Hizmet işletmeleri için iş emri programı: randevu, iş emri ve tahsilat tek akışta

Örnek senaryo: İzmir'de klima montajı ve bakımı yapan bir firma düşünün. Sabah bir ofis bakım randevusu ister, öğlen bir ev sahibi arızayı fotoğrafla bildirir, akşam muhasebe geçen ayın faturalarından hangisinin ödenmediğini sorar. Randevu bir takvimde, iş emri bir defterde, fatura muhasebe programında durur.

Bu dağınıklığın bedeli işin sonunda ödenir. İş yapılmıştır ama faturası kesilmemiştir; fatura kesilmiştir ama vadesinin geçtiği kimsenin önüne düşmemiştir. Yazılımın işi zincirin halkalarını aynı kayda bağlamaktır.

Hizmet işletmelerinde randevu telefonla, WhatsApp'tan, e-postayla ya da web formundan gelir. Telefonu açan kişi randevuyu kendi ajandasına yazar; teknisyen randevuyu bir WhatsApp grubundan öğrenir. Müşteri randevu gününü teyit etmek için aradığında telefonu başka biri açar ve randevudan habersizdir.

Randevu kaydında en sık eksik kalan şey işin tanımıdır. Klima soğutmuyor cümlesi ile klima su damlatıyor cümlesi farklı malzeme ve farklı süre ister. Müşterinin kendi cümlesi ve varsa gönderdiği fotoğraf randevuyla birlikte kayda geçtiğinde teknisyen yola doğru hazırlıkla çıkar.

İlaçlama firmasında randevu ayrıca hazırlık ister: müşteriye evde neyin kaldırılacağı, evcil hayvanın nerede tutulacağı ve uygulamadan sonra ne zaman içeri girilebileceği önceden söylenir. Bu bilgi randevuyla birlikte kayda geçmezse ekip kapıda bekler, iş ertelenir ve müşteri aynı günü ikinci kez ayırmak zorunda kalır.

Corex360'ta WhatsApp ve Instagram aynı gelen kutusunda toplanır; web formu, e-posta ve santral çağrısı da müşteri kartına bağlanır. Santral çağrısı tarayıcıdan yapılır, çağrı geçmişi arayan numaranın kartında durur. Randevu görev olarak açılır, sorumlusuna atanır ve takvime girer.

İş emri randevunun sahaya çıkan hâlidir. Adres müşteri kartından gelir, yapılacak iş müşterinin kendi cümlesiyle yazılır, teknisyen atanır, gerekli malzeme not edilir. Aynı adrese daha önce gidildiyse önceki servis notu iş emrinin yanında durur.

Gün içinde plan değişir. Acil bir arıza sabah planlanan bakımın önüne geçer, bir müşteri randevuyu erteler, bir teknisyen hastalanır. Değişiklik kayda geçmezse ofis bir şey, saha başka bir şey bilir; müşteri de ikisinin arasında bekler. İş emri değiştiğinde değişikliğin kimin önüne düştüğü, iş emrinin kendisi kadar belirleyicidir.

Corex360'ta saha ekibi günün planını telefonda tek listede görür: ziyaret, adres, araç ve açık iş aynı listededir. Teknisyen işi bitirince notu ve fotoğrafı uygulamadan girer; rapor müşteri kartına bağlanır, fotoğraf servis kaydının içinde durur ve bir sonraki ziyarette teknisyenin önüne gelir. Bu günü saha ve operasyon sayfasında saat saat anlattık.

Hizmet işletmesinde müşteri tek seferlik değildir. Klima her yıl bakıma girer, ilaçlama belli aralıklarla yapılır, asansör düzenli kontrol ister. Her ziyarette farklı teknisyen gidebilir; önceki ziyaretin bilgisi o teknisyenin önünde değilse aynı arıza için aynı sorular yeniden sorulur.

Corex360'ta her ziyaret, görev ve saha raporu müşteri kartının zaman çizgisinde yerini alır. Önceki raporun notu ve fotoğrafı, müşterinin WhatsApp'tan yazdığı şikâyet ve verilen teklif aynı kayıtta durur. Teknisyen yola çıkmadan geçen ziyarette hangi parçanın değiştiğini görür; müşteri kendini her seferinde yeniden anlatmak zorunda kalmaz.

Hizmet işletmelerinde fatura çoğu zaman işten günler sonra kesilir, çünkü muhasebe işin bittiğini teknisyenin akşam getirdiği kâğıttan öğrenir. Kâğıt kaybolursa fatura hiç kesilmez; işletme yaptığı işin bedelini istemeyi unutur. Corex360'ta sözleşme müşteri kartında durur ve kartta bir Finans sekmesi bulunur.

Tahsilat gecikmesi çoğu zaman tek bir kişinin sorunu olarak kalır. Muhasebe bilir ama müşteriyle konuşan satıştır; satış ise finans ekranını görmediği için bilmez. Müşteri yeni bir randevu ister, ekip gider, eski borç konuşulmaz.

Küçük tutarlı işlerde bu daha da sık olur. Tek bir servis faturası için kimse aramaya değer bulmaz; faturalar birikir, ay sonunda liste uzundur ve hangi müşteriyle konuşulacağı belli değildir. Gecikmenin ilk gününde açılan görev, bu birikimi başlamadan durdurur. Müşteriyle konuşma da kolaylaşır: tek bir fatura için yapılan nazik bir hatırlatma, birikmiş bir liste için yapılan aramadan çok daha rahattır.

Corex360'ta ödeme planındaki vade yaklaşınca kural görev açar ve konuyu sabah brifingine taşır. Fatura, ödeme planı ve devam tarafını muhasebe ve İK sayfasında anlattık.

Periyodik bakım hizmet işletmesinin düzenli gelir kalemlerinden biridir, ama en kolay unutulanlardan da biridir. Bakım günü bir çalışanın takviminde durur, çalışan ayrılınca takvim de gider. Müşteri aramadan kimse hatırlamaz.

Bakım sözleşmesi olan müşteri, işletmenin kendisini hatırlamasını bekler; hatırlanmadığında sözleşmeyi yenilemek için bir nedeni kalmaz. Planlı ziyaretin zamanında yapılması, sözleşmenin kâğıt üstünde değil gerçekte yaşadığını gösterir.

Corex360'ta X AI kurala bağlı işi takip eder. Sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihi sözleşme kartında durur; X AI her sabah verdiği raporda bekleyen işleri ve yanıtsız teklifleri gösterir, para ve sözleşme kararında durup size sorar. Bakım sözleşmesinin sezonla yürüdüğü bir örneği havuz ve spa bakım sözleşmesi yazısında anlattık. Teklif takibi, servis günü ve saha raporu kuralları Savaş Grup'un kendi işinden çıktı.

CRM'in aktivite ekranlarında aktivite merkezi, görevlerim, toplantılar, randevular, notlar ve ajanda bulunur; müşteri destek talepleri ayrı bir ekranda izlenir. Görev onay bekleyebilir ve otomatik kod alır. Bakım sözleşmesinin başlangıç ve bitiş tarihi sözleşme kartında durur. İş bitince satış faturası Muhasebe modülünde kesilir. X AI her sabah bekleyen işleri raporlar, gün sonunda özet verir; para ve sözleşme kararında durup sorar.