CRM maliyetini neler belirler: fiyat tablosunun arkasındaki kararlar

Kartal'da bir mimarlık ofisi ile Konya'da bir makine bayisi aynı CRM için teklif istesin. Ofis tek şubedir, satışı birkaç kişi yapar, verinin bulutta durmasında sakınca görmez. Bayinin saha ekibi, santrali ve kendi sunucusunda tutmak istediği müşteri kayıtları vardır. İkisine aynı fiyatı söylemek, ikisine de yanlış bilgi vermek olur.

Bu yüzden 'ne kadar' sorusunun yerine 'hangi kararlar toplamı değiştirir' diye sormak daha doğru cevaba götürür.

• Kullanıcı sayısı ve rolleri: kimin tam kullanıcı, kimin yalnız görüntüleyen olacağı; sezonluk ekip için kullanıcı açıp kapatma koşulu.
• Modül kapsamı: yalnız müşteri ve teklif mi, yoksa santral, iletişim, insan kaynakları ve proje de mi aynı yerde olacak.
• Barındırma: bulutta abonelik mi, kendi sunucunuzda kurulum mu; kendi sunucuda donanım, yedek ve altyapı bakımı da hesaba girer.
• Veri aktarımı: mevcut müşteri listesinin temizliği, çift kayıtların ayıklanması ve alanların eşlenmesi.
• Entegrasyonlar: santral, WhatsApp, e-posta, muhasebe programı ve PDKS cihazı gibi bağlantılar; bazı kanalların kendi kullanım ücretleri ayrıca olabilir.
• Kurulum ve özelleştirme: aşama adları, alanlar, yetkiler ve kuralların sizin işinize göre yazılması.
• Eğitim ve benimseme: ekibin ilk haftaları, yeni başlayanın eğitimi ve eski dosyanın ne zaman bırakılacağı.
• Destek ve güncelleme: destek kanalı, güncellemenin kimde olduğu ve sürüm notlarının açıklığı.
• Çıkış: verinin başka bir sisteme aktarılabilir biçimde dışarı alınması ve bunun bir bedeli olup olmadığı.

Listedeki kalemlerin bir kısmı aylık ücretin içinde görünmez: veri aktarımı, eğitim, kanalların kendi kullanım ücretleri ve çıkışta verinin teslimi ayrı kalem olabilir. Bu listeyi teklif isteğinize ekleyin ve satıcıdan her satırı ayrı cevaplamasını isteyin. Cevapsız kalan satır, ileride karşınıza çıkacak kalemdir.

İzmir'deki bir tekstil toptancısında CRM uygun fiyatlıdır, ama santral ayrı bir hizmettir, WhatsApp ayrı bir uygulamadır, muhasebe ayrı bir programdır. Her ay biri bu kayıtları elle birleştirir. Bu emek hiçbir fiyat tablosunda görünmez, ama her ay ödenir.

Aynı şekilde, kullanılmayan kullanıcı lisansı, yarım bırakılmış bir aktarım ya da ekibin bırakamadığı eski tablo da maliyettir. Teklifleri karşılaştırırken yalnız yazılımın bedelini değil, yazılımdan sonra da elle yapılmaya devam edecek işi yazın. Bu emeği ölçmenin sade bir yolu vardır: bir hafta boyunca aynı bilginin kaç yere yazıldığını not edin. Müşteri adı, teklif tutarı, fatura numarası; her ikinci giriş, fiyat tablosunun dışında kalan bir maliyettir.

Konya'daki makine bayisine dönelim: santrali, bir WhatsApp hattı ve kapıda bir PDKS okuyucusu var. Teklif masaya geldiğinde tek bir toplam görünür, ama o toplamın arkasında farklı faturalar vardır ve bazıları CRM satıcısından hiç gelmez. İki teklifi yan yana koymadan önce her kalemin kime ödendiğini ayırın.

