Məzuniyyət uçotu: kağız form, yoxsa rəqəmsal axın

Nümunə ssenari: Konyada kənd təsərrüfatı maşınları satan bir dileri təsəvvür edin. Ofisdə bir neçə nəfər, emalatxanada bir neçə texnik işləyir. Məzuniyyət sorğusu çap olunmuş forma ilə alınır, sahibkar imzalayır, forma qovluğa gedir. Sahibkar hər sorğunu görür, təqvimi yadında saxlayır, qalan məzuniyyətləri ildə bir dəfə mühasibatlıqla birlikdə yoxlayır.

Bu qaydanı pozmaq üçün səbəb yoxdursa, pozmayın. Kağızda qalmaq geri qalmaq demək deyil; şirkətin qalan hissəsində rəqəmsallaşmanın hansı işdən başladığını KOB-larda rəqəmsallaşma yazısında tapa bilərsiniz. Vacib olan formanın və qalan günlərin bir yerdə və bir məsul şəxsin əlində durmasıdır; bu qayda kağızda da, rəqəmsalda da eynidir.

• Forma təsdiq edəcək şəxsin masasında günlərlə gözləyir.
• Filialda, tikinti obyektində və ya sahədə işləyənlər formanı yalnız mərkəzə gələndə verə bilir.
• İşçi qalan məzuniyyət günlərini soruşanda cavab siyahıdan siyahıya dəyişir.
• Əmək haqqı günü mühasibatlıq çatışmayan formaların arxasınca düşür.

Konyadakı diler filial açanda ilk işarə əmək haqqı günü gələ bilər. Filial müdiri formaları imzalayıb mərkəzə göndərməsə, bir texnikin məzuniyyət günləri işə gəlməmək kimi görünür və maaşdan tutulma barədə mübahisə yaranır. Problem həmin gün həll olunsa belə, komandada bir sual qoyur: məzuniyyət qeydim etibarlıdırmı? Kağız işini görür; vaxt məlumatın yolda keçirdiyi günlərdə itir.

Filial açmaq yeganə səbəb deyil. Sahədə işləyən servis komandası, növbəli istehsal xətti və ya rəhbəri tez-tez səfərə çıxan ofis də eyni problemi yaşayır: forma onu imzalayacaq şəxslə eyni yerdə deyil.

Cədvəlin iki sütunu fərqli bədəllər göstərir. Kağız forma dərhal istifadə olunur və təlim tələb etmir; amma masadan masaya, filialdan mərkəzə daşınır və qalan hüquq ayrıca siyahıda əl ilə çıxılır, siyahılar zaman keçdikcə bir-birindən fərqlənə bilər. Rəqəmsal axında sorğu daxil edildiyi anda təsdiqləyənə çatır və qalan hüquq bir qeyddən oxunur; bunun müqabilində məzuniyyət növlərinin müəyyən edilməsi, proqram haqqı və şifahi təsdiqdən imtina lazımdır.

• İR: hər işçinin qalan məzuniyyət günlərini hesablayır və keçid gününə hazırlayır.
• Təsdiq verən rəhbərlər: dəhlizdə şifahi təsdiq verməyi dayandırır, sorğunu yalnız qeyddən təsdiqləyir.
• Kənar mühasib və ya mühasibatlıq: məzuniyyət qeydinin formasını və köhnə formaların saxlanmasını qiymətləndirir.
• Komanda rəhbərləri: sahədə və filialda işləyənlərə ilk sorğunu düzgün daxil etməyə kömək edir.

İşçilərin də rolu var: qalığını keçiddən əvvəl yoxlamaq və ilk sorğunu rəqəmsal axından daxil etmək. İşçi qalığını təsdiqləmədən keçid edilərsə, ilk etiraz keçid günündən sonra gəlir və yeni qeydə olan inamı sarsıdır. Konyadakı dilerdə bu işin ağırlığı İR-i də aparan mühasibin üzərinə düşür. Sahibkarın rolu tək bir qərardır: həmin gündən sonra kağız formaya imza atmamaq. Sahibkar imzalamağa davam etsə, komanda da kağıza qayıdır.

Ən baha başa gələn səhv qalıqda olur. Kağızdan rəqəmsala keçirilən qalan məzuniyyət günləri səhvdirsə, işçi yeni sistemə ilk gündən inamını itirir. Buna görə hər işçinin qalığı keçiddən əvvəl özünə göstərilməli və təsdiqlənməlidir.

İkinci risk şifahi təsdiqdir. Rəhbər dəhlizdə təsdiq verməyə davam edərsə, sistemdə təsdiqlənmiş məzuniyyət görünmür və əmək haqqı cədvəli yenə səhv çıxır. Üçüncüsü iki ayrı qeyddir: kağız formalar keçiddən sonra da qəbul edilərsə, bir müddət iki qalıq aparılır və il sonunda hansının düzgün olduğu mübahisə mövzusuna çevrilir. İllik məzuniyyət qeydlərinin aparılması qanunvericilikdə işəgötürəndən gözlənilir; qeydin formasını mühasibinizlə və ya hüquq məsləhətçinizlə dəqiqləşdirin.

• Sıx dövrdən və yay məzuniyyətlərinin başlanğıcından uzaq bir tarix seçin.
• Keçid günündən əvvəl hər işçinin qalığını onun özünə təsdiqlədin.
• Köhnə formaları işçi üzrə arxivə qaldırın; rəqəmsala keçmək onları məhv etmək üçün səbəb deyil.
• Kağız formanın ləğv edildiyini komandaya tarixi ilə elan edin.
• İlk həftələrdə sualları cavablandıracaq bir nəfər müəyyən edin.

Konyadakı diler keçid gününü payıza, yay məzuniyyətlərinin bitdiyi və emalatxananın mövsüm sıxlığının keçdiyi həftələrə qoya bilər. Qalıqlar bir həftə əvvəldən işçilərə göstərilir; keçid səhəri kağız forma siyirmədən çıxarılır. Keçiddən əvvəl açıq qalan kağız formalar ya təsdiqlənib qalığa yazılır, ya da işçiyə geri qaytarılır; beləliklə, ilk rəqəmsal sorğu hamının təsdiqlədiyi qalıqdan başlayır.

Konyadakı dilerin filialı üçün bu, formanın kuryerdə gözləməməsi deməkdir: texnik sorğunu telefondan daxil edir, filial müdiri telefondan təsdiqləyir, mərkəzdəki mühasibatlıq təsdiqlənən məzuniyyəti işçi kartında görür. Avans sorğuları, əlavə iş təsdiqləri və təhkim olunmuş əmlak da eyni modulda aparılır. Təfərrüatları Corex360 İnsan resursları modulu səhifəsində, tez-tez verilən sualları İR və davamiyyət sualları səhifəsində tapa bilərsiniz.

Təsdiqi bir nəfərin verdiyi və hamının eyni binada işlədiyi kiçik komandada Corex360-ı yalnız məzuniyyət üçün qurmağınız lazım deyil. Rəqəmsal axın komanda dağılanda və məzuniyyət məlumatının gözləyən şəxsə vaxtında çatması lazım olanda dəyər qazanır.