CRM-ə keçid üçün yoxlama siyahısı: Excel-dən köçürmə addım-addım

Nümunə ssenari: Adanada kənd təsərrüfatı dərmanları paylayan bir distribyutoru təsəvvür edin. Müştəri məlumatı satış müdirinin Excel faylında, səyyar satıcıların telefon kitabçasında, mühasibatlığın cari hesablar siyahısında və köhnə bir e-poçt qutusunda durur. Eyni kooperativ bu mənbələrin hər birində fərqli yazılışla qeyd olunub.

• Müştəri məlumatının durduğu hər yeri siyahıya alın: cədvəllər, telefon kitabçaları, e-poçt qutuları, mühasibatdakı cari hesablar siyahısı.
• Hər mənbəyə bir sahib təyin edin və ziddiyyətdə hansı mənbənin düzgün sayılacağını yazın.
• Eyni müştərinin təkrar qeydlərini təmizləyin; ad, vergi nömrəsi, telefon və e-poçt üzrə uyğunlaşdırın.
• Köçürüləcək sahələri seçin; heç kimin doldurmadığı sütunları köçürməyin.
• Məlumatlandırma mətninin aktual olub-olmadığını yoxlayın.
• Köhnə faylın hansı gün yalnız oxunan hala gələcəyini təqvimə yazın.

Adanadakı distribyutorda bu siyahını hazırlamaq hansı mənbənin düzgün sayılacağı barədə müzakirəni də açır: məsələn, telefon nömrəsində səyyar satıcının kitabçası, ad və vergi nömrəsində mühasibatlığın cari hesablar siyahısı əsas götürülə bilər. Bu qərarı keçiddən əvvəl yazmaq köçürmədən sonra yaranacaq mübahisənin qarşısını alır. Təmizləməni də keçiddən əvvəl, köhnə faylda etmək daha asandır; buraxılsa, komanda ilk həftə təkrar kartlarla qarşılaşır və yeni sistemə etibarını itirir.

Hansı fayl formatını qəbul etməsi və sütunların sahələrə necə uyğunlaşdırılması CRM-dən CRM-ə dəyişir. Hazırlıq addımları isə faylın özü ilə bağlıdır; buna görə hansı sistemə keçsəniz də işə yarayır. Adanadakı distribyutorda satış menecerinin Excel faylı əsas siyahı seçildi, digər mənbələrdəki məlumat bu fayla köçürüldü və hazırlıq bu faylın üzərində aparıldı. Eyni səkkiz sütunla başlayan boş şablonu Excel faylı və ya UTF-8 CSV faylı kimi endirə bilərsiniz; faylda məlumat yoxdur.

• Nüsxə götürün: orijinal fayla toxunmayın, bütün işi nüsxə üzərində görün və nüsxənin hansı gün götürüldüyünü qeyd edin.
• Bir başlıq sətri saxlayın: birləşdirilmiş xanaları, aralıq cəmləri və boş sətirləri silin. Rənglə verilən məna köçürmədə itir; həmin mənanı bir sütuna yazın.
• Hər məlumatı öz sütununa ayırın: şirkət adı, əlaqə şəxsi, telefon, e-poçt və şəhər eyni xanada durmasın. Bir xanada iki telefon varsa, ikincisi ayrıca sütuna keçsin.
• Telefon formatını vahidləşdirin: nömrələri mətn formatlı xanada və bir yazılışla saxlayın. Rəqəm kimi saxlanan nömrənin əvvəlindəki sıfır düşür.
• Tarixləri vahid formata salın: gün ilə ay yerini dəyişməsin deyə bütün tarix sütunlarını eyni formatda yazın, mətn kimi qalmış tarixləri düzəldin.
• Təkrar sətirləri təmizləyin: eyni şirkəti ad, vergi nömrəsi, telefon və e-poçt üzrə uyğunlaşdırın; hansı sətrin qalacağına mənbə qaydasına görə qərar verin.
• Məsul sütunu əlavə edin: hər sətrə müştəriyə cavabdeh şəxsin adını yazın. Məsulu boş olan sətir köçürmədən sonra da heç kimin olmur.
• Mərhələni və növbəti addımı ayırın: müştərinin mərhələsini və növbəti işin tarixini ayrı sütunlara yazın; komandada hər kəs mərhələ üçün eyni sözlərdən istifadə etsin.
• Türk hərflərini qoruyun: sistem CSV faylı istəyirsə, UTF-8 kodlaşdırması ilə saxlayın; əks halda ğ, ş və ı hərfləri pozula bilər.
• Əvvəlcə kiçik sınaq edin: siyahının kiçik bir hissəsini köçürün, bir neçə kartı açıb köhnə sətirlə müqayisə edin, problem yoxdursa, bütün siyahıya keçin.

Adanadakı distribyutorda ən çox vaxt aparan iş, çox güman ki, status sütunu olar: eyni mərhələyə kimi 'danışıldı', kimi 'təklif gözləyir' yazıb. Köçürmədən əvvəl komanda bir neçə ortaq mərhələ adı üzərində razılaşır və köhnə sözləri bunlara çevirir. Bu qərar faylda verilməsə, ilk həftə CRM ekranında eyni işin iki fərqli mərhələdə durduğu görünür.

