Glossar · Personalwesen
Was ist Arbeitsmittelverwaltung?
Arbeitsmittelverwaltung ist die Arbeit, festzuhalten, welchem Mitarbeitenden ein firmeneigener Gegenstand wie Computer, Telefon, Schlüssel oder Werkzeug an welchem Datum und in welchem Zustand übergeben wurde und wann er zurückkam. Mit der Übergabe wechselt auch die Verantwortung. Beim Austritt ergibt sich die Rückgabeliste aus diesem Eintrag.
Zuletzt aktualisiert: · Autor: Şevket Erer, Mitgründer, KI-Spezialist
Warum braucht es eine Arbeitsmittelverwaltung?
In dem Moment, in dem ein Laptop, ein Telefon, ein Messgerät oder ein Schlüssel übergeben wird, wechselt auch die Verantwortung. Ein Unternehmen, das diesen Moment nicht festhält, versucht sich zu erinnern, wer den Gegenstand hatte, wenn er verloren geht oder beschädigt wird. Die Arbeitsmittelverwaltung hält den Moment mit Datum, Zustand und Bestätigung des Mitarbeitenden fest.
Auch beim Austritt eines Mitarbeitenden wird derselbe Eintrag genutzt. Die Liste der zurückzugebenden Gegenstände liegt bereit; Fehlendes wird besprochen, Zurückgegebenes abgehakt. Geht derselbe Gegenstand an einen neuen Mitarbeitenden, kommt sein Verlauf mit.
Wie funktioniert die Arbeitsmittelverwaltung?
Die Arbeitsmittelverwaltung beginnt damit, das Inventar des Unternehmens mit Seriennummer, Art und Zustand aufzulisten. Wird ein Gegenstand an einen Mitarbeiter ausgegeben, werden Datum, Zustand und Zubehör festgehalten, und der Mitarbeiter bestätigt den Empfang. Defekt, Austausch oder Weitergabe werden im selben Datensatz vermerkt; ein zurückgegebener Gegenstand wird geprüft und der Eintrag geschlossen, sodass beim Ausscheiden sichtbar ist, dass kein Posten mehr offen ist.
- Inventar
Das Inventar des Unternehmens wird mit Seriennummer, Art und Zustand aufgelistet.
- Übergabe
Bei der Ausgabe eines Gegenstands an einen Mitarbeitenden werden Datum, Zustand und gegebenenfalls Zubehör erfasst; der Mitarbeitende bestätigt den Empfang.
- Änderung
Defekt, Austausch oder Weitergabe an eine andere Person werden im selben Datensatz erfasst; wer das Gerät hat, ist jederzeit klar.
- Rückgabe
Gibt der Mitarbeitende den Gegenstand zurück, wird der Zustand geprüft und der Eintrag geschlossen. Beim Austritt ist zu sehen, dass nichts mehr offen ist.
Ein Beispiel
Ein Außendienstunternehmen gibt seinen Technikern ein Messgerät und ein Tablet. Ein ausscheidender Techniker gibt das Tablet zurück, das Messgerät wird vergessen. Wo Arbeitsmittel erfasst sind, erscheint der offene Posten am Austrittstag in der Liste, und das Gerät wird noch am selben Tag zurückgenommen. Ohne Erfassung fällt die Lücke erst auf, wenn das Gerät beim nächsten Auftrag gesucht wird.
Wie sieht das in Corex360 aus?
Im Modul Corex360 Personalwesen stehen die Arbeitsmittel auf der Personalkarte. Der Zugriff ist rollenbasiert; jeder Benutzer sieht nur die Datensätze im Rahmen seiner Rolle. Die Einzelheiten der Übergabe- und Rückgabeeinträge zeigen wir in der Demo.
Häufig verwechselte Begriffe
| Anlagenverzeichnis | Das Anlagenverzeichnis ist die Buchhaltungsliste der Vermögensgegenstände des Unternehmens. Die Arbeitsmittelverwaltung zeigt dagegen, welcher Mitarbeitende für einen Gegenstand verantwortlich ist; derselbe Gegenstand steht in beiden Verzeichnissen. |
|---|---|
| Personalakte | Die Personalakte enthält die Einstellungsunterlagen und persönlichen Dokumente eines Mitarbeitenden. Das Übergabeprotokoll für Arbeitsmittel kommt oft auch in diese Akte, die Arbeitsmittelverwaltung verfolgt aber den Gegenstand. |
Verwandte Begriffe: Personalakte, Überstunden
Häufige Fragen
Welche Gegenstände gehören in die Arbeitsmittelverwaltung?
Alles, was einem Mitarbeitenden persönlich übergeben wird und zurückerwartet wird: Computer, Telefon, SIM-Karte, Schlüssel, Zutrittskarte, Messgerät, Arbeitskleidung und Schutzausrüstung. Gemeinsam genutzte Gegenstände werden nicht einer Person, sondern einer Einheit zugeordnet.
Warum sollte der Mitarbeitende das Übergabeprotokoll bestätigen?
Am deutlichsten lässt sich die Übergabe eines Gegenstands und sein Zustand mit einem vom Mitarbeitenden bestätigten Eintrag belegen. Im Streitfall wird dieser Eintrag herangezogen; zu den rechtlichen Folgen holen Sie die Meinung Ihrer Beratung ein.
Lässt sich die Arbeitsmittelverwaltung mit einer Tabelle erledigen?
Bei wenigen Arbeitsmitteln geht das. Je öfter Gegenstände den Besitzer wechseln und je größer das Team wird, desto schwerer lässt sich die Tabelle aktuell halten. Steht der Eintrag auf der Personalkarte, ist am Austrittstag sofort sichtbar, was noch offen ist.
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