Teklif takip programı nasıl seçilir: karar için ölçütler

Ümraniye'deki bir endüstriyel mutfak ekipmanı firmasında teklif bir satışçının e-postasından çıkar, revizyon WhatsApp'ta konuşulur, onay telefonla gelir. Yönetici ay sonunda hangi teklifin beklediğini sorduğunda cevap birkaç ayrı yerde aranır.

Böyle bir firmanın ihtiyacı daha güzel bir PDF şablonu değildir. İhtiyaç, teklifin gönderildiği andan kabul ya da ret anına kadar izinin kaybolmamasıdır. Seçime başlamadan son dönemde kaybettiğiniz birkaç teklifi açın ve her birinin nerede sessizleştiğini yazın: cevapsız mı kaldı, revizyonda mı uzadı, satışçı değişince mi unutuldu. Bu liste, adayları sınarken neye bakacağınızı belirler.

Bu ölçütler bir teklif aracını karşılaştırırken satıcıya sırayla sorulabilir. Her birine 'var' demek kolaydır; cevabı sizin teklifinizle göstermesini isteyin.

• Müşteri bağı: teklif müşteri kartında mı duruyor, yoksa ayrı bir listede mi; yazışma teklifin yanında görünüyor mu.
• Revizyon geçmişi: eski sürüm siliniyor mu, yoksa hangi fiyatın ne zaman gönderildiği okunabiliyor mu.
• Durum aşamaları: taslak, gönderildi, müşteride, kabul, ret gibi aşamalar sizin satış dilinizle adlandırılabiliyor mu.
• Hatırlatma kuralı: cevapsız teklif satışçının hafızasına mı kalıyor, yoksa kaydın üstünde bir kuralla mı hatırlatılıyor.
• Kanal: teklif e-postayla gidip cevabı WhatsApp'tan geldiğinde iki konuşma aynı yerde birleşiyor mu.
• Kabul sonrası: onaylanan teklif sözleşmeye, projeye ve faturaya yeniden yazılmadan geçebiliyor mu.
• Yönetici görünümü: bekleyen teklifler ve kaybedilme nedenleri tek listede okunabiliyor mu.

Listenin son iki maddesi çoğu zaman gözden kaçar. Teklifi takip etmek satışçının işidir; teklifin kabulden sonra nereye gittiği ise şirketin işidir. Kabul edilen teklif yeni bir dosyada sıfırdan yazılıyorsa takip aracı işin yarısını görür. Revizyon geçmişi de benzer biçimde gözden kaçar: teklifin hangi sürümünün müşteriye gittiği kayıtta yoksa, kabul edilen fiyatın hangisi olduğu tartışma konusu olur.

Seçim, teklifin kaç tane olduğuna değil, kaç elden geçtiğine göre değişir. Satışçı ve kanal sayısına göre yapılan eşleştirme bir başlangıç noktasıdır.

Karar verirken bugünü değil, ekip büyüdüğünde ortaya çıkacak durumu düşünün. Tek satışçılı düzen bir gün ikinci satışçıyla karşılaşır; o gün teklifin kime ait olduğu sorusu hesap tablosunun taşıyamayacağı bir sorudur. Teklif müşteri kaydına bağlı durduğunda, izne çıkan satışçının açık teklifi de ekip arkadaşının önünde kalır.

Hazır demo verisi her sistemde düzgün görünür. Farkı gösteren, sizin dağınık gerçek teklifinizdir. Ankara'da güvenlik sistemleri kuran bir firma için bu, birkaç revizyon görmüş, iki kanaldan konuşulmuş ve sonunda sessizleşmiş bir tekliftir. O teklifin revizyonlarını, iki kanaldaki konuşmasını ve sessizleştiği tarihi sistemde bulabiliyorsanız araç sizin işinizi görüyordur.

• Teklifi müşteri kartından oluşturun ve revize edin; eski sürüm görünüyor mu.
• Müşteriden WhatsApp'la gelmiş bir soruyu teklifin yanına düşürün; aynı kartta birleşiyor mu.
• Cevapsız teklif için bir hatırlatma kuralı yazın; kuralı kim yazabiliyor, kim değiştirebiliyor.
• Teklifi kabul edilmiş sayın; sözleşme ve proje müşteri bilgisi yeniden yazılmadan açılıyor mu.
• Sorumlu satışçıyı değiştirin; teklif ve hatırlatma yeni sorumluya geçiyor mu.

Bu denemelerden birinde 'onu sonra ayarlarız' cevabını alırsanız not edin; sonraya bırakılan her ayarı sözleşmeye yazdırın.

Corex360'ta müşteri kartının sekmeleri arasında kontaklar, görevler, fırsatlar, teklifler, sözleşmeler, projeler, finans ve dosyalar vardır. WhatsApp'tan gelen fiyat sorusu fırsata dönüşür; belge kartın üstünde hazırlanıp gönderilir. Teklif ve sözleşme aynı müşteri kartında durur, proje ve finans sekmeleri aynı karttan açılır. Kartın bütününü teklif ve CRM modülü sayfasında görebilirsiniz.

Cevapsız teklifi X AI sabah raporunda öne çıkarır; müşteriye giden her mesaj onayınızla gider. Kural bozulunca X AI görev açar ve sorumlusuna atar. Teklif takibinin ötesindeki seçim sorularını CRM seçerken sorulacaklar yazısında topladık.

Teklif ve sözleşme dosyası Corex Drive'da ait olduğu kartın içinde durur. Sorumlu satışçı değiştiğinde belge geçmişiyle birlikte kartta kalır; yeni sorumlu işi kaldığı yerden alır.

Dürüst bir seçim, aracın ne yapmadığını da bilmeyi gerektirir. Belge kendiliğinden gönderilmez; gönderim ve sözleşme onayı sizde kalır. X AI kendi başına gönderim yapmaz, sözleşme onaylamaz. Teklifleriniz başka hiçbir kayıtla bağlanmıyorsa, müşteriyle ikinci bir konuşma olmuyorsa ve kabulden sonra proje açılmıyorsa, müşteri kartı etrafında kurulu bu düzen size gerekenden geniş gelebilir. O durumda basit bir teklif şablonu aracı daha doğru bir seçim olabilir.

Karar anı, demodaki iyi izlenimin yazıya döküldüğü andır. Satışçının 'bunu da yaparız' dediği her şey sözleşmede yoksa, kurulumdan sonra tartışma konusu olur. İmza masasına götürülecek sorular kısa bir listede toplanır.

• Kendi teklifinizle denediğiniz adımlar sözleşmenin kapsamında yazıyor mu.
• Aşama adları, alanlar ve hatırlatma kurallarını kim, ne zaman yazacak.
• Mevcut teklif ve müşteri listeniz nasıl aktarılacak; çift kayıt nasıl ayıklanacak.
• Teklif ve müşteri veriniz, bir gün ayrılırsanız hangi biçimde size teslim edilecek.
• Satış ekibinden en az bir kişi aracı kendi müşterisiyle denedi mi ve ne dedi.

Son madde listenin en sade ama en belirleyici sorusudur. Yönetici aracı beğenebilir; teklifi her gün yazacak olan satışçı onu açmıyorsa takip yine hafızaya kalır. Aracı her gün açacak satışçıyı demoya ve deneme günlerine katmak, bu sorunun cevabını imzadan önce verir; cevap olumsuzsa imza bekleyebilir.