WhatsApp satırlarındaki ayrım Meta'nın kendi belgesine dayanır. Meta, WhatsApp Business Platform fiyat belgesinde ücreti teslim edilen şablon mesaj başına, şablonun türüne ve alıcının ülke koduna göre belirler. Müşteri size yazdığında bir müşteri hizmeti penceresi açılır; pencere müşterinin son mesajından sonra 24 saat açık kalır, bu sürede şablonsuz cevaplar ve bilgilendirme (utility) şablonları ücretlendirilmez; pencereyi müşterinin araması da açar ve pencere kapanınca yalnız onaylı şablonla yazılabilir. Tutarlar ülkeye göre değişir ve Meta tarafından güncellenir; teklif gününde Meta'nın güncel belgesine bakın.

PDKS satırlarında da cihaz ile kayıt ayrı düşünülür. Kapıdaki okuyucu bir donanım alımıdır; giriş çıkışın izin, mesai ve bordroyla buluştuğu yer ise yazılımdır. Cihazı değiştirmeden yazılımın değişip değişemeyeceği, bu kalemlerin toplamını en çok etkileyen sorulardan biridir.

Tablodaki modeller ekibin durumundan çıkar: kurulum yükü istemeyen küçük ekibe bulut abonelik, verisini kendi altyapısında tutmak zorunda olan şirkete kendi sunucu, birden çok kanaldan konuşan ekibe modüllerin aynı çekirdekte olduğu yapı uyar. Tablodaki kendi sunucu satırı, altyapıyı sizin tuttuğunuz modeldir; bu seçenekte donanım, yedek ve bakım emeği de hesaba girer. Corex360'ta bu seçeneğin nasıl işlediğini kendi sunucunuzda çalışma sayfasında anlattık.

Teklif karşılaştırmasında en sık yapılan hata, kalemleri farklı olan iki toplamı yan yana koymaktır. Birinde aktarım dahildir, ötekinde ayrıca fiyatlanır; birinde eğitim vardır, ötekinde yoktur. Toplamın kalemlerini, kullanıcı sayısı değişince fiyatın nasıl değiştiğini ve ayrılış gününde verinin nasıl teslim edildiğini soran sorular iki teklifi aynı dile çevirir.

• Toplam hangi kalemlerden oluşuyor; kurulum, aktarım ve eğitim içinde mi.
• Kullanıcı eklendiğinde ya da çıkarıldığında fiyat nasıl değişiyor.
• Hangi entegrasyonlar dahil, hangileri ayrıca fiyatlanıyor; kanalların kendi kullanım ücretleri kimde.
• Destek hangi kanaldan, hangi saatlerde veriliyor; güncelleme kimde.
• Sözleşme süresi ve yenileme koşulları neler; fiyat yenilemede nasıl belirleniyor.
• Ayrılırsak verimiz hangi biçimde ve hangi koşulla teslim ediliyor.

Bu soruları Corex360'a da sorabilirsiniz. Corex360 teklifinin hangi kararlarla kurulduğunu, her müşteride neyin aynı kaldığını ve neyin ayrıca konuşulduğunu Corex360 fiyatı nasıl belirlenir sayfasında topladık.

Burada anlatılan faktörler her CRM teklifini okumak için kullanılabilir, Corex360'ınki dahil. Hangi faktörün sizin için ağır bastığı ekibinizin büyüklüğüne, kurumsal politikanıza ve kaç kanaldan müşteriyle konuştuğunuza bağlıdır. Birkaç kişilik bir ekip yalnız bir kişi listesi tutuyorsa, geniş bir çekirdek gerekenden fazla gelebilir; o durumda sade bir araçla başlamak daha doğrudur.

Karar vermeden önce maliyet faktörleri listesini kendi durumunuza göre doldurun ve teklifleri bu listeyle yan yana okuyun. Tutar ancak bu satırlar netleştiğinde anlam kazanır.

Lisans 50 kullanıcıya kadar tek bedeldir; kullanıcı başına ücret alınmaz. Deneme sürümü yoktur; demo canlı ve online yapılır. Hangi modüllerin açılacağı, barındırma seçimi ve veri aktarımı demoda birlikte konuşulur. Barındırma iki biçimde olur: Corex360 Bulut'ta şirkete özel alan ya da kendi sunucunuz; seçim sözleşmede yazılır. Tutar sitede değil, size özel yazılı teklifte yer alır.