Qu'est-ce que l'informatique décisionnelle, et en quoi diffère-t-elle d'un rapport et d'un tableau de bord de KPI ?

Scénario type : prenez le directeur général d'un fabricant de meubles à Kayseri. Chaque matin, il consulte plusieurs sources : la liste des devis envoyés par les ventes, le fichier des encaissements de la comptabilité, le planning de la production et le relevé de présence du personnel. Chaque fichier est juste en lui-même. Mais la réponse à la question « avec quel client dois-je parler cette semaine » n'est écrite dans aucun ; elle se trouve au croisement de ces fichiers.

L'informatique décisionnelle sort ce croisement de la tête du dirigeant. Elle montre sur la même ligne le client qui a un devis ouvert et un paiement en retard ; elle fait remonter le contrat qui arrive à échéance, avec la date du dernier échange avec ce client. Le travail du dirigeant n'est plus de fusionner des fichiers, mais de décider.

La définition de la statistique officielle décrit le même travail. Selon Eurostat, un logiciel d'informatique décisionnelle accède aux données issues des systèmes d'information internes et de sources externes, les analyse et présente les résultats sous forme de rapports, de synthèses, de tableaux de bord, de graphiques et de cartes ; son but est de donner à l'utilisateur une vision détaillée pour la décision et la planification stratégique. La définition figure sur la page d'Eurostat consacrée à l'intégration de l'e-business, avec celles de l'ERP et du CRM. Le mot qui retient l'attention est l'accès : l'informatique décisionnelle ne produit pas la donnée, elle lit l'enregistrement que tiennent d'autres systèmes.

• Enregistrements source : clients, devis, contrats, factures, pointage et terrain.
• Liens : les enregistrements d'un même client ou d'un même salarié se reconnaissent entre eux.
• Règles : le dirigeant définit ce qui demande de l'attention.
• Présentation : indicateurs, alertes et tâches.

Si l'une de ces pièces manque, l'ensemble boite. Sans enregistrement, il n'y a rien à montrer ; sans lien, le même client apparaît sur deux lignes séparées ; sans règle, tout est listé avec le même poids ; sans présentation, personne ne regarde. L'erreur courante consiste à soigner la présentation et à négliger les liens : les graphiques sont soignés, mais le même client apparaît sous des noms différents.

Les trois couches s'alimentent au même enregistrement et ne se remplacent pas. Le rapport est nécessaire pour le contrôle et l'archive, le tableau de bord montre la direction de l'équipe ; nous expliquons comment choisir les indicateurs dans qu'est-ce qu'un tableau de bord de KPI. L'alerte liée à une règle relie l'indicateur à l'action : quand un seuil est dépassé, elle précise qui fait quoi, et pour quand. Sans enregistrements reliés entre eux en dessous, les trois couches restent incomplètes.

L'usage dépend de l'endroit où l'entreprise prend ses décisions. Le même enregistrement répond à une question différente selon le bureau :

• Ventes : quel devis est resté sans réponse, avec quel client on n'a pas parlé depuis longtemps, quel contrat arrive à échéance.
• Finance : quel paiement arrive à échéance, quel client a à la fois un devis ouvert et un retard de paiement.
• Ressources humaines : quel pointage manque, quelle demande de congé chevauche le calendrier.
• Terrain et opérations : quel véhicule approche de son entretien, quel rapport de terrain n'est pas arrivé, quelle étape de projet prend du retard.

Dans chaque domaine, la valeur tient à l'enregistrement qui se trouve derrière l'alerte. Si une alerte « risque de paiement » ne montre pas, une fois ouverte, la fiche client, le contrat et le dernier échange, le dirigeant reprend son téléphone. Ce lien entre l'alerte et l'enregistrement distingue l'informatique décisionnelle d'une collection de graphiques.

Revenons au directeur général de Kayseri. L'informatique décisionnelle montre, sur la même ligne, un client qui a un devis ouvert et dont le paiement est aussi en retard. En ouvrant la ligne, la fiche client apparaît, et l'on voit que le dernier échange remonte à un bon moment. Le directeur laisse une courte tâche au responsable commercial et passe à la ligne suivante. La réunion se passe à prendre ce genre de décisions, et non à lire des fichiers.

On entend souvent parler de l'informatique décisionnelle comme d'un projet à part que les grandes entreprises mènent avec leur équipe data : entrepôt de données, transferts, mise en place sur plusieurs mois. C'est pourquoi les petites et moyennes entreprises la repoussent en se disant « ce n'est pas pour nous ». Plus elles attendent, plus les données se dispersent dans de nombreux fichiers.

Dans une PME, le besoin est plus simple. Le dirigeant réunit tout dans sa tête ; à mesure que l'entreprise grandit, cette tête ne suffit plus. Ici, l'informatique décisionnelle naît d'elle-même du fait de tenir l'enregistrement en un seul endroit. Si l'enregistrement est en un seul endroit, aucun projet séparé n'est nécessaire pour voir les recoupements. La petite entreprise a aussi un avantage : écrire une règle y est simple. Dans une grande organisation, décider qui doit approuver la modification d'un seuil peut prendre longtemps ; dans une PME, le dirigeant dit « montrez-moi le matin les contrats qui arrivent à échéance », et la règle est écrite le jour même.

Dans Corex360, les enregistrements clients, contrats, factures, personnel, véhicules et projets se trouvent sur le même noyau. X AI lit ces enregistrements, inscrit aussi sur la fiche les e-mails entrants une fois l'e-mail professionnel connecté, et prépare chaque matin son briefing : ce qu'il a fait, ce qui attend, ce qu'il vous demande. Le briefing apparaît dans l'application iOS et Android et dans le navigateur ; une synthèse arrive aussi en fin de journée. Vous pouvez suivre ce flux sur toute une journée de travail sur la page de la journée du dirigeant.

C'est la règle qui détermine ce qui ressort. X AI suit le travail lié à une règle ; la définition du moteur de règles dans le glossaire décrit cette structure. Le devis resté sans réponse est rappelé ; les dates de début et de fin du contrat figurent sur la fiche du contrat ; la journée non clôturée est fermée par le système et soumise à validation avec le commentaire du salarié. La différence : un sujet qui demande une décision n'attend pas la fin du mois.

La décision reste au dirigeant. X AI propose et demande ; les étapes d'envoi, de remise, de paiement, de congé et de droits attendent une validation ; chaque validation est consignée avec son auteur, sa date et l'appareil utilisé.

Soyons clairs : l'informatique décisionnelle de Corex360 n'est pas installée comme un outil de reporting séparé ; elle lit les enregistrements qui arrivent dans le noyau. Si vous cherchez un projet d'entrepôt de données qui collecte les données de nombreux systèmes externes, construit des modèles statistiques et laisse les analystes écrire des requêtes libres, la structure décrite ici n'a pas été conçue pour ce besoin. Si vos enregistrements sont encore sur papier ou dans des fichiers personnels, il faut d'abord les réunir en un seul endroit ; un noyau vide ne produit pas de décision.

Posons aussi les bonnes attentes : l'informatique décisionnelle ne transforme pas une mauvaise décision en bonne, elle avance seulement le jour de la décision. C'est toujours vous qui décidez quel devis relancer et quel client obtient une remise ; la différence, c'est que vous le faites le jour où la question se pose, sans attendre la clôture du mois.

Pour commencer, choisissez une seule question : « Quel devis est resté sans réponse ? » ou « Quel contrat arrive à échéance ? » Écrivez la règle qui y répond et, pendant un temps, ne regardez qu'elle. Une fois l'habitude prise, la question suivante s'ajoute depuis le même écran.