• Hazırlıq: birdəfəlik keçiddə məlumat, sahələr və istifadəçilər ilk gündən hazır olmalıdır. Mərhələli keçiddə hər mərhələ üçün ayrıca hazırlıq görülür və ilk hazırlıq daha yüngüldür.
• Risk: birdəfəlik keçiddə bir səhv hamıya eyni anda təsir edir. Mərhələli keçiddə səhv ilk komandada və ya ilk axında görünür və düzəldilir.
• Təkrar qeyd: birdəfəlik keçiddə köhnə fayl ilk gün bağlanır. Mərhələli keçiddə bir müddət iki yer birdən yenilənir və hansının düzgün olduğu sualı yarana bilər.
• Öyrəşmə: birdəfəlik keçiddə bütün komanda eyni anda öyrənir və dəstək ehtiyacı eyni günlərdə sıxlaşır. Mərhələli keçiddə ilk komanda digərlərinə nümunə olur.
• Müddət: birdəfəlik keçid daha qısa təqvimdə bitir. Mərhələli keçid daha uzun çəkir, amma hər mərhələnin sonunda rəy alınır.

Seçim hazırlığın vəziyyətindən asılıdır. Məlumat, sahələr və istifadəçilər ilk gündən hazırdırsa, birdəfəlik keçid təqvimi qısa saxlayır və köhnə fayl ilk gün bağlanır. Hazırlıq hissə-hissə irəliləyirsə, mərhələli keçiddə xəta ilk komandada görünür, düzəldilir və həmin komanda digərlərinə nümunə olur. Mərhələli yolu seçsəniz, iki yerin eyni vaxtda yeniləndiyi dövr üçün hansı qeydin əsas sayılacağını əvvəldən yazın.

Adanadakı distribyutor üçün mərhələli keçid daha məntiqlidir: əvvəlcə mərkəzdəki satış komandası təkliflərin izlənməsini CRM-də başladır, səyyar satıcılar bir neçə həftə sonra mobil tətbiqə keçir, mühasibat komandası isə ən sonda qoşulur. Hər mərhələdə köhnə üsul yalnız həmin komanda üçün bağlanır.

Bir şourumda satış edən kiçik komandada isə mərhələlərə bölmək lazımsız uzatma olur. Bir cümə günü axşam köhnə fayl bağlanır, bazar ertəsi hamı yeni kartdan işləyir; ilk həftə bir nəfər sualları cavablandırmağa ayrılır. Hansı yolu seçsəniz də, bir iş axını ilə başlamaq keçidi asanlaşdırır; əksər şirkətlərdə bu təklif izləməsidir.

• Köçürmədən sonra yaxşı tanıdığınız bir neçə müştərinin kartını açıb sahələri köhnə mənbə ilə müqayisə edin.
• Səlahiyyətləri şəxsə görə deyil, rola görə verin və kimin hansı qeydi görəcəyini yazın.
• Hər satıcı ilk gün öz müştərilərindən birinin kartını açıb bir qeyd və bir tapşırıq daxil etsin.
• WhatsApp, e-poçt və telefon kanallarının karta bağlanıb-bağlanmadığını yoxlayın.
• Sualların toplanacağı bir yer və bir məsul şəxs müəyyən edin.

Nümunə yoxlaması fayl hazırlığında gözdən qaçan xətanı ilk gün tutur: yeri dəyişmiş tarix, pozulmuş hərf, düşmüş sıfır. İlk həftə tapılan xəta komanda yeni sistemə etibarını itirməzdən əvvəl düzəldilir. WhatsApp, e-poçt və telefon kanallarının karta bağlandığı da tanış bir müştərinin kartında görünür; sualların bir yerdə və bir məsul şəxsdə toplanması bu düzəlişlərin kimdə olduğunu aydın edir.

• Köhnə fayl təqvimdəki gündə yalnız oxunan hala gəldimi?
• Yeni müştərilər karta düşür, yoxsa hələ də cədvələ?
• Təkliflər kartda hazırlanırmı və növbəti addımın tarixi yazılırmı?
• Rəhbər həftəlik iclasda ekranı açır, yoxsa ayrıca hesabat istəyir?
• İşdən çıxan və ya vəzifəsi dəyişən şəxslərin girişi yeniləndimi?

Rəhbər sualı incə bir işarədir. Rəhbər hələ də ayrıca Excel hesabatı istəyirsə, komanda iki yerə yazmağa davam edir və keçid yarımçıq qalır. Bu yoxlamanı keçiddən sonrakı ilk həftələrdə hər həftə təkrarlayın; keçid bütün suallara bəli cavabı veriləndə başa çatır. İşdən ayrılan və ya vəzifəsi dəyişən şəxslərin girişi də bu həftəlik yoxlamanın bir hissəsidir.

Yoxlama siyahısı hər şeyi həll etmir. Keçidin məqsədi sabahdan etibarən qeydin bir yerdə saxlanmasıdır; telefonlarda və şəxsi e-poçt qutularında qalan köhnə yazışmaların bir qismi keçmişdə qala bilər. Köçürülən qeydlə açılan müştəri kartının quruluşunu Corex360 CRM modulu səhifəsində görə bilərsiniz. Keçib-keçməmək barədə hələ qərar verməmisinizsə, əvvəlcə Excel, yoxsa CRM yazısına, CRM seçimi mərhələsindəsinizsə, CRM necə seçilir yazısına baxın. Demoda öz müştəri qeydinizlə kartın necə görünəcəyini və köçürmənin əhatəsini birlikdə danışırıq.