Ümumi e-poçt qutusu nədir, şəxsi poçt qutusundan fərqi

Nümunə ssenari: İstanbulda bir mebel şourumunu təsəvvür edin. Saytdakı əlaqə forması teklif@ ünvanına düşür. Səhər həmin qutuya bütün satış məsləhətçiləri baxır: biri yemək otağı dəstini soruşan müştəriyə, biri topdan qiymət istəyən memara, biri təhvil tarixini soruşan köhnə müştəriyə cavab verir. Ünvan bir, oxuyan çox.

Korporativ e-poçt xidmətlərinin çoxunda ümumi qutu paylaşılan poçt qutusu kimi açılır. Hər işçi öz hesabı ilə daxil olur, parol paylaşılmır. Beləliklə kimin hansı mesajı açdığı və kimin cavab verdiyi ayırd edilə bilir.

Ümumi qutunun işə yaraması üçün hər mesajın məsul şəxsi və statusu olmalıdır. Məsul şəxs cavabı kimin verəcəyini deyir. Status mesajın gözlədiyini, cavablandığını və ya bağlandığını göstərir. Bu ikisi yoxdursa, ümumi qutu bir neçə nəfərin baxdığı şəxsi qutudan fərqlənmir.

Şəxsi qutuda yazışma işçi ilə birlikdə yaşayır. Satış məsləhətçisi məzuniyyətə çıxanda müştəri avtomatik cavab alır və gözləyir. İşdən çıxanda qutu ya bağlanır, ya da bir rəhbərə təhvil verilir; təhvil alan şəxs yığılmış yazışmaların içində hansı müştərinin cavab gözlədiyini axtarır.

• Sahiblik: şəxsi qutu əməkdaşa, ümumi qutu komandaya aiddir.
• Görünürlük: şəxsi qutunu yalnız sahibi görür, ümumi qutunu səlahiyyətli hər kəs görür.
• Davamlılıq: əməkdaş dəyişsə də ümumi qutudakı yazışma yerində qalır.
• Məsuliyyət: ümumi qutuda hər mesajın məsulu olmalıdır; olmazsa, qutu heç kimin işi olmur.

Şəxsi poçt qutusu pis bir şey deyil. İş tərəfdaşı ilə aparılan şəxsi yazışma, iş müsahibəsi, rəhbərin qeydi orada durur. Ortaq qutu isə müştəri ilə şirkət arasındakı yazışma üçündür: şirkətə gələn və şirkət adından cavablandırılan poçt. Bu ayrım qutuların qoşulmasında da qorunur: ortaq qutuya müştəri yazışmasının gəldiyi ünvanlar qoşulur, şəxsi yazışma isə işçinin öz qutusunda qalır.

İlk tıxac sahibsizlikdir. Səhər gələn mesajı bir neçə nəfər oxuyur, hər biri başqasının cavab verəcəyini düşünür. Mesaj oxunmuş görünür, amma cavablanmayıb. Yaxud əksinə olur: iki məsləhətçi eyni müştəriyə fərqli qiymətlə cavab verir.

Başqa bir tıxac qopukluqdur. Məktub qutuda qalır, müştərinin qeydinə keçmir. Eyni müştəri günortadan sonra WhatsApp-dan yazır; ona cavab verən məsləhətçi səhərki e-poçtdan xəbərsizdir. Bu qopukluğun mesajlaşma tərəfini WhatsApp söhbətlərinin karta düşməməsi barədə yazımızda izah etdik; e-poçtda da eyni şey baş verir.

Ən səssiz tıxac ölçülə bilməməkdir. Ay sonunda neçə təklif sorğusunun gəldiyi, neçəsinin cavabsız qaldığı soruşulanda cavab qutunu bir-bir saymaqdır. Heç kim saymır.

Ümumi qutunun əsl çatışmazlığı mesajı kimə aid olduğu ilə birlikdə saxlamamasıdır. Mesaj ünvana gəlir, müştəriyə yox. Bu boşluğu bağlayan əlaqəyə ümumi adla CRM e-poçt inteqrasiyası deyilir: gələn məktub göndərənin müştəri qeydinə yazılır.

Corex360-da korporativ e-poçt nüvəyə bağlanır. WhatsApp və Instagram Mesajlar pəncərəsində tək gələnlər qutusunda toplanır. E-poçt, mesaj və zəng də eyni şəxsə bağlanır. Şourumdakı məsləhətçi müştərinin kartını açanda səhərki e-poçtu, günortakı WhatsApp fotosunu və axşamkı zəngi bir zaman xəttində görür.

