Glossaire · Ressources humaines
Qu'est-ce que le suivi des équipements et des dotations (zimmet) ?
Le suivi des dotations (zimmet en Turquie) est l'enregistrement qui indique à quel salarié, à quelle date et dans quel état un bien de l'entreprise, comme un ordinateur, un téléphone, une clé ou un équipement, a été remis, et quand il a été restitué. Au moment de la remise, la responsabilité change aussi de mains. Au départ du salarié, la liste des restitutions sort de cet enregistrement.
Dernière mise à jour : · Auteur : Şevket Erer, Cofondateur, spécialiste de l'IA
Pourquoi faut-il suivre les dotations ?
Au moment où un ordinateur portable, un téléphone, un appareil de mesure ou une clé est remis, la responsabilité change aussi de mains. Une entreprise qui n'enregistre pas ce moment en est réduite, quand le matériel disparaît ou est endommagé, à essayer de se rappeler qui l'avait. Le suivi des dotations fixe ce moment avec une date, l'état du matériel et la confirmation du salarié.
Le même enregistrement sert aussi au départ du salarié. La liste du matériel à rendre est prête ; ce qui manque est discuté, ce qui est rendu est coché. Quand le même matériel est remis à un nouveau salarié, son historique le suit.
Comment suivre les dotations ?
Le suivi des dotations commence par la liste des équipements de l'entreprise, avec leur numéro de série, leur type et leur état. Quand un objet est remis à un salarié, la date, l'état et les accessoires sont notés, et le salarié confirme la réception. Une panne, un échange ou un transfert s'inscrit sur le même enregistrement ; l'objet restitué est contrôlé et l'enregistrement clôturé, et au départ du salarié, on voit qu'aucun élément ne reste ouvert.
- Inventaire
Le matériel de l'entreprise est listé avec son numéro de série, son type et son état.
- Livraison
Quand le matériel est remis au salarié, on note la date, l'état et les accessoires éventuels ; le salarié confirme l'avoir reçu.
- Modification
Une panne, un échange ou une remise à une autre personne s'inscrivent sur le même enregistrement ; on sait à tout moment qui détient le matériel.
- Restitution
Quand le salarié rend le matériel, son état est vérifié et l'enregistrement est clos. Au départ, on voit qu'il ne reste aucun élément ouvert.
Un exemple
Une entreprise de maintenance sur le terrain remet à ses techniciens un appareil de mesure et une tablette. Un technicien qui s'en va rend la tablette, mais l'appareil de mesure est oublié. Dans l'entreprise qui tient un registre des dotations, l'élément non rendu apparaît dans la liste le jour du départ et l'appareil est récupéré le jour même. Celle qui n'en tient pas ne s'en aperçoit que lorsqu'on cherche l'appareil pour l'intervention suivante.
À quoi cela ressemble dans Corex360
Dans le module Ressources humaines de Corex360, les dotations figurent sur la fiche salarié. L'accès se fait par rôle ; chaque utilisateur ne voit que les enregistrements qui relèvent de son rôle. Le détail des enregistrements de remise et de restitution est montré lors de la démo.
Termes souvent confondus
| Registre des immobilisations | Le registre des immobilisations est la liste comptable des biens que possède l'entreprise. Les dotations, elles, indiquent sous la responsabilité de quel salarié se trouve chaque bien ; le même objet figure dans les deux enregistrements. |
|---|---|
| Dossier du personnel | Le dossier du personnel contient les documents d'embauche et les papiers personnels du salarié. Le procès-verbal de remise de matériel y est souvent classé aussi, mais le suivi des dotations suit la trace du matériel. |
Termes associés : Dossier du personnel, Heures supplémentaires
Questions fréquentes
Quels biens entrent dans le suivi des dotations ?
Tout ce qui est remis personnellement au salarié et doit être rendu : ordinateur, téléphone, ligne, clé, badge d'accès, appareil de mesure, vêtement de travail et équipement de protection. Le matériel partagé est attribué à un service, pas à une personne.
Pourquoi faire confirmer le procès-verbal de remise par le salarié ?
La façon la plus claire de montrer que le matériel a été remis, et dans quel état, est un enregistrement confirmé par le salarié. En cas de désaccord, c'est cet enregistrement qu'on consulte ; pour les conséquences juridiques, demandez l'avis de votre conseiller.
Peut-on suivre les dotations avec un tableau ?
Avec peu de matériel, c'est faisable. À mesure que le matériel change de mains et que l'effectif grandit, garder le tableau à jour devient difficile. Quand l'enregistrement se trouve sur la fiche salarié, ce qui reste à rendre apparaît directement le jour du départ.
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