Acheter un logiciel de gestion avec l'aide numérique de KOSGEB : qui est concerné, ce qui est demandé

Le document en vigueur du programme est la Directive du programme d'aide à la transformation numérique des PME. L'article 1 de la Directive en définit l'objet : soutenir les processus de transformation numérique afin que les petites et moyennes entreprises améliorent leurs processus métier et les rendent plus efficaces, renforcent leur compétitivité et augmentent leur part dans l'économie. La définition de la transformation numérique à l'article 4 cite nommément des technologies comme le cloud, l'automatisation des processus et la planification des ressources de l'entreprise ; le logiciel de gestion entre donc dans l'objet du programme.

Il faut bien comprendre dès le départ la forme de l'aide. Selon l'article 5, paragraphe premier, de la Directive, l'aide est accordée à fonds perdu sur les frais d'intérêts du crédit que l'entreprise contracte auprès des banques signataires d'un protocole. Les plafonds inférieur et supérieur du crédit, la durée et les points de soutien figurent à l'article 6 de la Directive et dans le tableau de la page du programme ; ces valeurs pouvant changer, lisez-les dans le document en vigueur de KOSGEB avant de déposer la demande.

Le champ est plus étroit qu'on ne le croit. Le programme n'est pas ouvert à toutes les PME, mais aux petites et moyennes entreprises qui exercent dans la section C, c'est-à-dire l'industrie manufacturière, de la nomenclature NACE Rev. 2. Une entreprise de services, de commerce ou de construction ne peut pas bénéficier de ce programme ; une micro-entreprise est exclue elle aussi, même si elle est manufacturière.

L'article 4 de la Directive définit le rapport comme l'évaluation qui analyse dans quelle mesure les entreprises utilisent les technologies numériques et les ont intégrées à leurs processus métier, et qui propose des stratégies de transformation. La page du programme cite les organismes qui certifient ou habilitent ces consultants : l'Institut turc des sciences de gestion de TÜBİTAK (TÜSSİDE), le Centre technologique MESS (MEXT) et le Centre de transformation numérique de l'İHKİB.

Le rapport est une pièce jointe à la demande, mais son rôle va au-delà. Selon l'article 8 de la Directive, la demande est préparée en fonction des stratégies proposées dans le rapport ; selon l'article 12, le comité d'évaluation apprécie la nécessité et la pertinence des dépenses demandées au regard des recommandations du rapport. La demande est déposée pendant la durée de validité indiquée dans le rapport. Un second rapport est aussi exigé à la fin du programme ; selon l'article 16, s'il n'est pas envoyé, les versements d'aide en attente ne sont pas effectués.

Le deuxième paragraphe de l'article 5 de la Directive précise que l'aide porte sur les dépenses de machines, équipements, logiciels et matériels jugées éligibles par le comité, et que ces biens doivent être neufs. Le conseil et la formation n'apparaissent pas dans cette liste comme postes d'aide distincts. L'article 18 de la Directive prévoit aussi les licences logicielles à durée limitée et les frais d'usage par accès cloud ; dans ce cas, l'entreprise ne peut ni louer ni céder le logiciel à un tiers pendant la durée de la licence ou de l'usage.

Le calendrier décide aussi du sort de la dépense. Selon l'article 17, les dates de réalisation des achats et de facturation doivent être postérieures à la date d'enregistrement de la première décision du comité ouvrant droit à l'aide ; les impôts, taxes et frais similaires sont exclus de l'aide. Le même groupe d'articles interdit aussi les achats auprès des entreprises du dirigeant, des associés ou de leurs proches ; si un tel achat est constaté, l'aide n'est pas versée.

• Un rapport de maturité numérique approuvé est obtenu auprès d'un consultant habilité.
• Dans le système d'information KOBİ, le formulaire de demande est rempli selon les stratégies du rapport, et l'engagement est validé.
• Les pièces du dossier sont transmises aux banques partenaires pour l'évaluation de la capacité financière.
• Le personnel de KOSGEB examine la demande selon une grille de contrôle ; s'il manque quelque chose, une correction est demandée.
• Un comité composé de personnel de KOSGEB et d'évaluateurs indépendants examine la demande et décide.
• Le crédit est contracté auprès d'une banque partenaire, dans la limite du montant fixé par le comité.
• L'achat est effectué, l'échéance est payée et un formulaire de demande de paiement est déposé pour chaque période d'échéance.
• KOSGEB constate sur place les biens achetés, puis l'aide aux intérêts est calculée et versée.

La décision de refus n'est pas le dernier mot : l'article 13 de la Directive ouvre une voie de recours, une seule fois, contre la décision de refus. La foire aux questions de la page du programme indique aussi que les entreprises refusées par le comité peuvent déposer une nouvelle demande.

• Demande déposée par une micro-entreprise ou une entreprise hors industrie manufacturière.
• Demande déposée après l'expiration de la durée de validité du rapport.
• Les logiciels et matériels demandés ne sont pas rattachés aux projets de mise en œuvre du rapport.
• La correction demandée n'est pas faite dans le délai imparti ; la demande est alors réputée refusée.
• Achat ou facture effectués avant la décision du comité.
• Caractéristiques techniques minimales absentes ou erronées dans le formulaire de demande.
• Le second rapport demandé à la fin du programme n'est pas envoyé.

Pour les postes de dépenses, le formulaire de demande exige que les caractéristiques techniques minimales soient rédigées sans mention de marque ni de modèle, et, pour le prix, une étude de marché telle qu'une facture pro forma, une lettre d'offre ou un e-mail du fournisseur. Le choix du logiciel n'est donc pas un travail de liste, mais un travail de correspondance : le besoin inscrit dans le rapport, la fonction du logiciel et l'offre doivent se retrouver sur la même ligne. Pour établir cette correspondance, les questions de périmètre et de données du guide sur le choix d'un logiciel ERP sont utiles.

Exemple de scénario : imaginez une entreprise textile de taille moyenne à Denizli. Si son rapport indique que les commandes clients se perdent entre les e-mails et les tableurs, et que le planning de production est tenu à l'écart des ventes, l'entreprise écrit ces deux besoins séparément sur la ligne logiciel et place en face de chacun la fonction recherchée. Quand le comité compare ces lignes aux recommandations du rapport, le lien apparaît de lui-même.

C'est le comité de KOSGEB qui décide quel produit peut faire l'objet de l'aide ; cet article n'affirme pas qu'un logiciel, Corex360 compris, entre dans le champ du programme. Côté Corex360, les faits connus sont les suivants : aucun prix catalogue n'est publié sur le site, le prix est fixé par un devis écrit après la démo ; le logiciel fonctionne dans un espace dédié à l'entreprise sur Corex360 Cloud ou sur le propre serveur de l'entreprise, et le choix est inscrit au contrat ; les modules utilisent la même fiche client. Pour peser les besoins du rapport du point de vue de la direction, des ventes et de la comptabilité, le dossier de décision Corex360 propose une liste de questions ; l'article sur la numérisation des PME traite de la question de savoir par où commencer.

Cet article résume les documents officiels de KOSGEB ; il ne constitue ni un conseil pour la demande ni un avis juridique. Les règles du programme peuvent changer par décision de la présidence ; avant de déposer une demande, lisez la Directive en vigueur et ses annexes sur la page du programme.