Beləliklə ümumi qutu siyahı olmaqdan çıxır, müştərinin hekayəsinə çevrilir. Məsləhətçi məzuniyyətə çıxsa da hekayə kartda qalır; onu əvəz edən şəxs qaldığı yerdən davam edir.

Qeydə bağlanan e-poçt izlənilə də bilir. Cavabsız qalan təklif sorğusu ay sonunda əl ilə axtarılmır; ertəsi səhər siyahıda önə çıxır.

Nümunə ssenari: Kocaelidə sənaye ehtiyat hissələri satan şirkətin bilgi@ ünvanını təsəvvür edin. Bir səhər eyni qutuda təklif sorğusu, hesab-faktura etirazı və çatdırılma şikayəti gözləyir. Əllə paylananda hər mesaj kiminsə masasında saatlarla gözləyir.

Corex360-ın assistenti X AI gələn e-poçtu oxuyur, göndərənə görə müştəri kartını tapır və mövzunu təsnif edir: təklif sorğusu satışa, hesab-faktura mühasibatlığa, şikayət məsuluna düşür. Cavabsız qalan söhbət önə çıxır və məsuluna təyin olunur; ertəsi səhərki hesabatda da görünür. X AI-ın üzərinə götürdüyü işləri prosesi assistentə həvalə edin səhifəsində ətraflı izah etdik.

Qərar sizdə qalır. Müştəriyə gedəcək təklif və ya xatırlatma qaralama kimi hazırlanır, sizin təsdiqinizlə göndərilir. X AI xatırladır və sıralayır; qiyməti və sözü siz verirsiniz.

Şourumdakı komanda üçün bunun mənası sadədir: səhər qutunu açan məsləhətçi nəyin ona düşdüyünü görür, başqasının işinə toxunmur. Eyni müştəriyə iki fərqli qiymət getmir; qiyməti verən kartda əvvəlki yazışmanı artıq görüb.

• Ünvan: satış, dəstək və mühasibat üçün ayrı ümumi ünvanlar, yoxsa tək ünvan.
• Giriş: hansı rol hansı qutunu və hansı müştəri kartını görür.
• Təsnifat: hansı mövzu hansı komandaya gedir; təklif sorğusu, hesab-faktura, şikayət.
• Yuxarıya ötürmə: cavabsız qalan mesaj nə vaxt rəhbərin qarşısına çıxır.

E-poçt şəxsi məlumat daşıyır: ad, telefon, ünvan, bəzən müqavilə. Corex360-da giriş rola əsaslanır və qeydə alınır. Məlumat Corex360 Cloud-da şirkətinizə məxsus sahədə və ya öz serverinizdə saxlanılır; hər iki halda eyni təhlükəsizlik qatı işləyir. Quraşdırmanı bir ünvanla başlatmaq çox vaxt kifayətdir. Şourum nümunəsində əvvəlcə teklif@ ünvanı qoşulur; komanda ilk günlərdə təsnifatın necə işlədiyini görür, sonra dəstək və mühasibatlıq ünvanları əlavə olunur. Hansı mövzu yanlış komandaya getdisə, qayda ona görə düzəldilir.

Korporativ e-poçt Corex360-ın nüvəsinə bağlanır; e-poçt, mesaj və zəng eyni şəxsə bağlanır. Assistent X AI gələn e-poçtu oxuyur, göndərənə görə müştəri kartını tapır və mövzunu təsnif edir: təklif sorğusu satışa, hesab-faktura mühasibata düşür. Cavabsız qalan söhbət önə çıxır, məsul şəxsə təyin edilir və ertəsi səhərki hesabatda görünür. Quraşdırma çox vaxt bir ünvanla, məsələn, teklif@ ilə başlayır.

Modulda gələnlər, göndərilənlər, qaralamalar, spam, zibil və ulduzlu qovluqları, etiketlər və hesab ayarları var. Korporativ e-poçt qoşulanda X AI gələn e-poçtu oxuyur, göndərəni müştəri kartı ilə uyğunlaşdırır və karta işləyir. X AI müştəriyə heç vaxt öz-özünə cavab göndərmir; qaralama hazırlayır, göndəriş isə təsdiqlə olur. Qrup şirkətlərimizdə təklif veriləndə e-poçt avtomatik gedir və izləmə avtomatik davam edir.