Havuz ve spa firmalarında bakım ve satış sonrası servis nasıl izlenir

Örnek senaryo: Muğla'da villa havuzları ve otel spaları kuran bir firma düşünün. İlkbaharda sezon açılışları başlar: havuz temizlenir, filtre ve pompa kontrol edilir, su dengesi ayarlanır. Yaz boyunca bakım ziyaretleri ve arıza çağrıları gelir. Sonbaharda kapanış yapılır, ekipman kışa hazırlanır.

Bu işlerin her biri ayrı bir müşteriye, ayrı bir ekipman listesine ve ayrı bir sözleşmeye bağlıdır. Sauna, hamam ve buhar odası kuran firmalarda liste daha da uzar. Takip bir defterde ya da bir çalışanın hafızasında durduğunda sezon yoğunlaştıkça ilk unutulan şey planlı bakımdır.

• Ekipman listesi: pompa, filtre, ısıtıcı, dozaj ve aydınlatma, markası ve modeliyle.
• Garanti: başlangıç tarihi ve hangi parçayı kapsadığı.
• Teslim fotoğrafları: makine dairesi, vana düzeni, elektrik panosu.
• Bakım sözleşmesi: kapsam, ziyaret sıklığı, yenileme tarihi.
• Kullanım notu: müşteriye anlatılan ve müşterinin sorduğu.

Teslimden aylar sonra gelen arıza çağrısında teknisyen makine dairesinin fotoğrafını görmeden yola çıkarsa yanlış parçayla gider. Corex360'ta teslim raporu sahadan, telefondan, fotoğrafıyla girilir; rapor projeye ve müşteri kartına bağlanır, fotoğraf Corex Drive'da kaydın içinde saklanır.

Teslim raporu satış ekibi için de değerlidir. Müşteri sonraki sezonlarda havuzuna ısı pompası ya da otomatik örtü eklemek istediğinde, satışçı makine dairesinin fotoğrafına bakarak neyin sığacağını ofisten görür. Yeni teklif eski kaydın üstüne kurulur; keşif için ayrıca yola çıkmak gerekmeyebilir.

Bakım sözleşmesi çoğu zaman havuz satışının yanında imzalanır ve sonra unutulur. Sözleşme biter, yenileme teklifi gitmez, müşteri başka bir servis firmasıyla anlaşır. Firma bunu bir sonraki arıza çağrısında öğrenir. Sezon bakımı da aynı yoldan kaybolur. İlkbaharda açılış için arayan müşteriler sırayla yazılır, aramayanlar listeye girmez. Oysa aramayan müşteri çoğu zaman firmanın kendisini hatırlamasını bekleyen müşteridir; geç kalınan açılış, yenilenmeyen bakım sözleşmesine giden yolun başıdır.

Corex360'ta sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihi ile durumu sözleşme kartında durur; yenileme kararı sizindir. X AI kurala bağlı işi takip eder; kural bozulunca görev açar ve sorumlusuna atar. Bu günün sahadaki karşılığını saha ve operasyon sayfasında anlattık.

Havuz sahibi pompanın ses yaptığını çoğu zaman WhatsApp'tan, bir fotoğraf ya da kısa bir videoyla yazar. Mesaj satış temsilcisinin kişisel telefonuna gelirse servis ekibi haberi geç alır; temsilci izindeyse hiç almaz.

Corex360'ta WhatsApp ve Instagram tek gelen kutusunda toplanır; e-posta ve santral çağrısı da aynı müşteri kartına bağlanır. Yazan numara kayıtlıysa müşterinin geçmişi yanında açılır. Mesaj sorumlusuna atanır. Arıza bildiriminin randevuya ve iş emrine nasıl döndüğünü randevudan iş emrine akış yazısında anlattık.

Teknisyen sahada işi bitirince notu ve fotoğrafı uygulamadan girer. Bir sonraki çağrıda telefonu açan kişi son bakımda ne yapıldığını fotoğrafıyla görür. Servis ekibinin iş emri ve rotasını saha servis ekibi nasıl yönetilir yazısında anlattık.

Satış sonrası servisin sessiz gelir kalemi sarf malzemesidir: klor, pH düzenleyici, filtre kartuşu, yedek conta. Müşteri bunları bazen servis ziyaretinde, bazen telefonla, bazen internetten ister. Sipariş bir sistemde, servis başka bir sistemde durursa bir havuza hangi parçanın takıldığı ancak kayıtlar elle birleştirilerek bulunur.

Grubumuzun e-ticaret markası Havuz Sepeti'nde sipariş ve müşteri kaydı aynı çekirdekte durur.

Bu bağın servis tarafında somut bir karşılığı olmalıdır: teknisyen bakıma giderken müşterinin son siparişini bilirse filtre kartuşunu gereksiz yere araca yüklemez, eksikse yanında götürür; müşteri de aynı malzemeyi iki kez ödemez.

Villa sahibiyle konuşmak kolaydır; karar veren de ödeyen de odur. Otelde ise arızayı teknik müdür bildirir, parça siparişini satın alma onaylar, bakım sözleşmesini genel müdür imzalar. Sitede yönetim kurulu değişir, yeni yönetici önceki sözleşmeden habersizdir.

Corex360'ta bir müşterinin kontakları aynı kartın altında durur ve her kontakla yapılan konuşma tarih sırasıyla birikir. Teknik müdürün WhatsApp mesajı, satın almanın e-postası ve sözleşmenin imzalı hâli aynı kayıttadır. Otel yönetimi değiştiğinde yeni muhatap, önceki sezonda ne konuşulduğunu karttan okur; servis firması ilişkiyi baştan kurmak zorunda kalmaz.

Havuz ve spa firmaları çoğu zaman merkezlerinden uzakta iş yapar: sahil kasabalarındaki villalar, başka şehirlerdeki oteller, yurt dışındaki projeler. Uzaktaki bir havuzun bakımını yerel bir ekip ya da iş ortağı yapar; merkez yalnız telefonla bilgi alır.

Bir örnek düşünelim: Bodrum'daki bir villanın sahibi kışı İstanbul'da geçirsin; havuzun kapanışını yerel ekip yapar, sahip yalnız fotoğraf ister. Kapanışta vanaların boşaltıldığı, pompanın söküldüğü ve örtünün gerildiği fotoğrafla belgelendiğinde ilkbaharda açılış ekibi nereden başlayacağını bilir. Sahip de havuzunu görmeden işin yapıldığını bilir; açılış teklifi geldiğinde neyin karşılığını ödediğini sormaz.

Corex360, Savaş Grup'un teknoloji şirketidir ve grubun kendi şirketlerindeki dağınıklığı çözmek için kuruldu. Bilginin farklı sistemlere dağıldığını ve süreçlerin kişilere bağlandığını önce kendi işimizde yaşadık.

Demoda kendi teslim raporunuzu ve kendi bakım sözleşmenizi konuşuruz.

Servis sözleşmesinin türü, tutarı, başlangıç ve bitiş tarihi sözleşme kartında durur; durumlar Taslak, Devam ediyor, Aktif, Bekliyor ve Tamamlandı'dır. WhatsApp'tan gelen arıza mesajı Mesajlar penceresinde bir sorumluya atanır. Görev yönetimi açık, geciken ve tamamlanan görevleri sayar, risk altındaki görev için uyarı verir. Savaş Grup havuz sektöründe büyüdü; Corex360 önce grubun kendi operasyonlarında kullanıldı.