Comment gérer la révision d'un devis : quelle version est valable

Une révision naît pour trois raisons : le client modifie le périmètre, le prix ou la remise se négocie, ou les conditions de livraison et de paiement sont rediscutées. Chacune touche une autre partie du devis. Si le périmètre change, ce sont les lignes ; dans une négociation, le montant ; quand les conditions changent, les clauses en bas du devis sont réécrites.

Toute modification n'est pas une révision. Si le client demande un prix pour une autre agence ou un projet distinct, il s'agit d'un nouveau devis, avec son propre numéro. La révision est la négociation qui se poursuit sur le même dossier avec le même client. Sans cette distinction, des dossiers sans rapport s'accumulent sous un même numéro de devis et l'on ne sait plus à quel dossier appartient le devis gagné.

La première préparation du devis est un travail à part ; la durée de validité et les champs de base d'un devis sont le sujet de l'article comment préparer un devis. La révision, c'est l'organisation des changements qui surviennent pendant toute la vie de ce premier devis.

Selon l'article 3 du Code turc des obligations, celui qui propose la conclusion d'un contrat en fixant un délai d'acceptation est lié par son offre jusqu'à l'expiration de ce délai. Si aucun délai n'est fixé, les articles 4 et 5 s'appliquent : entre personnes présentes, l'offre qui n'est pas acceptée immédiatement ne lie pas ; entre personnes non présentes, elle lie jusqu'au moment où l'on peut s'attendre à l'arrivée de la réponse. Si vous envoyez une révision qui augmente le prix alors qu'un devis avec une durée de validité écrite est encore en cours, un client qui voudrait accepter le premier devis crée une situation qu'il faudra discuter.

C'est pourquoi le devis révisé contient une phrase indiquant quelle version il remplace et que la précédente n'est plus valable. Une trace montrant que l'autre partie l'a lue, c'est-à-dire un e-mail ou un échange écrit, est conservée avec le devis. Cet article n'est pas un avis juridique ; pour la rédaction de vos devis, consultez votre conseiller juridique.

Le système le plus simple consiste à garder le numéro du devis fixe et à y ajouter une marque de révision : le premier envoi est A, le suivant B, puis C, et ainsi de suite. Le client comme le commercial parlent du même dossier avec le même numéro. Dans le nom du fichier, on évite les mots comme définitif, nouveau ou corrigé ; ils perdent leur sens dès la troisième révision.

• Deux versions restent ouvertes en même temps, et le client commande sur la base de l'ancienne.
• La révision est écrite dans le corps de l'e-mail, et le document du devis n'est pas mis à jour.
• Le prix baisse, mais on n'écrit pas sur quelle ligne ; la négociation suivante repart de zéro.
• Le commercial accorde une remise au-delà de son autorisation, et on s'en aperçoit plus tard sur la facture.
• Les révisions restent sur les ordinateurs de différents commerciaux et disparaissent avec la personne qui quitte l'équipe.

Exemple de scénario : imaginez le devis qu'un fabricant de meubles de Kayseri prépare pour un hôtel. L'hôtel réduit d'abord le nombre de chambres, change ensuite le choix du tissu et discute enfin l'échéance de paiement. Si chaque étape part dans une pièce jointe d'e-mail différente, le jour de la commande, l'équipe de production cherche dans trois documents avec quel tissu travailler. Sur un devis qui avance dans une seule fiche, avec le même numéro et une marque de révision, la dernière version se trouve d'un coup d'œil.

Soumettre chaque révision à validation ralentit les ventes ; n'en soumettre aucune laisse la marge au pouvoir de négociation du commercial. La solution pratique consiste à lier la règle de validation au type de modification. Les corrections comme une faute de frappe ou l'adresse de livraison partent directement ; la remise, l'échéance de paiement et le changement de périmètre passent par le responsable. Quand la règle est écrite, le commercial sait quand il peut répondre tout de suite au client.

La valeur de la validation se voit quand on regarde en arrière. Sur un dossier peu rentable, la trace qui montre à quelle révision la remise a augmenté, qui l'a validée et ce que le client a donné en échange renforce la position du commercial dans la négociation suivante. Si la validation reste dans un e-mail, cette trace se disperse ; elle doit être rattachée à la fiche du devis lui-même.

Le devis se prépare à partir d'un modèle depuis la fiche opportunité : produit, quantité, liste de prix et conditions sont les champs du modèle. Si une validation est nécessaire, le devis passe par l'étape de validation, et quand il est envoyé au client, cette étape est enregistrée. Le devis révisé reste sur la fiche avec la version précédente ; devis et contrat se trouvent côte à côte dans les onglets Devis et Contrats de la même fiche client. Vous pouvez examiner l'ensemble de la fiche sur la page CRM de Corex360 ; l'article sur le suivi des devis traite des étapes à suivre quand un devis envoyé reste sans réponse.