Comment les entreprises de piscines et de spas suivent le service après-vente

Scénario type : imaginez une entreprise de Muğla qui installe des piscines de villas et des spas d'hôtels. Au printemps commencent les ouvertures de saison : la piscine est nettoyée, le filtre et la pompe sont contrôlés, l'équilibre de l'eau est réglé. Tout l'été arrivent les visites d'entretien et les appels pour panne. À l'automne, c'est l'hivernage, et l'équipement est préparé pour l'hiver.

Chacun de ces travaux est lié à un client, à une liste d'équipements et à un contrat distincts. Chez les entreprises qui installent saunas, hammams et bains de vapeur, la liste s'allonge encore. Quand le suivi tient dans un cahier ou dans la mémoire d'un salarié, la première chose oubliée quand la saison s'intensifie, c'est l'entretien planifié.

• Liste des équipements : pompe, filtre, chauffage, dosage et éclairage, avec marque et modèle.
• Garantie : date de début et pièces couvertes.
• Photos de livraison : local technique, disposition des vannes, tableau électrique.
• Contrat d'entretien : périmètre, fréquence des visites, date de renouvellement.
• Note d'utilisation : ce qui a été expliqué au client et ce qu'il a demandé.

Pour un appel de panne qui arrive des mois après la livraison, le technicien qui part sans avoir vu la photo du local technique arrive avec la mauvaise pièce. Dans Corex360, le rapport de livraison est saisi sur le terrain, depuis le téléphone, avec ses photos ; il est rattaché au projet et à la fiche client, et la photo est conservée dans l'enregistrement sur Corex Drive.

Le rapport de livraison est précieux pour l'équipe commerciale aussi. Quand, une saison plus tard, le client veut ajouter une pompe à chaleur ou une couverture automatique à sa piscine, le commercial regarde la photo du local technique et voit depuis le bureau ce qui pourra y entrer. Le nouveau devis se construit sur l'ancien enregistrement ; un déplacement de relevé n'est parfois plus nécessaire.

Le contrat d'entretien est souvent signé en même temps que la vente de la piscine, puis oublié. Le contrat prend fin, aucun devis de renouvellement ne part, et le client signe avec une autre entreprise de maintenance. L'entreprise l'apprend au prochain appel pour panne. L'entretien de saison se perd de la même façon. Au printemps, les clients qui appellent pour la mise en service sont notés dans l'ordre, ceux qui n'appellent pas n'entrent jamais dans la liste. Or le client qui n'appelle pas est souvent celui qui attend que l'entreprise pense à lui ; une mise en service tardive est le début du chemin vers un contrat d'entretien non renouvelé.

Dans Corex360, les dates de début et de fin du contrat et son statut figurent sur la fiche du contrat ; la décision de renouvellement vous appartient. X AI suit le travail encadré par des règles ; quand une règle n'est pas respectée, il crée une tâche et l'attribue à un responsable. Nous décrivons cette journée sur le terrain sur la page terrain et opérations.

Le propriétaire d'une piscine signale souvent une pompe bruyante sur WhatsApp, avec une photo ou une courte vidéo. Si le message arrive sur le téléphone personnel du commercial, l'équipe de service l'apprend tard, et si le commercial est en congé, jamais.

Dans Corex360, WhatsApp et Instagram arrivent dans une seule boîte de réception ; l'e-mail et les appels du standard sont aussi rattachés à la même fiche client. Si le numéro qui écrit est enregistré, l'historique du client s'ouvre à côté. Le message est attribué à un responsable. Nous expliquons comment un signalement de panne devient un rendez-vous et un bon d'intervention dans l'article du rendez-vous au bon d'intervention.

Quand le technicien termine son intervention, il saisit la note et la photo dans l'application. Au prochain appel, la personne qui décroche voit, photo à l'appui, ce qui a été fait lors du dernier entretien. Nous décrivons les bons d'intervention et les tournées de l'équipe de maintenance dans comment piloter une équipe d'intervention terrain.

La source de revenus discrète du service après-vente, ce sont les consommables : chlore, correcteur de pH, cartouches filtrantes, joints de rechange. Le client les demande tantôt lors d'une visite, tantôt par téléphone, tantôt en ligne. Si les commandes sont dans un système et le service dans un autre, savoir quelle pièce a été posée sur quelle piscine oblige à rapprocher les enregistrements à la main.

Chez Havuz Sepeti, la marque e-commerce de notre groupe, les commandes et la fiche client se trouvent sur le même noyau.

Ce lien doit avoir un effet concret côté service : si le technicien connaît la dernière commande du client en allant à l'entretien, il ne charge pas de cartouche filtrante inutile et emporte celle qui manque ; le client ne paie pas deux fois les mêmes fournitures.

Parler au propriétaire d'une villa est simple : celui qui décide est aussi celui qui paie. À l'hôtel, en revanche, le directeur technique signale la panne, les achats approuvent la commande de pièces et le directeur général signe le contrat de maintenance. Dans une copropriété, le conseil syndical change, et le nouveau gestionnaire ignore tout du contrat précédent.

Dans Corex360, les contacts d'un client se trouvent sous la même fiche, et les échanges avec chaque contact s'accumulent par ordre chronologique. Le message WhatsApp du directeur technique, l'e-mail des achats et la version signée du contrat sont dans le même enregistrement. Quand la direction de l'hôtel change, le nouvel interlocuteur lit sur la fiche ce qui s'est dit la saison précédente ; l'entreprise de maintenance n'a pas à reconstruire la relation depuis le début.

Les entreprises de piscines et de spas travaillent souvent loin de leur siège : villas dans des villes côtières, hôtels dans d'autres villes, projets à l'étranger. L'entretien d'une piscine éloignée est assuré par une équipe locale ou un partenaire, et le siège n'est informé que par téléphone.

Prenons un exemple : le propriétaire d'une villa à Bodrum passe l'hiver à Istanbul ; l'équipe locale ferme la piscine, le propriétaire demande seulement des photos. Quand la fermeture est documentée par des photos des vannes vidangées, de la pompe démontée et de la couverture tendue, l'équipe qui rouvre la piscine au printemps sait par où commencer. Le propriétaire sait aussi que le travail a été fait sans avoir vu sa piscine ; quand le devis d'ouverture arrive, il ne demande pas ce qu'il paie.

Corex360 est la société technologique de Savaş Grup ; elle a été créée pour résoudre la dispersion dans les propres sociétés du groupe. Nous avons d'abord vécu dans notre propre activité l'information éparpillée entre différents systèmes et les processus qui dépendent de quelques personnes.

Lors de la démo, nous parlons de votre propre rapport de livraison et de votre propre contrat d'entretien.

Le type, le montant, les dates de début et de fin du contrat de service figurent sur la fiche contrat ; les statuts sont Brouillon, En cours, Actif, En attente et Terminé. Un signalement de panne arrivé sur WhatsApp est attribué à un responsable dans la fenêtre Messages. La gestion des tâches compte les tâches ouvertes, en retard et terminées, et avertit pour les tâches à risque. Savaş Grup s'est développé dans le secteur de la piscine, et Corex360 a d'abord servi dans les opérations du groupe.