucunuzda CRM kurulumu sözleşmesinin parçasıdır.

Kurulum sözleşmesinde bakılacak başlıklar bellidir: sunucuyu kimin hazırlayacağı, güncellemenin hangi planla yapılacağı, yedeğin nereye alınacağı, geri dönüşün nasıl deneneceği ve sorun çıktığında kime ulaşılacağı. Bu başlıklar yazılı değilse kendi sunucu seçeneği zamanla sahipsiz bir sunucuya dönüşür.

Örnek senaryo: Bir dağıtım firmasının sunucusunu düşünün: yedek aynı dolapta duran harici bir diske alınıyor. Dolaba su basarsa ikisi birden gider. Ya da ayrılan bir çalışanın hesabı kapatılmamış ve kimse fark etmemiş. İkisi de verinin şirkette olduğu durumlardır; ikisinde de koruma eksiktir.

Güvenliğin bir de süreklilik yüzü vardır. Yedeğin alınması yetmez; geri dönüşün denenmesi gerekir. Hiç denenmemiş bir yedek, gerçek bir arızada beklendiği gibi çalışmayabilir.

Corex360 kendi sunucunuzda da Corex360 Bulut'taki aynı güvenlik katmanıyla çalışır: giriş, cihaz, indirme ve yetki değişikliği kayıt altındadır, erişim rol bazlıdır; kendi sunucunuzda yedek konumu sizindir. Olağan dışı bir olay hesap sahibine anında bildirilir. Katmanın tamamı Corex360 güvenlik sayfasında madde madde yazılıdır.

Erişim kaydının değeri, onu kimin okuduğuna bağlıdır. Kayıt tutulur ama kimse bakmazsa olağan dışı bir indirme ancak iş işten geçince fark edilir. Bu yüzden kaydın yanında bir bildirim düzeni de gerekir.

Barındırma kararı Corex360 sözleşmesinde yazılır. Sonradan barındırma değişikliği istenirse sözleşme görüşmesinde ele alınır.

Demoda iki seçeneği kendi kurumsal politikanızla yan yana koyarız. Kullanıcılar açısından iki seçenek arasında fark görünmez: aynı müşteri kartı, aynı kurallar, aynı sabah raporu. KVKK açısından barındırma seçiminin ne anlama geldiğini KVKK açısından bulut ve kendi sunucu yazısında veri sorumlusu ve veri işleyen kavramlarıyla ele aldık.