CRM e-poçt inteqrasiyası nədir: yazışma müştəri qeydinə necə bağlanır

Nümunə ssenari: Bursada sənaye boyası satan bir şirkət təsəvvür edin. Fabrikin satınalma bölməsi təklif istəyir, məhsul məlumat vərəqəsini soruşur, bir həftə sonra təhvil tarixini dəyişmək üçün yenidən yazır. Yazışmaların hamısı satış menecerinin qutusundadırsa, satış meneceri məzuniyyətə çıxanda fabrik eyni sualı yenidən verir və cavab yenə gecikir.

İnteqrasiya bu yazışmaları fabrikin kartına bağlayır. Kartı açan hər kəs son yazışmanı, göndərilən təklifi və cavab gözləyən sualı görür. Kimin nə yazdığı iclasda soruşulmur, kartda cavablanır.

Uyğunlaşma sadə görünür, amma iki yerdə çətinləşir. Birincisi, eyni şirkətdən bir neçə nəfər yazır: satınalma, mühasibat, tikinti sahəsinin rəisi. Onların hər biri kartda ayrıca əlaqə şəxsi kimi qeyd olunmayıbsa, yazışmaların bir hissəsi heç bir qeydə bağlana bilmir. İkincisi, şəxsi ünvanlardır. Tikinti sahəsinin rəisi şirkət ünvanı əvəzinə öz ünvanından yazanda uyğunlaşma qurula bilmir.

Uyğun gəlməyən e-poçt üçün iki yol var: yeni əlaqə şəxsi açmaq və ya yazışmanı əllə bir qeydə bağlamaq. Seçim komandanın işindən asılıdır. Tez-tez yeni müştəri qazanan satış komandası yeni əlaqə şəxsi açmağı, az sayda böyük müştəri ilə işləyən komanda isə əllə bağlamağı daha səliqəli hesab edə bilər.

Eyni mövzudakı yazışmalar adətən zəncir şəklində gəlir. Zəncir tək bir imkana və ya təklifə bağlanarsa, təklifin hansı e-poçtla getdiyi və müştərinin hansı e-poçtla cavab verdiyi eyni yerdə görünür.

Yönləndirilən e-poçt ayrıca diqqət tələb edir. Satış meneceri müştərinin ona yazdığı e-poçtu mühasibata yönləndirəndə göndərən artıq satış meneceridir və uyğunlaşma müştəriyə deyil, daxili ünvana qurulur. Buna görə yönləndirmək əvəzinə kartın özündə qeyd buraxmaq və ya tapşırıq açmaq daha səliqəlidir: yazışma kartda qalır, mühasibat eyni kartı açır və kimin nəyi nə vaxt istədiyi də qeyddə görünür.

Avtorizasiyalı qoşulmada istifadəçi e-poçt provayderinin öz ekranında CRM-ə icazə verir və şifrə CRM-ə yazılmır. Google-un Gmail üçün dərc etdiyi Gmail API sənədləri belə qoşulmanın nələr edə bildiyini izah edir: poçt qutusuna daxil olmaq, məktubları oxumaq, etiket tətbiq etmək və e-poçt göndərmək. İstifadəçi hansı icazəni verdiyini icazə ekranında görür.

IMAP və SMTP ayarları ilə qoşulma demək olar ki, hər provayderdə işləyir, amma çox vaxt ayrıca tətbiq şifrəsi tələb edir və sinxronizasiya gecikə bilər. Gizli surət üsulunda satış meneceri müştəriyə yazarkən CRM-in verdiyi ünvanı gizli surətə əlavə edir və yalnız həmin yazışma qeydə düşür. Üsul sadədir, amma unudulmağa açıqdır; gizli surət əlavə edilməyən e-poçt qeydə heç düşmür.

Seçimi müəyyən edən əsas məsələ hansı yazışmanın qeydə düşəcəyinə kimin qərar verəcəyidir. Bütün qutunu qoşmaq əskik qeydi azaldır, amma filtr tələb edir. Bir-bir əlavə etmək filtri satış menecerinin öhdəsinə buraxır, əskik qeyd riskini də.

Satış menecerinin qutusunda yalnız müştəri yazışması olmur. Əmək haqqı sualı, məzuniyyət yazışması, vəkillə söhbət və ya əməkdaşın tibbi arayışı da eyni qutuya düşə bilər. Qutu heç bir filtr olmadan qoşularsa, bu yazışmalar müştəri kartında, kartı görə bilən hər kəsin gözü qarşısında qala bilər.

KVKK (Türkiyənin şəxsi məlumatların qorunması qanunu; Aİ-nin GDPR-ı və Azərbaycanın “Fərdi məlumatlar haqqında” Qanunu ilə eyni sahəni tənzimləyir) şəxsi məlumatların emalının məqsədini və üsulunu müəyyən edən şirkəti məlumat nəzarətçisi sayır; müştəri qeydinə düşən e-poçt da bu məsuliyyətə daxildir. Buna görə inteqrasiya işə salınmazdan əvvəl hansı qutuların və qovluqların qoşulacağı, hansılarının heç qoşulmayacağı və kartı kimin görəcəyi yazılı şəkildə müəyyən edilməlidir. Bu bölmə ümumi məlumatdır; öz vəziyyətiniz üçün hüquq məsləhətçinizə müraciət edin.

Giriş tərəfində rola əsaslanan səlahiyyət işə yarayır: satış qeydini satış komandası, maliyyə yazışmasını mühasibat görür. Bir rolun nəyi görə biləcəyini müəyyən edən quruluşu rola əsaslanan səlahiyyətləndirmə maddəsi izah edir.

Ümumi qutu müştərinin şirkətə yazdığı ilk qapıdır: təklif sorğusu, dəstək sorğusu, hesab-faktura sualı. Bu qutunun bütövlükdə qoşulması adətən problem yaratmır, çünki içindəkilər onsuz da iş yazışmasıdır. Əsas məsələ gələn e-poçtun kimə düşəcəyidir; ümumi qutunun necə işlədiyini ümumi e-poçt qutusu yazısında oxuya bilərsiniz.

Şəxsi qutuda vəziyyət fərqlidir, çünki satış menecerinin qutusunda həm müştəri, həm də daxili yazışma olur. Burada iki yol var: yalnız qeydə alınmış əlaqə şəxsləri ilə yazışmanı qoşmaq və ya satış menecerinin seçdiyi yazışmaları qoşmaq. Hansı seçilsə də, komanda qaydanı bilməlidir. Qutusundan nəyin qeydə getdiyini bilməyən satış meneceri inteqrasiyaya etibar etmir.

E-poçt modulunda gələnlər, göndərilənlər, qaralamalar, spam, zibil və ulduzlular qovluqları, etiketlər və hesab ayarları var; Gmail (Google Workspace) hesabı qoşulur, Microsoft 365 də dəstəklənən inteqrasiyalar sırasındadır. Mesaj, zəng və e-poçt eyni şəxsə bağlanır və kartda son təmasın tarixi görünür. E-poçtla gələn sorğu imkana çevriləndə imkanın mənbəyi kimi e-poçt kartda görünür.

X AI oxuduğu e-poçtu kartla uyğunlaşdırır; müştəriyə özbaşına cavab göndərmir, göndərmə qərarı sizdə qalır. Giriş rola əsaslanır və şəxsi məlumatlar KVKK çərçivəsində emal olunur. Müştəri kartının bölmələrini və imkandan təklifə axını Corex360 CRM səhifəsi göstərir.